怎样举办一场让老板和员工都满意的年会？｜知行推介交流会
年底又要到了，如何在保证预算的情况下，将年会办得高质量，让老板和员工都满意，相信是令每个行政都感到头疼的问题。
10月12日，知行在58集团总部进行了一场连接行政与供应商的知行推介交流会。
活动聚焦“年会”主题，邀请4家活动供应商与几十位资深行政进行了一场关于年会创意的碰撞。
创意环节，奖品选择，舞台形式、互动效果……种种令你头疼的问题，都在活动现场面对面解决！
正在筹备年会的小伙伴千万不要错过这些干货哦！
分享环节，展示自我
本次邀请四家年会供应商分别是：北京冬青树会展有限公司、海唐公关、共和旅行以及北京锐思达文化传媒有限公司，依据抽签顺序，分别亮相。
有的搬出精选案例，有的设计特别暖场游戏。供应商们都竭力所能，想要在各位行政大咖面前展现实力。
冬青树曾服务：联想、微创时代、利欧集团
现在很多年会举办的形式是借助高科技去实现，其实可以用一种比较传统的方式，去怀旧、回归。
比如：在签到处用拍立得照下员工的影像，挂在墙上形成照片墙。
虽然简单，成本也不高，但效果很好。
海唐公关曾服务：摩拜、ofo、微博、网易
年会的主题体现在细节上，细节要和主题相衬。
比如：我们给UCloud做年会时，签到台是云朵的形状，还设计了云车，让老板在年会现场，可以乘着云车出现。
我们也为重要的客户定制了云朵音乐盒，只要一打开，就会响起邀请他来参加年会的声音，让客户感觉到自己是被重视的。
共和旅行曾服务：CBRE、HULU、京东、腾讯
年会最重要的是交流，将旅行融入年会，是一种更注重交流的形式。
比如游轮，游轮上的设施比较完备舒适，晚上可以开party，白天也可以停靠在海岸outing，不用觉得邮轮很贵，选择内海或内河进行游轮年会，还是可以对预算进行把控的。
锐思达曾服务：竞技世界、猎豹、永泰地产
年会有三个点，一是笑点，二是泪点，三是嗨点，除了一些非常高大上的年会形式外，接地气也是一种很好的选择。
比如：我们曾经做过千人组团在年会现场斗地主，还有让完美世界的玩家在进行现场对决……高大上的舞台布置和大家喜闻乐见的游戏相配合，大家会很嗨。
互动battle，你问我答
活动还针对行政关心的问题，特别设计了现场battle问答，考验供应商的专业积累。
这一过程，也激发了大家想法的碰撞，产出许多创意和方法可供各位行政er参考。
题目一
设计一个既有趣、又不麻烦的老板节目？
他们说
要善于借鉴当下热点综艺节目的形式。我们给永泰地产做过一个案例，那年最火的一个节目叫《百变大咖秀》，老板只要在年会前的一个小时，换上服装，亮个相，摆个pose就可以了。这是不麻烦老板，又有趣的方式。
老板节目的设计也可以根据主题来延伸。
我们办过一个航空主题的年会，所有人都是空姐空少的打扮。我们当时给高管们设计的是用电光舞的形式开场。我们将舞台布置成了机舱的感觉，在高管出场前，现场突然黑掉，然后放很眩晕的音乐，让大家以为坠机了。最后高管再跳着电光舞出场，效果非常炫。
另一个案例是高管吊着威亚，从晚宴厅一头滑到舞台中央。我们在高管出场前配合了一些激光秀的表演，让大家以为接下来还有节目，突然高管就从自己身边滑过去了，还能感觉到他们滑行带来的风。这个出场方式，对场地有要求，也考验高管们的胆量，不过效果很好。
题目二
有没有花钱很少，但看起来很酷的新鲜玩法？
他们说
我们会结合当下最有趣的综艺节目、最热门的微博话题，来设计一些不太花钱又有趣的新鲜玩法。
比如：让大家在现场千人组团打斗地主，就是非常有趣，但又一分钱都不用花的。
一个活动只要能玩起来，它就是有趣的。
题目三
入场之后开场之前，避免尬聊，
又有得玩的暖场方法？
他们说
现场可以通过摇臂，抓拍一些有趣的镜头，做一个视频的快速精剪，投放到大屏幕上，与观众进行实时互动。
比如：抓拍到台下谈笑风生的两个人的时候，就可以请他们到台上来进行一些有趣的游戏互动。
题目四
年会里的小心思，怎样做到有爱有心有意思？
他们说
煽情暖心更多是走情怀的东西。
通过关照员工家属来感染员工，是很有用的一个方法。
可以邀请家人录制视频在现场播放，或者给家人准备专属礼物，都是非常暖心的形式。有条件的话，还可以将他们的父母请到活动现场来。
让孩子参与年会的表演。
还可以邀请有才艺的员工孩子，到年会现场进行表演。一方面，孩子可以熟悉自己的父母平时都在干什么，另一方面，父母看到孩子们在舞台上演出，自己也会有荣誉感。
题目五
年会现场遇到过哪些突发状况，是如何应对的？
他们说
我们在服务摩拜的时候就遇过突发事件。当时我们活动选择的地点是在一个防空洞里。所有的物料、颜色都已经确认完毕后才发现，防空洞里的灯光是发黄的，物料到了主会场以后，颜色都变了。
当时距离我们的活动只剩两天，幸好供应商团队非常强大。
我们的设计团队连夜把颜色重新调试了一遍，然后供应商团队重新打，一直到凌晨三点多，我们拿着小样到防空洞重新看颜色。然后把颜色重新调试对了以后，供应商连夜赶工，把所有的物料、背景板重新做。当时时间的确非常紧张。
一问一答，交流碰撞
至此，在座行政们再也按耐不住，纷纷把自身在筹备年会过程中的问题抛出来，与供应商讨论。
行政与供应商你来我往的交锋，有你关心的问题吗？
假如是在那种开演唱会的大型场馆里，要怎么进行互动？
答：一方面可以在搭建上发挥，另一方面可以采用人海战术。事先设计好人浪、造型，或者在座位上摆放不同颜色的应援棒，效果就很棒。更下心思的话，可以在现场通过不同机位的视频投放，与员工实时互动。
我们公司总部在北京，有2000人，场地上怎么安排比较合适？开年会的时候，需要让驻地的同事们过来，时间上怎么安排比较好？
答：北京大的场地挺多的，五棵松体育馆之类的都是。2000人的话，不提倡做自助餐的形式，最好还是传统的桌餐，可以让餐饮服务公司提供外送的服务。时间的问题，可以先列出十个时间匹配的场地，之后跟业务部门了解，看驻地公司他们的档期，哪个场地是最ok的。
我们每年都会嘉奖五年、十年、十五年的老员工，因为老员工人数过多，去年年会耽误了很长时间。想问一下有什么比较好的方式，既可以感恩老员工又不至于占用太长时间？
答：可以在分桌时，考虑老员工的位置设置，把机位告诉我们，我们会用摇臂将老员工合影上屏，这个最快。或者可以让老员工在年会前拍合影或视频，在年会里上屏。
人数超过1000人的年会，抽奖形式怎样保证公平公正又比较有趣？
答：奖项分级上尽量覆盖到更多的人群，让大家都有机会被抽中。系统抽奖一定比人工抽奖要公平。但也可以采用人工现场摇臂的方式烘托气氛，3000人的年会，用13米摇臂，完全可以覆盖全场。摇臂旋转会让现场非常热闹，因为大家会争先恐后地往镜头前放自己的脸。
在前期筹备的时候，将采购奖品的环节延时摄影，向员工公开，证明没有内部操作。采用系统抽奖的话，还可以将算法公开，让程序运行的代码直接在大屏幕上呈现出来。
每年的话特别希望老板出一些赞助。有什么样的方式，既能让老板接受，又能拿到赞助，给员工一些奖品？
答：有一个比较好的方式，是让员工拿出自己的物品，在活动现场进行拍卖，这个时候，老板会非常自然地去捧场。
最后
由于时间关系，许多无法在活动现场交流的问题都在会后进行了沟通，本次推介交流会也圆满成功。
关于年会，行政er们一定要明确目的与需求，主题设定、环节设置、礼品选择，都依赖最初的目的，供应商能做的，是帮助行政更好的实现目的。
知行交流推介会，希望促进行政与供应商的交流，让供应商了解行政的需求与痛点，也让行政更全面了解供应商的能力，未来更好的配合，办一场大家都开心的年会。
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