【不一样的时间管理系列-7】GTD步骤1-清空你的大脑收集的力

2018-08-02 本文已影响4人凌菲智享汇

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原编：Lily| 图：网络

《不一样的时间管理-7》：GTD步骤1-清空你的大脑收集的力量

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1 为什么要收集？

我们的现状

外界的打扰：

你的微信闪烁十几个对话框是再正常不过的事情，

可能你正在绞尽脑汁构思一个PPT，

同时领导安排你今天必须发出一封邮件，

邮件正文刚有思路，突然有人电话催你开会，

刚要离开，微信上有人请你分享个文件......

每日周而复始的上演着，忙似乎已经成为你的口头禅。

自我内部的困扰：

今天的事，明天的事，私人的事，工作的事...... 在脑海中浮沉

真可谓：

家事国事天下事，事事关心，

大事小事重要事，事事难了。

这所有的事情无序而庞杂的在你的脑海缠绕，

让你心神不宁，坐立不安，无所适从

就好像带着镣铐跳舞，令人身心俱疲。

稍纵即逝的灵感：

就在那一闪念，你以为你可以记在脑子里，没有刻意捕捉，

结果，就再也找寻不见，遗憾的擦肩而过了。

面对内忧外患，人生焦虑不安的来源不是事情太多，

而是有很多事情：

你该做却没有做，

你跟人承诺你要做却没有做，

在机会来的时候完美错过再也做不成。

为了减少林林总总的遗憾，

我们就需要用工具和方法管理好我们自己，

GTD就是很好的方法之一，接下来我们开始练习使用这个工具，

第一步先要避免遗漏，就要做好收集与捕获。

2 大脑是用来思考的，而不是用来记忆的

很多时候，我们习惯用脑来记事，这是本能反应，

也是我们从出生就惯用的方法。

仿佛所有的事情，记在心上（其实是脑子里）是天经地义的事情。

但是这么做真的是有效的吗？

假设你今天有31件待办事项，包括手机充值，回复Email，周末聚会安排，读书一章，考试复习1小时，填写财务支出记录，预约牙医，工位安排，礼品报备等各项事物。

如果仅仅靠脑子来记忆，我们的感觉会是怎样？

最理想的情况，没有遇到任何障碍或者困难，我们也许可以有惊无险的完成预期中的31件事情。现实是：只有非常小概率机会可以做到，更多的时候是我们很容易因为某一个事情过度投入，

遭遇阻碍而将其他未完成事件积压起来。

刚开始堆积的时候，可能会有非常焦虑，

时间久一点，感觉就弱一点，“帐多了不愁”，

然而，再久一些，就可能被这种“总觉得很多事情没有做，

但是又实在不知道从哪里开始”的压抑感吞没，陷入抑郁。

另外，这还只是假设所有事情的难度是一样的，

事实上，除了这些需要花费时间去做就可以的事情，

我们还有很多需要专注思考才能理清楚到底要怎么做的事情，

而这部分可能因为我们错误的把大脑当做存储器而占用了内存，

导致无法高效的去思考。

比如：你回邮件的时候，因为有件事需要同事支持的数据部分还没有完成，不得不搁置下来，

刚要填写财务支出记录，被拉去开“工位安排”的会，会开了很久也没有什么实质结论；回来继续填写财务支出记录，

又想起培训资料明天要用，得先更新，还没更新完，领导又给了个新任务，写个PPT,

你开始烦躁，一点思路都没有，PPT写不下去了，

别的工作已经不知道从哪开始了

既然我们的大脑不适合记录，不适合填满事件，

那我们可以把记录的职责交给外部的系统，

可以是实物的也可以是电子的，

这样就能为我们的大脑腾出空间来更好的思考，达到清明的状态。

在 GTD 里面把这一步叫做收集/捕获，

意思就是将大脑中的想法全部挪到外部系统中。

我们通常所做的 TODO list 其实也是做了同样的事情。

注：

在 GTD 中大脑中的想法我们称呼为材料，

存放材料的外部环境叫做“收件箱”

3 收集些什么呢？

简单的说，就是要百分百地收集所有“未竟之事”。

事无大小，无所谓是否紧要，

只要是等待处理的、需要改进的、引起你注意的事务，

所有在你脑海中闪现的，都需要收集起来，

放进一个“外部存储器”之中——David称作“工作篮”，

你也可以叫他“收件箱”，名称随你。

实际上，要想做到“百分百”清空大脑，并不像想象的那么简单。我第一次尝试收集，想破脑袋写出了30多件事情，

事后才发现还是会有很多遗漏的小事情。

因为收集包括生活、家庭、工作方方面面，

全面的收集至少要50件事以上

——你要去超市买瓶水等类似的琐事也要写下来。

收集事件的来源

收集所有关于明天的畅想

所有的时间管理都曾提到过，

最重要的事是要找到你的人生方向，设定你的人生目标，

所有跟你人生目标息息相关的事情都是最重要的事，

这些事是不能忽略的，也就是说：我们要抬头看路。

关于设定人生目标的N种方法，可以参见文末“附录”，

先分享给大家一个比较简单的方法，

就是制定自己的《101个梦想清单》，

参考维度

平衡人生

个人成长、自我实现、职业发展、财务、健康、家庭、娱乐、朋友与重要他人8个重要的人生维度，每个维度写1-3件你要做的事。

比如因为看到有朋友去希腊玩，觉得他发的照片很美，有机会一定要去希腊旅行！收集到自己的梦想清单里来；
比如每周读一本书，觉得这样才圆满，OK,加入自己梦想清单；
比如看了《乔布斯传》决定创办一家伟大的公司，也要加进清单；
比如妈妈的生日快到了，给她挑一件心仪的礼物，加入清单，等等

自己的梦想清单，一定要不断的去更新不管多么天马行空的想法，

只要觉得他能让自己的生命变得更多彩，就先收集进来！

未来不一定真的付诸实践，只是想想而已，也需要收集吗？

是的——

即使是仅存在于内心的“也许”、“应该”、“将要”，

也会造成非理性的无法排解的全天候压力。

收集所有当下的存在

收集任何引起我们注意力的事情，

收集的时候不做任何的判断，先收集下来再说。

比如，你在工作的时候，同事告诉你你有一个文档处理错了，需要修改一下，这件事情不是非常重要也不是非常紧急的，你就先记下来：“a项目文档有错误，需要修改”，然后继续做当下的事；

比如，你突然想到要买一个键盘，但是现在没时间去上网看，况且是在上班时候，你就可以记下来：“买键盘”，然后继续做当下的事；
比如，你处理现在的工作时，发现一个相同的问题c项目也要验证一下问题适否存在，你就可以记下来：“验证c项目是否存在xx问题”，然后继续做当下的事；

由于记录一般只是至多几十秒的事，并不会打断当前在做的事。

可是，难道不需要把一件事放在脑子里多琢磨下？

——对于一件事情，不需要进行两次相同的思考，

除非你喜欢重复。

收集昨天的未完成

回顾一下昨天乃至以前还没有做完的事情，全部收集起来。

比如：

①项目：准备启及动已经启动的项目的未完成

②沟通：与客户、老板同事、的沟通跟进

③学习：知识、资料、书籍，技能的查漏补缺

灵感的捕捉，你想要留下的一切

微信：不要幻想好的微信内容收藏了，就真正对你有用了。日子不用太久，再想找到你当时收藏的微信，就要找很长时间，说不定还找不到，这样的收藏，其实没什么价值。
网页：在网上看到精彩的文章和博客，可以收藏下来，放在收藏夹里，没问题的，但是真正想要用的时候，再看第二遍的机会有多少，只有自己知道。
文字：文字这种东西和文件不一样，一个文件可能会保存在word文档或PDF中，但是散落在微信、微博私信、QQ中的联系方式，重要信息，大多数是以文字出现的。

他们和文件不一样，文件可以保存在硬盘里，而这些文字如果不经过集中处理，唯一找到他们的方式就是打开那些应用程序，例如手机、QQ、微博、微信，等我们找到他们的时候，思绪都不知道飘到哪里去了。
图片：现在很多人会大量应用截图，因为更直观。用在线相册浏览图片现在越来越流行，其中之一就是因为可以进行方便的预览，相比相片存在电脑里，会更容易看到图片的内容，所以对与图片的收集，再也不是仅仅存在电脑里那么简单。
文件：word文档、PDF、PPT这些都是以文件形式存在，视频、音频也是以文件形式存在，

这些也是需要建立秩序，散落在各个角落的文件，会造成我们的心烦意乱。
邮件：邮件狂人每天收到上百封邮件，有些邮件是简单的信息处理完就可以了，有些信息需要转化为行动，或包含某些项目的关键少量信息，而有些邮件却是我们的经验库和知识库，这些邮件你当然可以建立自己的各种文件夹，当然也可以单独处理。

收集一切会影响注意力的事物，

将其归纳入一个可靠的系统里，从而腾空大脑，虚位以待，

让个人进入心静如水的状态，

从而能够完美的应对外部环境的变化和挑战。

3 收集的工具

工欲善其事必先利其器，想要做好收集，先准备好收集的工具。

实物类：笔、本、便签纸、即时贴、文件夹、收集箱

笔记本+便利贴：收集杂事和偶发灵感，随时收集，收集速度最快，一般在办公桌上使用。此收集工具也可以用便签纸+风琴夹工具代替

现在，开始在准备好的便签纸上，写下你想要做的所有事项，一张纸只许写一件事，即使是你想买盐和酱油，也要分两纸来写。

电子虚拟类：印象笔记Evernote、有道云笔记

印象笔记在项目管理的资料收集，以及个人知识管理的知识库方面，有着得天独厚的优势，如果用印象笔记收集信息，就很好的和项目管理，个人知识管理相结合了。

用印象笔记收集文字、图片、文件以及微博、微信、邮件的信息

绑定我的印象笔记，收集微博和微信的信息：印象笔记对微博和微信收集碎片信息的支持做的很好，在微博、微信上看到的信息，都可以通过”我的印象笔记“来进行收藏，这样，微博和微信上零散的信息，就进入了统一的入口。

用”剪藏’、“悦读”工具收集网页上的信息和图片：在网络上看到好的文章、图片或者是某些文字，可以用“悦读”、“剪藏”工具直接收集到印象笔记的默认笔记本里，在这里提一下，我们可以把印象笔记的默认笔记本，建立成一个“收集箱”，存放还没有被处理的信息，这和我们平时说到的收集箱是一个概念。
印象笔记默认笔记本：这个笔记本可以随时收集文字信息，无论是录入的，还是复制粘贴的，例如从qq上复制下来一个简短的信息，这样零散的信息也有了去处。
印象笔记客户端：PC端、手机端、微信入口可以互通有无

另外：有个叫做EverMemo的软件，可以让你更快速的收集，

他的作用即使能够快速的打开一个软件，然后把信息收集到印象笔记里。例如我的印象笔记由于有接近5000条笔记，

所以我在印象笔记打开时候设置了密码，

如果使用手机客户端做收集工具，无疑会慢一些，

但是使用EverMemo，就可以很快打开，

只要把文字复制粘贴进去就可以了，速度非常快。

当然这不是必须的，没有也ok。

云端：百度云、花瓣网

印象笔记在收集图片、文字以及文件上有很大的优势，

如果是高级账户，每个月1G的上传量，以及单条笔记100M的容量，足够你去使用。

但是一些大一些的文件、视频如果存在印象笔记，不免有些麻烦，所以我会选择百度相册和百度云。

百度云：收集视频、声音和一些大的文件会很方便。在手机上装一个百度云客户端，然后设置一个相册自动备份，那样你手机里的相片就可以自动备份到百度云了，当然在电脑上也装一个客户端，这样就轻松的实现了手机和电脑的同步，通过百度云这样的云存储工具，让手机里的图片也有了集中的去处。
百度相册：百度相册和百度云占用的是同样的云存储空间，在预览相片方面，使用在线相册会比把图片直接放在本地更有优势，而且如果图片多了，也不好整理。按照拍照地点，拍照项目（例如某年某月台湾自由行）进行相册的定义，也会让自己的图片更有条理。
花瓣网：看到一些有创意的图片，可以直接利用花瓣网的网页插件把图片保存到花瓣网的相册中，等到以后写文章，或者微信图文需要配图的时候，就不会那么复杂了。
Doit.im：手机和电脑上的收集箱，有任何想法都可以随时收集下来。在电脑上高级用户可以使用客户端快捷键直接调出收集箱，快速收集，手机也同理。

无论一个小记事本，智能电话，或者是一个Moleskine记事本（一个备受推崇的无酸纸品牌笔记本）。

这些工具都有他们的好处，但他们都有各自优缺点。

我个人比较喜欢简约的活页记事本，

因为它可以随身携带，还可以根据个人的需要随时修改。

选择你喜欢的工具就好。