管理的实践12·正确使用报告和程序

读书笔记总第103

要实现自我控制的管理，就要借助一定的管理工具。

报告和程序，就是自我控制管理的必需工具。

但在实际的管理实践中，报告和程序经常被误用，从有效的管理工具转而变成邪恶的统治手段。

误用程序和报告的行为，最常见的有三种：

一是将程序当成道德规范工具。

实际上，多数企业的程序是对经济法则的效率表达，只规定如何做快速完成，而不会规定应该做什么。程序从来不能规范行为，正确的行为也不可能靠程序建立。

二是将程序当成判断工具。

这应该是误解最多的存在，程序正义之说也许是对其最好的解读。但实际上，如果一旦出现在管理上，企图通过程序的正义追求，就作出某项判断或者某个决策，则必定差之毫厘失之千里。事实上，只有在不需要判断的地方，程序才能发挥效用。标准程序的价值，是将早已经过检验的经验，重复使用在匹配的生产环节。

有匹配，就有不适，而管理，就是找到标准程序不适用的例行状况，并做出检验程序有效性的相应判断。而不是依靠单纯程序的正义，得出管理决策上的判断。

三是将程序当成对下级的控制工具。

这样的故事，几乎在所有的企业、公司或组织内，以相似的形式上演着。每天填不完的例行报告，早计划，晚日报，中间还有各种报表。管理者的工作，则大部分地陷在报表处理上，而下属则将“漂亮的报告”，看得比实际绩效更重要。

如何正确使用程序和报告

一个基本原则：最低限度

德鲁克认为，只有当报告和程序能节省时间和人力时，才运用这项工具，并尽量简化。

一个自检制度：定期检视

多长时间检视一次合适呢，德鲁克认为，至少应该每5年检讨公司内部表格一次。

一个应用控制：关键领域

一个“企业应该只采取达到关键领域的绩效所需的报告和程序”。因为一旦你试图去控制所有的事，就等于控制不了任何事。所以，要有虚有实，抓住关键节点关键领域，做实；在其他非重点环节，做虚，最大化自我控制管理原则。

一个价值共识：管理工具

报告和程序，只是管理者的日常管理工具，填表者的应用工具，而不能被当成衡量绩效品质的评估项。除非，是专门负责表格管理的职能岗。

【明日继续学习：管理哲学】