别再为ISO体系文件管理问题发愁，用这个信息化工具轻松搞定

随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司，合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系。

文件控制也许是管理体系中最重要的一个部分了。大家都知道，文控中心是负责体系的，体系有一部分繁琐的工作量就是文件管理。

文件控制管理着文件与过程的建立、批准、发布和保存，各种管理体系都会用到。我们现在越来越强调全员参与，要实现这个目的，文件控制绝对是一个重要的工具。

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如今ISO体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO，GMP，SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力。

但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落实，多数企业都在这个过程中面临困扰。

传统文控管理常见问题

●文档审核效率低

质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核和分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。

●纸质文档，浪费严重

现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。

●无法及时发放

当遇到大量文件需要发放时，由于对文件的缓急程度等不清楚，对相对较急的文件存在不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时。

●旧版彻底回收困难，新旧版本易混淆

文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行，而旧版本仍可调用，导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况，以至造成不必要的经济损失。

●文件查询、调阅困难

随着文件的增多，如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。而且往往文件还需要关联许多其他文档，因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。

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相信做过文控的小伙伴对于发文件跑断腿，收发记录手写发麻的场景都记忆犹新。

想当初小编也是万千文控中的一名，刚入职场那会小编去了一家四千多人的私人企业，每次发文件的时候要在四栋办公楼中穿梭，从1楼到10楼爬个遍，要是有漏发的情况又要跑一遍，那个酸爽的滋味现在想来都有点发抖。

言归正传，说到这个文件管理，虽然现在发文件不需要亲自跑腿了，但文件管理还是一个难题，每次外审时文控记录总有这样那样的问题。

那么有什么好的妙招可以确保文件管理没有死角，客户审厂和认证机构来审核时想怎么查咱也不怕呢？

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随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整严谨的文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。

艾思欧IMS体系管理解决方案遵循ISO9001标准，提供强大的流程管理和文档全生命周期管理。

系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等，不仅可以大幅节省印刷和纸张成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。

艾思欧IMS体系管理解决方案是帮助企业推动ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。

此外，艾思欧IMS还可将企业所有供应商相关资质以电子版的方式统一上传到平台存档，并设置有效期时间管控，系统到期自动提醒，及时预警近效期或过期资质，并通知管理员及时更新，帮助企业提高生产效率。

另外，系统自定义文件审核流程可适应企业内部对特定文件审批管理需求，流程人员中在发起审批过程中，能自定义审批期限、定义流程、步骤等操作，流程每次处理，节点相关人员都会收到即时消息、邮件、短信提示，超期自动提示，审批过程中可插入签名或电子章，真正实现文件自动化流转，节约了大量的ISO文件传输时间，加快文件审核，能真正提高体系人员的办公效率。

当然了，仅有这些还不够，为了解决很多体系从业者面对体系文件不知如何下手的问题，艾思欧IMS还提供了大量的体系文件标准模板，体系管理者只需根据自己公司的实际情况在上面稍作修改即可编写完成。

还有各种让企业头疼的外审、二方审核问题，也可以用了艾思欧IMS轻松应对。审核步骤一目了然，无需辅导，连去咨询公司的钱都省了。

一阶段审核自动同步管理手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件；

二阶段审核，自动同步各表单的历史运行记录，不再需要人工到处搜集；

在线实施不符合项整改并跟踪，自动汇总整改记录形成整改报告。