关于写邮件读邮件执行邮件任务的注意事项

你会写工作邮吗？你会读工作邮件吗？你知道如何执行邮件任务吗？你遇到过各种反复的执行同一任务的低效事件吗？

关于写邮件，常见问题及建议方案如下：

一、你的邮件收件人是否包括了所有相关的人？

解决办法：

1）花一分钟想想谁应该收到这封邮件，谁应该被抄送，在纸上写下来，除非你非常确定你从来在收件人这一环节不会遗漏知情人。

2）邮件写完了，再书写收件人，避免写到一半误发送出去。也便于再检查一遍收件人是否齐整。

3）如果多个任务分配给不同的人，每人一段布置任务，不要囫囵着一个大豆腐块企图什么都说明白。

二、检查你的任务或通知是否符合5W2H，把自己换位到接收者，能否读懂任务

1）换位思考如果你接到了这样的任务，能否读懂

2）邮件务必写明：A、收到回复。B、不清楚的及时沟通。

3）邮件语言简练，每句话尽量不超过10个字，以方便阅读。

4）只要布置任务，就责权利分明，该挂奖惩的挂奖惩。

5）发出去的重要邮件，列入工作清单，便于监控执行过程，及时提醒时间决定。比如你要在20日回收的一封重要邮件，那你可以在18日的清单中列入“检查**事项进展，某年某月某日几点的邮件”

想想，有多少人写完邮件布置完任务，是在收到任务时才想起：“原来我发过这样一封邮件？！”，那又何谈监控过程、纠偏过程呢？更有甚者，过了任务节点很久才想起要回收任务，结果发现下属都没做，是不是你平时的工作作风已经让下属嗅到了软肋，从而copy了呢？

三、检查你的邮件是否能高效的得到你想要的信息？

比如，你给学服发邮件，要求提供学服服务的班级，和你说明白你要“班级数量、班级类型、班级人数、对应服务人员”，哪个更能让别人清晰的知道做什么？怎么做？

四、检查你的邮件是号召性的，还是任务布置性质的。一直发号召邮件的管理者，团队执行力会越来越差，因为大家都忙着去喊口号了。

现在微信、叮叮、imo、QQ等软件都在用，个人感觉号召性的内容更适合在这样的群里传播，一是传播迅速，二是对严谨性要求也不会像邮件那么高，更适合即兴发挥。

关于读邮件，常见问题及解决方案、注意事项如下：

一、收到任务邮件从来不回复

解决方案：

1、收到邮件，会保质保量完成任务。

2、收到邮件，有几个点需要核实。。。

二、收到邮件不认真读，就回复收到

解决方案：

同第一条的解决方案

三、收到不能立即回复的重要任务邮件及时列入任务清单。

估算完成任务所需时间后，把执行和结束任务列入清单。比如20日交任务，估计7天才能完成的任务量，则可以18日“交**任务”，倒推至11日列清单“开始*某任务，某月某日几点邮件”

如此，你还会忘记回复邮件吗？你还会在最节点时刻匆匆回复了一封非常没有水准的邮件吗？你还会各种懊恼和沮丧吗？

四、一定记得，你回复的邮件，就是你的领导力、执行力、条理性、严谨性、思考深度。。。遥控指挥的领导是通过你的邮件来读你的。一封邮件都写不明白的人，至少说明还不能干更大的事，接更大的盘。

清单控实践，从写邮件回复邮件执行邮件任务开始！