《搞定Ⅲ》附录7：关注层面——读书笔记

       高度图

        “工作”至少要在6个层面被定义和管理,它们分别对应视角的不同高度,涵盖了从根本意图(对一件事、一项事业、一种生活的意义和价值的理解)直至日常琐事(由意义和价值观引发推动事务发展的具体下一步行动)。如果你能对自己在多个层面参与社会生活的行为做出评价,妥善地分辨、捕捉和执行各种承诺和事务,就能做到心思澄明,减少精力的无谓消耗。多个层面的和谐可以使办事效率达到最高水平。

       优先级自上而下排列,也就是说,你的宗旨和价值观决定你的愿景,构想导出具体目标,具体目标构成关注和职责范围。它们共同引出项目,项目要求通过行动来完成。明确、顺利执行各个关注层面的事务是同等重要的,但是,你在各个层面的思考内容和承诺却有所区别。你人生的根本动力也许是帮助别人实现梦想(宗旨),它体现为你要成为世界级的运动员和发言人(愿景);要实现这个愿景,你必须先取得国家队候补队员的身份(目标);要成为国家队队员,你必须坚持高强度训练(关注范围);为了接受训练,你知道必须聘请私人教练(项目);为此,你要给大学教练打个电话(下一步行动),请他推荐合适人选。

       高度图可以指出在特定的时间点,你在哪个关注层面进行怎样的内省和外在交流价值最大。它可以是某个高度的关注层面,也可以是它们的综合。你也许知道自己的长远目标,却不知道具体该做什么。你也许怀有愿景,却不知道怎么行动、由谁来执行等。在所有高度保持活跃的思考是个动态过程。生活在变,你的观念也在变,相应的,关注范围也必须不断更新。

       下面是关注层面的几个高度及其典型格式和查看的最佳频率。(范例取自虚构的店铺“格雷西 的花园”)

5万英尺——宗旨和核心价值观。某事物的安身立命之本及其成功标准。我们为什么做这件事?主要行为是什么?

格式:与合伙人、董事会、团队、家庭召开外出会议;对即将启动的项目、会议、整个企业的初步讨论以及人生规划

频率:有必要进一步明确和指明方向,协调努力、激发动力的时候

(格雷西的花园:“提供高质量的园艺设计和园艺用具,竭诚为零售和批发客户服务。客户关系牢固而持久、环境友好型产品、扶助员工等”。)

4万英尺——愿景。顺利落实的感觉如何,看起来、听上去是什么样?长远结局和理想图景。

格式:与合伙人、董事会、团队、家庭召开外出会议;对即将启动的项目、会议、整个企业的初步讨论;人生规划;每年重新思考企业的方向;提出理想情景;个人藏宝图

频率:有必要进一步明确和指明方向、协调努力、激发动力的时候

(格雷西的花园:“在邻近三镇树立‘一流园林景观商店’的声誉。缔造富于趣味性、创造性和知识性的观光购物点,长期吸引有钱有闲的客户,满足他们的特殊需求。”)

3万英尺具体的长短期目标。为了实现愿景,我们在今后12~24个月希望实现什么,必须实现什么?

格式:与合伙人、董事会、团队、家庭召开外出会议;战略规划;每年召开目标设定和规划会议;人生和家庭计划

频率:每年;每个季度总结和重新调整

(格雷西的花园:到年底销售额增加15%,利润达到20%,成立批发业务并实现赢利。)

2万英尺—关注和职责范围。生活和工作中必须维持在定标准之上、使生活正常运转的重要领域。

格式:岗位描述、组织结构图、员工手册、个人生活方式对照表、家庭责任目标;项目对照表

频率:业绩总结,每月个人总结,工作和生活发生变化,有必要重新评价自己的责任的时候

(格雷西的花园:行政、管理、公关/营销、销售、财务、零售经营、批发经营等)

1万英尺——项目。我们想实现的结果,要求分步执行、在1年内完成。

格式:全部项目的总清单,项目计划(项目细分很明确)

频率:每周回顾;下一步行动的内容滞后的时候

(格雷西的花园:“成立批发部、整理文档、招聘销售负责人、最终敲定‘埃克景观’的合同、修理/更新HVAC系统”等)

跑道——行动。要对项目或其他预期结果采取的具体的下步行动;要执行的单次行动。

格式:日程表、行动清单(如:电话、外出事宜、家、办公室、与老板商谈……);行动文件夹或文件簿(如:阅读/回顾、要付的账单)

频率:每天多次;只要下一步做什么的问题被提出

(格雷西的花园:“为批发部门制订计划;发电子邮件给桑迪或汤姆,请求推荐簿记员;打电话给布兰多,安排午餐会议;回顾埃克公司的购买记录;搜索/查阅同类商家的网上广告”等。)

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