研讨会

1 目的

研讨会是为了让所有涉众 ^[1]共同努力实现一个既定的目标。

2 描述

研讨会是一种 由关键涉众和主题专家（SME）参加的 集中一段时间内的专注活动。 研讨会的目的可能包括 计划、分析、设计、范围定义、需求收集、建模 或这些方法中的任意组合。 可以使用研讨会来为新功能或产品集思广益， 达成对某个主题的一致意见， 或评审 ^[2]需求或设计。

研讨会通常包括：

• 代表性的涉众群体，
• 一个明确的目标，
• 互动与协作的工作，
• 一个明确定义的工作成果，以及
• 一个调解人。
  研讨会可以促进涉众之间的信任、相互理解以及强大的沟通，并产生指导未来工作努力的交付成果。

理想情况下，由一位经验丰富的中立调解员来主持研讨会；然而，团队成员也可以充当调解员。 书记员记录达成的决策和任何悬而未决的问题。商业分析师可能是这些研讨会的组织者或记录员。如果商业分析师是某个主题领域的专家，他们可以作为研讨会涉众。但需要谨慎处理这种情况，因为它可能会让其他人对商业分析师的角色 ^[3]感到困惑。

3 元素

.1 准备研讨会

在准备研讨会时，商业分析师：

• 定义目的和期望结果，
• 确定参与的关键涉众，
• 确定主持人和记录员，
• 创建议程，
• 确定输出如何被捕获，
• 安排会议并邀请与会者，
• 安排房间后勤和设备，
• 提前发送议程和其他材料，以便与会者做好准备，并提高会议效率，
• 如果合适的话，与涉众进行预研讨会访谈 ^[4]。

.2 研讨会角色

成功的研讨会涉及多个角色：

• 发起方：通常是研讨会的非涉众，但对其结果负有最终责任。
• 主持人：为研讨会确立专业客观的基调，介绍研讨会的目标与议程，执行结构和基本规则，使活动专注于目标和预期成果，协助决策和解决冲突，并确保所有涉众都有发言机会。
• 记事员：在研讨会之前确定的格式中记录决定，并跟踪任何被推迟的事项或问题。
• 时间记录员：用于跟踪每个议程项目所花费的时间。
• 涉众：包括关键涉众和主题专家。他们负责提供他们的输入和观点，倾听他人的观点，并在没有偏见的情况下讨论问题。

.3 举办研讨会

为了确保所有涉众对研讨会有共同的理解，研讨会主持人通常会以一个关于其目的和期望成果的陈述开始。 一些研讨会也可以从一个简单或有趣的任务开始，以打破僵局并使涉众能够舒适地一起工作。

制定一致认同的合作规则，可以有效地建立一个富有成效的合作环境。合作规则包括：

尊重他人的观点，

• 每个人都应该做出贡献，
• 非主题讨论应限制在特定的时间范围内，
• 讨论问题，而不是人，以及
• 一个决策如何做出的协议。

在整个研讨会期间，促进者通过经常用研讨会的目的和成果来验证活动，保持关注。

.4 会后总结

研讨会结束后，研讨会主持人会跟进任何在研讨会上记录下来的积压事项，完成文件工作，并分发给研讨会涉众和其他需要了解工作的涉众。

4 使用考虑因素

.1 优势

• 可以是一种在相对较短的时间内达成一致的方法。
• 为涉众提供了一种合作、决策和相互理解的手段。
• 与进行多次访谈相比，费用通常较低。
• 涉众可以立即对问题或决定提供反馈。

.2 限制

• 由于涉众的可用性，安排研讨会可能会变得困难。
• 研讨会的成功在很大程度上取决于促进者的专业知识和涉众们的知识。
• 涉众过多的研讨会可能会拖慢研讨会进程。反之，从涉众太少中收集反馈可能导致忽略一些涉众的需要或问题，或者导致做出不符合大多数涉众需要的决定。

本文同步发表在 软件需求探索的http://www.srs.pub/babok/yantaohui.html

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1. 涉众定义与解释.http://www.srs.pub/theory/stakeholder.html ↩

2. 商业分析中的五十种分析方法和技巧之37-评审机制.http://www.srs.pub/babok/pingshen.html ↩

3. 商业分析中的五十种分析方法和技巧之39-角色与权限矩阵.http://www.srs.pub/babok/juese-yu-quanxian-juzhen.html ↩

4. 商业分析中的五十种分析方法和技巧之25-访谈.http://www.srs.pub/babok/fangtan.html ↩