No.5《搞定Ⅲ:平衡工作与生活的艺术》

《搞定Ⅲ：平衡工作与生活的艺术》金句：

如果说创业是一段旅途，那么GTD方法就是指引你前进，让你做出明智举动的指南针。

No.5《搞定Ⅲ:平衡工作与生活的艺术》

一个故事

艾琳·柯林斯是美国太空总署的第一位女性航天飞机指挥官。四十八岁的她，已通过无数次的太空中心模拟飞行，每次都进行得十分顺利。你想想看，航天飞机这么惊人的上升速度，一般男人都承受不了，她都可以轻松掌控。然而让人不敢相信的是，这样的一个太空牛人却死活没胆坐云宵飞车，连迪斯尼乐园的太空山和水上乐园的滑水道也不敢玩。每次带着自己小孩排队去玩云霄飞车的时候，她总是两腿发软地打退堂鼓。

对于这种情况的出现，艾琳·柯林斯表示：太空飞行是她的信仰与使命，有成就感，有目的，而且她对航天飞机有充分的掌控力，驾驭自如。相反，云霄飞车的“方向盘”不在她手上，无法控制，所以她才会感到恐惧。

听来好像很矛盾。其实这一类的例子到处都是：很多女强人在公司危机处理时沉着冷静，回家却怕一只小蟑螂怕得要命。只因她不能掌控小虫，却可以掌握职场。很多老板在公司里对财报明察秋毫，却常不知自己身上有多少钱。只因他必须掌控财报，根本没那闲工夫关心口袋里有多少钱。

可见，只有当我们获得对某件事情的掌控之后，我们才能做到游刃有余。

一名创业者要处理的事务多如牛毛，每位创业者都希望自己成为一个高效工作者，将一切事务都处理得井然有序，甚至打造出一支高效工作、执行力强的团队。但现实的情况非常复杂，即使你设定了紧密有序的日程表，往往一个紧急电话，或者与重要人物的交谈中产生出乎意料的机会，就可以彻底打乱原先制定好的计划。创业者们渴望有一套可以运用在工作和生活中的系统，它能真正减少摩擦，增进流畅性，使人获得掌控力。

今天给大家介绍的这本《搞定III:平衡工作与生活的艺术》，讲的就是如何获得掌控，如何更高效地处理杂乱无章的事务。作者戴维·艾伦在书中提出了GTD（Getting Things Done）方法，简单理解就是“把事情做完”，其中包含了五个步骤，总结起来就是“捕、明、分、关、行”。

步骤一：捕捉

人的大脑可以发挥的创造力，超过了功能最强大的计算机。但是如果让它同时考虑两个问题，它就懵了。我们必须明确一点：大脑应该用来产生想法，不应该用来存储想法。

当你觉得有点心神不宁，无法保持专注时，你必须要搞清楚什么让你不安，可能是一件没做的事情，也可能是突如其来的一个想法，当多个事物同时存在大脑中时，人通常难以保持高效与专注。

获得掌控的第一步就是捕捉所有你要做的事情，将它们外部存放，而不要留在大脑，这是保持高效工作的关键，最简单的办法就是用纸笔记下来。

这样做有几个好处：

1、当你把事情都列出来时，你会发现你用不着一下把它们全部完成，你可以一次只做一件事。

2、这是抗干扰的好武器，当你正在专注工作时，不重要的突发事情可以记下来，推后再做。

3、把新的想法记起来，你的大脑就不必抓着它不放，可以更专注地去思考当前问题。

头脑风暴法就是捕捉想法并且外部存放的经典例子。奥斯本发明的头脑风暴法，是要参与会议的人自由思考，提出的任何想法都用纸笔记录下来，最后再选出最佳方案。

有一年，美国北方格外寒冷，电线上积满冰雪，大跨度的电线常被积雪压断，严重影响通信。为了解决这个问题，一位经理召开头脑风暴的会议，与参会者提出了非常多的想法，包括设计专用的电线清雪机，用电热来化解冰雪，甚至提出了乘坐直升机去扫雪的荒诞想法。但一位工程师基于这种坐飞机扫雪的方法，捕捉到了更有效可行的直升机扇雪的方法。一个久悬未决的难题，在头脑风暴会中得到了巧妙的解决。

对于创业者来说，捕捉所有你要做的事情，然后外部存放，让大脑时刻保持专注，不仅可以保持高效的工作，还有利于激发更好的创意。

步骤二：明确意义

在这个阶段，你要把捕捉到的事情加以处理，明确各项事务的意义，搞清楚自己的工作是什么，把注意力集中在引起你关注的事上，抓住重点，不要无谓地消耗精力。

1948年9月毛泽东部署了辽沈战役。当时，国民党在东北的兵力大都聚集在长春、沈阳、锦州这三个孤立地区。毛泽东深思熟虑之后，果断地决定，先打锦州之战。

先打锦州的好处是：首先，吃掉防御该地区的十余万敌人，就切断了东北之敌和华北之敌的联系，形成了“关门打狗”之势，使得东北地区长春、沈阳之敌，都处于孤立无援之绝境;其次，打锦州，必使锦州南北之敌前来救援，我们则可以趁机围点打援，消灭敌人有生力量；第三，这样再打沈阳就容易得手，而长春之敌也可能迫于大军压境而投降。

面对众多繁杂的信息，毛泽东抓住了锦州这个重点，不但打赢了辽沈战役，而且有利于淮海战役和平津战役如期顺利地发起，促使全国胜利提早到来。

要想获得真正的掌控，必须做到既不阻塞创意思维，又能用可靠的方法处理在捕捉阶段才思泉涌的产物。作者戴维·艾伦也把这个阶段叫作“处理”，实质就是把事情转化成项目和具体的行动。

明确意义的关键步骤有：

1、不是所有捕捉到的事情都需要你去关注，首先你要分辨所有闯入你世界的想法：是否要采取行动？能否采取行动？

2、一旦你想好了哪些事要采取行动，就要善于运用结果导向型思维，以你想要达到的结果为导向，刺激大脑思考下一步行动，把问题转化成具体的行动。

明确意义可以产生动力，决策也有了依循的标准。如果创业者们长期训练自己，把明确意义的思考过程纳入工作和生活的各个方面，习惯性地用它来检验你眼前面对的棘手问题，就可能成为解决问题的胜利者。

步骤三：打造自己的分类法

我们通常认为的掌控，就是把事情都变得“有条理”，在这个过程中，按自己的想法进行分类归档显然更有意义。

首先，我们要明确“有条理”的定义，它意味着事物各就各位，与它们在你心目中的意义相吻合。这就说明了，如果你还没有搞清楚事务的意义，就想让它们条理化，结果一定会让你大失所望。

要想对你身边可能有意义的一切事物进行区别，关键是确定它该归入哪项：

结果项。在这个项目下，你可以细分为：宗旨、原则、愿景、目标、项目等各个类别。比如人们常把企业的原则和价值观逐项列出，做成标语、招贴画挂在墙上，放在网页或其他足够醒目、能引起人们注意的地方。除此之外，你期待别人完成的结果也可以归为一项，用于追踪进展情况。

行动项。在行动层面，也就是真正开始执行的地方。你要追踪的具体行动又可以分成三类：日程表标注的、越早执行越好的和委派他人执行的。

酝酿项。有些行动、项目和想法你不会真的去做，或者不想马上做决定都可以归纳进来。这里面有一个关键的细分类别是：你需要定期总结的事项，必要时你可以定期查看。比如，你一直在考虑近期学一学西班牙语（但不是本周），你也许希望经常想起这件事。

请注意，只要你掌握了把事物根据其意义加以归类的原则，就可以举一反三，量身打造你自己的分类法。

戴维·艾伦的首席技术官就专门划分了一类叫“脑死亡” 的事务。有时候他的大脑处于松懈状态，但他希望继续保持高效。此时此刻，他觉得最好手头有些不费脑筋的具体事务可以让他轻松完成。这种特殊的“分类法”，让他在烤面包的同时，还可以顺便从清单上挑几件其他事情做。

步骤四：保持适当关注

如果你对引起关注的事务进行了捕捉、明确意义和分类归档，却在它们离开你的大脑以后不再给予适当的关注，就相当于做了无用功。所以我们需要对之前的事物始终保持适当关注，这个阶段也可以称作回顾，是获得掌控必不可少的步骤。

著名作家巴金的读书方法十分奇特，因为他是在没有书本的情况下进行的。读书而无书的确算得天下一奇了，这到底是怎么回事呢？巴金说：“我住院治疗的时候，每天午睡不到一小时，就下床坐在小沙发上，等候护士同志两点钟来量体温。我坐着，一动也不动，但并没有打瞌睡。我的脑子不肯休息。它在回顾我过去读过的一些书，一些作品，好像它想在我的记忆力完全衰退之前，保留下一点美好的东西。”对以往所学所读的东西进行回顾和关注，就象牛反刍一样，能进一步消化吸收。

每回顾一次也都会有新的理解，新的认识，新的收获。

戴维·艾伦表示，对系统的适当回顾具有两大作用：

1、掌握新情况。外部世界变化很快，我们还来不及全面掌握具体情况，它就已经改变了。这要求我们不断更新自己的清单。时过境迁，项目的意义会发生改变，我们构造的系统也必须体现这种变化，如果你一时偷懒，没能及时回顾这个系统，忽视了这些看似平常、实则重大的新情况，前面的工作就相当于做了无用功。

2、摆正视角。如果紧急事务让你疲于应付，各种琐事让你应接不暇、焦头烂额，那么，你不妨暂停一下，深吸一口气，站在更高的视角总览全局。当然，如果你能捕捉和明确意义，让周边事务条理化，就比较容易总览全局；但是，有些时刻，如果你不能退后一步，放宽视野仔细审视自己在做什么、没有做什么，你就会一而再、再而三地失去掌控。

保持关注可以让自己每隔一段时间就对事情做一次认真的思考，在需要被提醒的时候提醒自己。

做一次认真的思考，在需要被提醒的时候提醒自己。

创业者们只要把庞杂事务的完整清单进行全面的回顾和持续关注，就可以增强创造力和自信心，更好地掌控全局。

步骤五：两分钟原则

所谓两分钟原则，就是指在决定了“下一步行动”之后，你就应该在两分钟内立即做出行动。行动永远是获得高效的第一前提。

杰克·斯塔斯特，是著名的科学家和管理者，在心理学和人类学方面造诣极高，他是空间站和南极考察国际合作小组的顾问。在这些极端环境下，小组成员必须精准可靠地执行任务，尽管他们的心理在严酷而极端的环境下面临着濒临崩溃的危险。

通过对成员的反复观察，杰克发现，提前把必要的具体行动设定好，会具有奇特的效果。因为在你只有工夫执行、没有工夫思考的时刻，你可以信赖它引导你完成任务。比如，设定好操作仪表盘上的一系列步骤：绿灯不亮，操作A；红灯亮起，操作B，以此类推。

在这种情况下，处于极端环境下的小组成员可以在突发事件发生时，立即根据已经设定好的程序采取行动，指引自己评估和纠正问题。

一个基本的执行问题是“下一步行动是什么”。要判断你有没有把一件事彻底想清楚，便于立刻执行，最好的标准是看你能否回答下列问题：

-先做什么？

-怎么做？

-在哪里做？

如果你不能明确地回答这三个问题，就得继续动脑子，找出你的下一步行动。

对于创业者来说，行动是关键。只要行动起来，哪怕这个行动“不正确”或者不是最好的办法，也比犹豫不决地悬在那里能让你产生更强的掌控感。

总结

如果说创业是一段旅途，那么GTD方法就是指引你前进，让你做出明智举动的指南针。本书，通过可信赖、可操作的步骤帮我们找到解决问题的最终答案。更重要的是，这本书提供了一幅路线图，它指引你找出问题，找到执行最佳解决方案的时机和方式。

最后回顾一下GTD方法的这五个步骤：

-捕捉所有你要做的事情，将它们外部存放

-明确事情的意义，关注那些有意义的事情

-打造自己的分类法，把事情变得条理化

-对事情时常保持适当关注

-立马开始你的下一步行动