现金支出管理
一、现金支出的内部控制
任何单位的现金支出主要是现金开支范围，它的控制关键是应有一定健全的审批制度与手续，只有经过审批的款项并符合现金管理规定及现金使用范围内才能支付。建立健全现金开支审批制度是规范现金支出的重要依据。现金开支审批制度一般应包括以下内容：
(1）明确本单位现金开支的范围。各单位应按《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定，确定本单位的现金开支范围，如支付职工工资、支付职工差旅费、支付职工因公借款、支付零星采购材料款和运杂费等。
(2）制作各种报销凭证，规定报销手续和办法。各单位应根据其业务内容制定各种报销凭证，如工资表、借款单、购料凭证、差旅费报销单等，并规定各种报销凭证的使用办法，以及各种凭证的传递手续，确定各种现金支出业务的报销办法。
(3）确定各种现金支出的审批权限。各单位应根据其经营规模，内部员工职责分工等，确定不同额度和不同现金支出审批权限。比如，某企业规定：凡是现金开支额在500元以下的由财务主管审查批准；凡是现金开支额在500元以上的由公司最高领导人批准等。出纳员按所规定权限依据经审核批准并签章的付款凭证及其所附的原始凭证办理现金付款业务。没有经过审核批准并签章的或者有关人员超越规定审批权限的，出纳员不予付款。
(4）必要的原始凭证。一切现金付款业务必须有原始凭证。由经办人填制报销凭证，并经主管人员审核同意签字，然后送财务部门审核认可后填制付款凭证，出纳员据以付款。对于已付讫的凭证，应在有关原始凭证加盖"现金付讫"戳记，以防止重复付款。
(5）空白收据和发票保管。空白收据和发票应由非收款人和开票人员专人保管，并建立收据和发票的领用和核销制度。
二、现金支出业务处理流程
在实务中，单位支出现金的情况不同，其程序也不一样，主要有主动支付现金、被动支付现金和向银行送存现金三种情况。
（一）企业主动支付现金业务的处理流程
1．主动支付现金业务处理流程
主动支付，是指出纳人员主动将现金付给收款单位或个人，如发放工资、奖金、津贴及福利等现金支出。其具体处理流程如下所示。
(1）根据有关的资料编制付款单，并计算出付款金额。
(2）出纳根据付款单清点现金（不足的部分应从银行提取），按单位或个人分别装袋。
(3）根据审批后的付款单，现金发放时，如果直接发放给收款人，要当面清点并由收款人签收（签字或盖章）；如果是他人代为收款，那么和收款人核实后由代收人签收。
(4）将付款单等资料传递给会计编制记账凭证。
(5）根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。
2．相关凭证的编制
工资表是每个单位每月用来发放工资而制作的表单，可以按部门、按车间核算，属于企业内部单据，没有固定的格式。工资表主要包括人员名称、所在部门、基本工资、加班工资、奖金、其他津贴补助等、应扣工资（指考核类未达标的扣除数）、应发工资、社会保险（个人缴纳部分由公司从工资中代扣）、公积金（个人缴纳部分由公司从工资代扣）、个人所得税（由公司从工资中代扣）、其他代扣款、实发工资。其中，应发工资等于加班工资加奖金加其他津贴补助等减去应扣工资。代扣的款项是企业按国家规定的基准和比例计算的，如社会保险费。
（二）企业被动支付现金业务的处理
1．被动支付现金业务处理流程
被动支付，是指收款单位或个人持有凭据到出纳部门领取现金，出纳人员根据相关规定和凭证支付现金。其具体处理流程如下所示。
（1）·受理原始凭证，如报销单据、借据、其他单位和个人的收款收据等。
(2)·审核原始凭证，看其有关内容是否填列完整、手续是否完备以及是否符合付款标准。
(3)·支付现金并进行复点，并要求收款人当面点清，以避免发生纠纷。
(4)·在审核无误的付款凭证上加盖"现金付讫"印章。
(5)·将支付完毕的原始凭证传递给会计填制记账凭证。
(6)·出纳根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。
2．相关凭证的编制
被动支付现金业务有关的原始凭证主要包括从外单位取得的发票和收据、单位内部员工因出差等事由的借款单、费用报销单、差旅费报销单等。
(1）员工借款
员工借款有很多种情况，如预借差旅费、零星采购等。借款一般要填写借款单或者现金支出凭证。借款单一般适用于单位内部员工为购买零星办公用品或出差等原因而向财务部借款等事项。借款单属于企业内部自制的单据并没有特定的格式，可以到商店统一购买，也可以由企业自行编制。
以下是借款的流程。
第一步：审核付款。出纳收到借款人的借款单，应根据公司的借款制度，审批借款单是否填写完整，审批手续是否齐全。审批借款单需要审批借款日期、借款部门、姓名、借款事由、借款金额和审批签字。
一般情况下，借款单填写审批手续是先由部门经理审核，然后交财务审核，最后由分管领导如总经理、副总经理审核。审核无误后，出纳将借款金额付给借款人时，需要求借款人当面点清。出纳付完款后在借款单上盖"现金付讫"章，说明该款项已经办理完毕，以免重复支付。
第二步：登记现金日记账，并将借款单交给制单会计记账。出纳交付现金后，应及时登记现金日记账，以避免漏记、重复支付的情况出现。
第三步：登记借款明细台账。出纳在实务中，为了防止借条的丢失及快速查询借款信息，应建立借款台账（可以借助 Excel 来建立），如图3-16所示。借款台账记录了借款人的姓名、借款事由、借款金额及时间等信息。通过借款台账，可以清楚地看到员工的借款情况，更好地跟踪和管理。员工借款后，出纳应及时登记台账，并在平时根据台账对员工借款情况实时进行跟踪。对于长时间未销的借条应给予重视，必要时应提醒借款人。
需要注意的是：向公司借款，一般借款单是不退给借款人或者销毁的。因为借款单作为记载业务中某一个环节的凭证，如果退回或者销毁，那么在后期查账的时候，由于没有后附凭证，将不能将借款业务痕迹显示出来。故在实务中，向公司借款一般是借款时填写借款单，还款时开具两份收据，一份交借款人留存，一份交会计记账作为核销借款的凭据。
(2）员工报销
报销业务是指企业在日常经营活动中发生的以报销方式结算的各种业务，包括报销差旅费、办公费、业务招待费等。报销业务是出纳日常工作中最常见的业务之一，故出纳必须掌握报销业务的流程和内容。报销业务离不开报销单，报销单是员工与工作相关的事项发生款项支出后进行报销时使用的单据。费用报销单是企业内部自制单据，也没有特定的格式，可以统一购买，也可以由企业自行编制。
以下是费用报销流程。
第一步：填写报销单。报销单一般由报销人填写，报销单的填写主要包括填报日期、姓名、部门、报销项目、摘要、金额和附件的张数。
第二步：粘贴票据。报销人填写完报销单后，需要先将相关发票粘贴在"原始凭证粘贴单"上，再粘贴在报销单后面。
由于发票的种类很多，不同发票的大小会有所差异，票据粘贴得不好将会导致后期凭装订后不美观、易散等情况，所以在粘贴票据时也需要一定的技巧。首先将票据分类整理，粘贴时从左到右进行均匀粘贴，票据上胶水均匀涂抹，保证上、下、右三面不出粘贴单的边。如果票据过大，那么可以按照粘贴单的大小进行折叠以确保其在粘贴范围内。
第三步：领导审批。报销人填写好报销单并粘贴好票据后，需要找领导审批签字。在实务工作中，每个企业的报销审批制度是不同的，具体审批签字流程根据企业内部相关流程进行。报销单的审批一般是先通过部门经理审核，再由财务人员审核，最后由分管领导审批。
第四步：审核付款。出纳审核付款这个环节是整个报销流程中的工作重点。出纳收到报销单时，必须核实报销单上的要素是否完整、手续是否齐全、附件是否合法、金额是否合理。审核报销单时需要审核报销日期、报销人、所属部门、报销项目、摘要、金额、附件和审批签字。
需要注意的是：实务中报销时，一些单位是先由会计生成凭证再由出纳报销，也有一些单位是出纳先报销后生成凭证。
如果是先生成记账凭证后报销，这时出纳需要对记账凭证、报销单和原始单据粘贴单上的金额与报销项目的金额是否一致、领导审批签字是否齐全进行重点审核，若不一致则一律不予报销。
如果是由出纳先报销而会计后制单，那么出纳需要审核报销单和原始单据粘贴单上的报销日期、报销项目、附件、金额与报销项目的金额是否一致、领导审批签字是否齐全，并且要重点审核原始票据，对于所附发票不是开给本公司的、所附票据金额和报销单金额不一致或审批签字不齐全的，一律不予报销。报销后，出纳将凭证转于会计制单后，注意核对记账凭证是否和报销项目及金额一致。
出纳审核无误，要先让报销人在报销单的右下角"报销人"或"领款人"处签字。若是先生成记账凭证的，在记账凭证右下角"收款人"或"经办人"处签字后，才能当面将报销款付给报销人，付款时要求收款人当面复点。报销完成后，出纳在报销单或记账凭证上盖上"现金付讫"章及自己的签章，证明报销款项已支付完毕，防止重复支付。
第五步：登记现金日记账。出纳付款完成后，及时登记现金日记账。
需要特别说明的是差旅费报销单，差旅费报销单是单位出差人员根据车（机）票、住宿发票等外来原始凭证填制的、用来报销差旅费和出差补贴费的原始凭证，它是费用报销单的一种特殊形式。出差人员出差归来根据取得票据如实填写报销单的有关内容，如出差事由、出差起止日期、车船及住宿单据种类与张数等，并将有关车票、机票、住宿发票等原始单据粘贴在差旅费报销单背后。经所在部门和单位有关领导审查签字后送财务部门，财务部门有关人员审查单据是否真实、合法，按照本单位差旅费开支管理办法计算应报销的交通费金额、伙食补助费、住宿费补贴等，对差旅费进行结算，编制会计凭证后交由出纳办理现金支付。
（三）将现金送存银行业务流程
各单位必须按照开户银行核定的库存限额保管、使用现金，当天收入的现金或超过库存限额的现金应及时送存开户银行。其业务处理流程如下：
(1）整理票币。送款前，出纳员应将送存款清点整理，按币别、币种分开。
(2）填写交款单。款项清点整齐并核对无误后，出纳员填写现金交款单。不同银行现金交款单的格式不同，但基本内容相同，一般是一式三联。现金交款单需从银行领取。实务中，不同银行可能会提供现金缴款单、现金存款单或现金解款单，这三种现金存款单的格式虽然有所差异，但作用都是一样的。
现金交款单的填制内容包括时间、收款人户名（要填写全称）、账号、开户行、交款人、款项来源、币别、金额的大小写及票面张数等。
(3）向银行提交交款单和整理好的票币。票币要一次性交清，当面清点，如有差异则应当面复核。
(4）开户行受理核对后盖上业务受理章，并将回单交给存款单位，表示款项已收妥。
(5）出纳将现金交款单的回单传递给会计编制记账凭证。
(6）根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。
需要注意的是：送存途中必须注意安全，送存金额较大的款项时最好用专车并派人陪护；在交款等待时，应做到钞不离手，以防止发生意外。
三、备用金的管理
备用金一般是指企事业单位和其他经济组织等准备的、提供给单位内部非独立核算机构和员工等使用的库存现金。而没有单独进行备用金管理的单位，其库存现金的性质就相当于备用金。
单独进行备用金管理的单位，要制定相应的备用金管理制度，由专人负责管理，且要按规定用途使用备用金，不得私自借给他人，也不得用于规定用途之外的地方。账务处理时，通过"备用金"这一明细科目核算。
另外，实行定额备用金制度的单位，在部门或员工借支备用金时，出纳人员要根据各种费用凭证制作费用明细表，并定期向财务部门汇报情况，同时退回前期支用的备用金剩余款项。
单位实行备用金管理，可方便员工灵活、顺利地开展经济业务，从而提高工作效率。但是，为了提高单位备用金的利用效率，防止备用金挪作他用，出纳人员要牢记如下示的备用金使用范围。
除采购部采购活动以外的其他零星采购业务，可使用备用金；
单位内部员工个人因公出差需要的资金，可使用备用金；
财务部门、行政部和人事部等部门的经常性零星开支，可使用备用金；
国家和相关机构规定的可以使用备用金的情况。
备用金管理包括借支管理和保管管理，具体内容如下。
1．备用金的借支管理
（1）企业各部门在向出纳人员申请领用备用金时，要填写《备用金借款单》，由出纳人员交给财务部门审核，审核通过后由出纳人员根据该借款单向申请人支付备用金；
(2）企业要根据各部门日常所需情况，规定合适的备用金数额，而各部门要在规定数额内申领备用金，若有特殊需要申请超过规定数额的备用金时，要经过相关领导审批；
(3）各部门使用备用金获得的各种正式发票和票据，应定期送交出纳人员，冲销借支款，同时核算相应的费用。
2．备用金的保管管理
(1）单位出纳人员要编制《备用金收、支日报表》，登记备用金的收、支和结存情况，并定期报送给总经理审批；
(2）出纳人员要对单位的备用金做到按月结清；
(3）出纳人员要妥善保管与备用金收支相关的各种票据。
任何单位和员工个人都要严格按照备用金管理制度的规定使用备用金，涉及的环节主要是借支、使用和报销，相关环节中各参与者应做的事情如下。
1.使用备用金
单位部门或某员工需要临时借用备用金的，先到财务部门领取《借款单》并认真填写必要的内容，填写完毕后需签字或盖章。财务人员审核借款人填好的《借款单》，看内容是否正确且完整，确认无误后，保留其中一联，将相应的联次交给申请人，由申请人交给出纳人员，等待审核放款。
2.支给备用金
出纳人员审核申请人提交的《借款单》，确认无误后将相应金额的备用金支给借款人。
3.报销备用金
借款人利用所借备用金完成业务后，要在规定时间内向出纳人员索要《费用报销单》,并认真填写其中的内容，出纳人员根据备用金台账，查询报销人的初始备用金借款金额，审核借款人填写好的《费用报销单》，若借款人归还剩余备用金，则出纳人员在审核无误后，将归还的备用金存入保险柜，同时将借款人提供的相关票据和《费用报销单》一并提交给财务部门进行复审核记账；若需要向借款人补足借款的，出纳人员要先将借款人提供的相关票据和《费用报销单》提交给财务部门，经审核通过后，再向借款人支给应补的款项。
若相关部门或员工因工作原因而需要长期借备用金，财务部门则可根据实际情况为其一次性拨付一笔固定数额的现金，同时规定使用范围，这样有利于部门和员工及时开展业务。而出纳等备用金经管人员要设置《备用金登记簿》，用以记录备用金的收支情况，同时要保管好备用金收支的收据、发票和各种原始凭证。另外，备用金经管人员还要定期向本单位财务部门汇报备用金使用情况。在使用过程中，若有因特殊原因不能按时结算的，要向财务部门负责人说明原因，经同意后才可延期结算。
备用金管理制度的设置
1．审批制度
建立审批制度，对单位中需要申请使用备用金的部门或员工申请备用金的手续、备用金的用途范围等进行约束，符合规定的才予以审批通过并放款。
2．定额管理制度
建立备用金定额管理制度，按单位各部门的实际经营所需限制备用金的使用额度，防止现金过度开支导致资金周转不灵的情况发生。
3．日常管理责任制度
建立备用金日常管理责任制度，严格规定备用金必须由专人按照现金管理制度的规定管理备用金，严格按照规定的备用金使用范围控制现金支出，同时要在财务部门对备用金进行定期检查时提供相应的经济资料。
4．清查盘点制度
建立备用金清查盘点制度，规定定期清查备用金的时间间隔或者不定期清查方式，防止备用金被偷盗或滥用，保证备用金的安全。
5．审查入账制度
建立审查入账制度，严格检查备用金使用部门或员工进行报销而提供的所有票据，保证经济业务的真实性和票据的合法、合理性，从而严控备用金支出。
企业备用金的管理是需要遵循相关制度的，从备用金的批到日常管理再到清点盘查都需要按照规定进行。
