巧妙使用GTD，生活充实又有序
本文是以“日事清”APP为例，来讲述如何将GTD、二维四象限、番茄时钟等时间管理工具应用在生活和工作中。
GTD全称是Getting Things Done，一共有5个步骤，分别是收集、处理、组织、执行和回顾。
1 收集
目前我所有需要跟踪、记住或者要做的事情全部使用“日事清”APP的“收纳箱”进行记录收集。
我一般会在早上花上10分钟收集一下所有要做的事情。平时偶尔冒出的灵感，也会随手收集到收纳箱中。
2 处理
每天早晨我会将收纳箱中的所有信息进行集中处理，确保清空收纳箱。处理时，需要注意以下几点：
- 从第一条信息开始处理；
- 一次仅处理一项信息；
- 不把任何信息重新放回收纳箱。
所有的信息一般分为两类：
（1）如果这个事项需要去做，那就
- 马上执行（如果完成该事项的时间花费少于2分钟）；
- 委托他人完成；
- 或者把它延期处理。
（2）否则
- 把它存档以便后续查询，我一般会将灵感类信息存放在印象笔记中；
- 把它删掉；
- 或者对其做合适的定义（项目、等待、将来某时），以便下一步的处理。
3 组织定义
将信息进行组织定义，持续跟踪关注。可以将需要组织定义的信息分以下几个类别进行操作。
（1）下一步行动：
对于可以转换为进一步行动的信息重新进行整理，转换为可执行的下一步行动。
这类事项，我会将其放在GTD的“下一步行动”子计划中，
注意事项：
- 使用以“重要”和“紧急”来划分的，二维四象限法来分类；
- 最好给每个任务加上标签，按“情境”整理分类，例如“在办公室”、“用手机”、“在家里”等；
- 此外转换为下一步行动时，最好按照“5W2H”方法分配任务。
PS： 5W2H是最常见的七个问题：Why（为什么），What（是什么），Where（在何处），When（在何时），Who（由谁做），How（怎么做），How Much（要多少）。
举个例子： “老板希望改善俱乐部的运营情况，我需要调查一下现状，列出10条优点、10条缺点。明天下午4点到老板办公室汇报。我可以找小张帮我一下”，这就是5W2H，如果任务是分配给自己的，你可以写的精简一些，但是该有的要素不能缺少。
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（2）项目：
每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。在“日事清”App中你可以在“工作”界面将收纳箱中的信息转换为一个项目，在日事清中，每个项目都可以建立子计划，子计划还可以建立子项目。
（3）等待：
这是指 你已经指派了给其他人的一个事项或者在项目进行下去之前需要等待外部触发的事件。
这类事件，我会将其放在GTD的“等待”子计划中。
（4）将来/某时：
这些事情是需要在将来某个点去做，但不是马上就需要去做的事情。
这类事件，我会将其放在GTD的“将来/某时”子计划中。
本节中的GTD指的是APP工作界面建立的一个GTD项目。
4 执行
执行是整个GTD过程中的重要环节。
每天关注日事清中当天需要处理的事项，我比较喜欢的日事清日程视图是按照重要和紧急两个条件来划分的二维四象限图，如下所示。
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日事清有个高级功能，就是执行任务时可以点击图中的番茄时钟标志，采用番茄时钟法来高效执行任务。
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5 回顾
GTD完成闭环，需要按时回顾你的列表。回顾最好按“天”为周期，至少也要以星期为周期。
我会每天睡觉前回顾我的列表，重点回顾以下几点：
- 清空处理“收纳箱”中新产生的信息；
- 回顾所有列表，“项目”中的事项是否可以往下推进；“等待”中的事项是否已取得相应的反馈；“将来/可能”中的事项哪些可以开始推进，哪些可以取消、归档。
回顾的目的是为了保证所有的事情都在GTD系统中，井井有条，而且所有的事情都更新到最新的情况。虽然刚开始运用GTD时，回顾很麻烦，但是千万不要停顿。否则事情的积累，会让你的这个GTD系统处理过程拥堵，最后使你失败放弃。
6 日事清的其他功能
项目看板：支持“项目”、“子计划”、“任务”三级分类方法，
日程视图：日程界面共有四种日程视图，分别是日视图、月视图、象限视图、3日视图。
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文件共享（云盘）：日事清支持word、ppt、excel文件的云编辑，文件可存储在100G云盘中，多终端共享。
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笔记功能：除了可以写个人笔记之外，日事清还支持一键生成工作笔记，工作笔记模板可以更改。如图所示。
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订阅日历：如果你的手机中有不止一个日历，日事清还可以对这些日历进行订阅，将日历中的事项同步到日事清中。
此外，还支持多平台、数据统计、搜索等常见功能。
7 结束语
日事清是个非常干净清爽的时间管理APP，集GTD/二维四象限/番茄时钟/时间颗粒度等时间管理工具的功能于一体，很适合小团队或者个人使用。
