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如何有效掌控你的时间?

2017-01-22  本文已影响0人  慧慧张

什么是番茄钟工作法?


要做一件事儿,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该事情无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个x短暂休息一下(3-5分钟就行);每4个番茄时段多休息一会儿。

如何利用番茄钟高效地工作和学习?



一:先要高效首先就要做好准备工作

1:列出最近(可以是一周或者最近几天)活动清单和今日待办(今天需要办的事情)

2:准备一张纸,一支笔和一个番茄钟就可以开始了

二:其次要想高效就要做到不被外界干扰和中断

1:内部中断(自己造成的中断)

直觉向心智发出的信号,告诉自己去做当前正在专注的事情以外的事情。比如你在工作学习时,突然脑子里会想到要打电话订票,觉得想喝水,一面心里又想着午饭要吃什么呢......

那么如何解决这些中断呢?

例如,如果突然想起得打电话订票,是否要马上拿起电话就拨呢?不!继续番茄钟,但是必须得实事求是,一次番茄钟中断了几次?一天供中断了多少次?这个在没能高效利用番茄钟工作法之前必须在准备的纸张上做好记录,那么我们可以把打打电话(今天一定要办的话)列到今日待办下面有个标题“计划外紧急”,如果不是紧急的,那就列到活动清单中,做个标记记录一次中段,在把所有的今日代办办完以后再去办这个事情,或者把它和今日代办的其他的一些零散事情(不足一个番茄钟的)列到下一个番茄钟一起做。所以一旦我们遇到内部中断,我们要接受它,然后纪录它,然后继续你手里的工作,避免真的被打断。至于说像喝水什么的,那就在开启番茄钟之前把杯子倒满,或者一个番茄钟后休息时间再倒水。其实对付内部中断最好的策略就是可视化,接受然后纳入计划或者删除,不让它在这个时间段去占用自己的脑子,当然如果这样的事情比较多的话,说明我们的准备工作做得不好,没有把今日代办和最近清单列完整,这就需要我们去完善第一步的工作了。

当然也有一些内部中断是无法避免的,急着去洗手间的时候就得去,如果去之前看了一下时间,番茄钟只剩下10分钟,回来后还要继续当前的番茄钟吗?不行!如果任务被放下了,无论是暂时还是长期当前的番茄钟都必须作废,你需要开启一个新的25分钟番茄钟。

需要特别注意的是,番茄中期间,不得真正地被一件事中断或者一个事件未完成做另外一件事,又或者一个番茄钟内做2件事情,上面提到了,我们应该把所有的事件在开启番茄钟之前需要的时间规划好,如果一个番茄钟内做不完的,可以2个番茄钟或者三个,如果有几件事都需要极短的时间,可以集中在一个番茄钟内集中处理。

2:外部中断(他人/他物造成的中断)

1)他人中断一般是有人找你询问,或者请你帮忙,等你答复。

2)他物中断一般是外部环境突然影响到你,如(汽车,电话,微信,QQ......)

例如你正在工作,一位同事突然问你“哥们儿,昨晚干嘛去了?”或者一位老朋友打来电话叙叙旧,又或者手机短信微信不停响,提醒你有新消息。面对如此种种该怎么解决呢?首先电子邮件和短信微信提醒很简单,静音就可以了。如果有人找你面谈在不影响结果的前提下可以请求对方稍等,如果同事跟你聊天,尽量用好的方式让对方知道你的工作模式,在番茄钟之间家人和同事没有着急事情尽量不要打扰,当然番茄钟不是我们拒绝帮助同事的理由,一旦必须要中止那就中止,所以我们一定要做好记录中断的次数和原因,便于一天或者一周下来发现统计自己真正可以完成几个番茄钟,这样我们就能更好地去安排调整一天的时间和工作,更有效地去完善利用番茄工作法,如果一周下来发现平均每天完成的番茄钟在8个,那就完全不能提前给自己安排15 个番茄钟,人是情感动物,超出能力范围之内,会有抵触情绪,另外长时间处于紧张高效工作状态其实是不利于工作效率的。

番茄钟后的注意事项


一:休息调整

每一个番茄钟后要休息3-5分钟,完全放下工作,分身出来,也要远离任何挑战智力的活动,可能会喝点水,或者想想晚上吃啥。也可以从从办公椅走开,走两步活动一下筋骨,伸一下懒腰,休息期间,思考上一个番茄钟或者下一个番茄钟是不允许的,也不要打重要电话,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡,休息之后你要决定:是继续进行同一项活动还是切换到另一项活动,如果要切换是因为重要程度有所改变,或者上一项活动已经完成,一般来说是要事优先的原则。

4个番茄钟钟后要有一个较长时间的阶段性休息。阶段性休息以15-30分钟最适合,可以清理一下自己的办公桌,也可以到自己喜欢的社交网站转转,你甚至可以在10分钟内打个盹或者闭目冥想,当然不是说一定要睡着,但是可以进入一种浅睡眠。长期的精神紧张会导致工作效率和集中力下降,从而使得工作和学习的快乐变成焦虑,灵感变成敏感,还容易发怒,起到适得其反的作用。

二:分析总结

在一天结束后,根据记录的数据来分析哪些是有效的番茄、哪些是浪费的番茄,分析出有用的信息,更好地完善番茄钟方法,从而来帮助自己提高效率。

灵活运用番茄钟工作法


    番茄钟工作法只是适合绝大部分人的方法,比如规定一个番茄钟是25分钟,这是根据人脑的思维形态来设置的,然而如果自己在使用过程中坚持一段时间后始终发现自己很难集中注意力达到25分钟,那就可以把一个番茄钟定位20分钟也未尝不可。同样番茄工作法也不一定非要一个人使用,同时也可以约家人周末一起用番茄钟读书,和同事一起使用番茄钟工作,让大家都能体会到番茄钟工作法的高效,同时又不会在你的番茄钟内去打扰到你,包括番茄钟的工具,不一定非要是番茄钟,可以用电子计时表等等不干扰公众的工具,因为我们每个人的个体差异,所以任何有利于提高工作效率的改动都是可以的,但是一切都是以提高工作效率合理利用时间为前提的。

    说了这么多,其实番茄钟工作法就是一个时间管理的方法,如果大家觉得自己自律性不高,学习工作效率不高,不妨看看这本书,借鉴一下,如果觉得自己是一个非常自律,注意力集中,同时效率比较高的人,花时间去看这本书,我觉得意义不大。

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