“文件更改申请单”和“文件更改单”一样吗？

近期在做体系文件修订时，遇到了两个类似的表格：“文件更改申请单”和“文件更改单”，这两表格之间究竟是什么关系呢？什么时候该用“文件更改申请单”，什么时候该用“文件更改单”呢？很多人搞不太清楚，造成了两者的混用和乱用，给文件控制工作带来了很大困扰。今天我们就从QJ 17141.11B-2011《设计文件的更改规定》、QJ 1167.7A-2011《研究试验文件的更改规定》和QJ 903.6B-2011《工艺文件更改规定》三个标准出发，说一说关于文件更改那些事儿，希望对各位朋友理解文件更改有所裨益。

总体来看，文件可以分为技术文件和管理文件两大类。按照QJ 1714-2011《航天产品设计文件管理制度》的规定，航天产品的技术文件又可细分为设计文件、研究试验文件和工艺文件三大类，下面就从这四种文件的更改出发，看看“文件更改申请单”和“文件更改单”的关系。

一、设计文件的更改规定

设计文件是由设计部门编制的，用以规定产品的组成、形式、结构尺寸、技术要求、原理以及制造、调试、试验、验收、使用、维护、贮存和运输时所需的技术数据和说明的技术文件。从表达形式上分，设计文件又可分为图样（如零件图、装配图等）、简图（如电路图、接线图等）、表格内容设计文件（如明细表、产品配套表等）、文字内容设计文件（如任务书、技术条件、细则、大纲等）和软件文档（软件需求说明、概要设计说明等）。

依据QJ 17141.11B-2011《设计文件的更改规定》，设计文件更改分为1类、2类、3类更改。其中1类更改是指不涉及产品功能特性和物理特性的更改，包括文字错误、增加视图、统一标注、明确技术要求、变更阶段标记等；2类更改是指涉及产品功能特性和物理特性的一般更改，包括提高使用性能，改善表面状态，改变非协调尺寸，不涉及接口特性、电磁兼容性、可靠性、安全性、维修性和不影响相关产品正常工作等的一般性更改；3类更改是指涉及产品功能特性和物理特性的重大更改，包括设计方案、性能指标、接口特性、电磁兼容性、热特性、协调尺寸、重量、中心、惯性矩、可靠性、安全性和维修性等的更改。注意，这三类更改的重要程度和GJB 3206《技术状态管理》定义的三类更改重要程度正好相反，前者3类更改最重要，后者I类更改最重要，千万不要混淆。

在QJ 17141.11B-2011《设计文件的更改规定》中，明确了设计文件更改流程。改的流程：

从流程图上看，设计文件的更改分为两类：一是3类更改或定型后的2类更改（重要程度高），二是1类更改或定型前的2类更改（重要程度低）。对比这两类更改的差异，就是后者缺少了“文件更改申请单”的环节，从这个角度看，“文件更改申请单”是针对重要的更改，为确保更改不会对产品质量造成不利影响，额外增加的评价和审批环节，但“文件更改申请单”不能作为更改文件的依据。

在完成“文件更改申请”的评价和审批后（针对重要程度较低的1类和定型前的2类不需要这一步），设计部门编制“文件更改单”（也称为文件更改通知单），“文件更改单”审签后，依据批准的“文件更改单”更改设计文件。

为了验证“文件更改申请单”是否是这个作用，我们再看一下GJB 3206《技术状态管理》，对于I类、II类的重要更改要求编制“文件更改申请单”，评审审批完毕后再编制“更改通知单”（相当于“文件更改单”），依据“更改通知单”实施更改；而对于III类更改，直接编制“更改通知单”即可，与QJ 1714逻辑完全一致，印证了“文件更改申请单”是针对重要更改，额外增加的评价和审批环节。

二、研试文件的更改规定

研试文件是指在产品设计、试制、试验、生产过程中产生的，反映任务由来、方案论证、试验状况、研制总结、定型（鉴定）和技术管理以及预先研究、技术基础研究项目中产生的技术文件统称。按研试文件的性质可分为：依据类（如任务书、协议、立项报告等）、成果类（如方案报告、产品质量保证大纲、计算报告、试验报告、特性分析报告、研制总结报告等）、原始类（如原始记录、飞行日志等）、管理类（如产品研制计划、技术经济可行性分析报告等）和其他类研试文件（如标准化审查报告、外购设备选型报告等）。

研试文件更改程序包括：①确定更改的必要性；②研试文件编写人填写研试文件更改单和更改样张；③将研试文件更改单（附更改样张）交由各级签署；④签署完整后，在研试文件扉页更改栏填写相应内容；⑤签署完整的更改单移交（或流转）到档案部门后，档案部门凭更改单对文件进行更改，更改后，更改实施人在研试文件扉页上和更改单的“更改人”栏签字，并将更改单附在被更改的研试文件的后面；⑥对向外单位分发的研试文件的更改，档案部门还应将更改单和更改样张复印分发到原文件的分发单位，由各接收单位的档案部门按本部分的规定实施更改；⑦档案部门保存电子签署的更改单原件、更改后的研试文件电子签署原件及两者的纸质复印件各一份。

对照设计文件的更改程序，研试文件更改工作有三点需要说明：

1）相对于设计文件而言，研试文件不直接规定产品的研制生产要求，只是反映任务由来、方案论证、研制总结等，重要性就相对差一点，所以不需要编制“文件更改申请单”，直接编制“文件更改单”即可。

2）明确要求更改人在研试文件扉页上和更改单的“更改人”栏签字，更具可追溯性。

3）对企业内部的研试文件更改由档案部门实施；对外单位分发的研试文件，本单位档案部门分发更改单和更改样张复印件，外单位档案部门负责实施更改。

三、工艺文件的更改规定

工艺文件是指导工人操作和用于生产、工艺管理等的各种技术文件的总称。航天产品研制生产各阶段工艺文件包括：工艺文件目录、工艺总方案、工艺路线表、工艺状态表、工艺规程、关键工序明细表、专用工艺装备明细表、非标准仪器/仪表/设备明细表、专用工艺装备设计文件、非标准仪器/仪表/设备设计文件、材料及外购件消耗工艺定额文件、产品互换协调工艺文件等。

工艺文件更改单应由工艺文件的编写者编制，工艺部门批准，其更改程序包括： ①判定更改的必要性；②确定更改类别；③相关的工艺师编制更改单；④更改单送交各级工艺师审批签署；⑤资料管理部门根据批准的更改单原件，复制出相应的更改单，并发送给有关单位（对生产现场使用文件不配发更改单）；⑥经授权的更改人员依据批准的更改单，按规定更改工艺文件原件及复制件；⑦由资料管理部门保存更改后的工艺文件原件、更改单原件及两者的复制件。

相对于设计文件、研试文件更改，工艺文件更改有3点说明：

1）相对于设计文件直接规定对产品的要求，工艺文件是管如何实现的，所以重要性不如设计文件，不需要额外编制“文件更改申请单”，直接编制“文件更改单”。

2）不同于研试文件，工艺文件的“文件更改单”是由资料管理部门复制并发送有关单位；原因在于工艺文件是由资料管理部门管理，而不是直接存到档案室。

3）工艺文件更改没有明确具体的更改人员，只要求“经授权的更改人员”依据批准的“文件更改单”，更改工艺文件。

四、管理类文件的更改

设计文件、研试文件和工艺文件都属于技术文件，而企业除了技术文件外，还有管理类文件的更改，其中最主要的是规章制度和质量体系程序文件的更改。多说一句，其实管理类文件的更改更多称为“修订”，修订的流程基本包括：识别修订需求->制定修订计划->形成征求意见稿->征求意见->专题会议讨论->发布实施；文件修订要形成“修订说明”，类似于“文件更改单”的作用。当然，管理类文件的修订没有统一的要求，各企业都有自己的规定，以各企业自己的规定为准。

五、最后的话

“文件更改申请单”和“文件更改单”是不同的，前者是针对重要的更改，为了确保更改不会对产品造成不利影响，额外增加的评价审批环节，不能作为文件更改的依据；而后者是进行文件更改的依据，针对不太重要的更改，可直接采用“文件更改单”即可。

题外话，大家在学习标准时，会发现GJB 3206和QJ 1167的内容并不是完全协调一致的，比如：在GJB 3206中，方案设计报告一般作为分配基线，其更改应属于I类更改，需要编制“文件更改申请单”；在QJ 1167中，方案论证报告属于研试文件，其更改直接编制“文件更改单”，不需要形成单独的“文件更改申请单”，具体采用哪个标准，需要企业自行决定。