别再忙碌了，开始打造专属自己的收集箱系统

阅读了那么多的时间管理书籍，尝试了那么多的时间管理办法，依然觉得自己非常忙碌，似乎脑子里装的事情更多了，不知道如何解放自己。本文的主要内容就是告诉大家别再忙碌了，开始打造专属自己的收集箱系统。

一、你忙碌了吗？

相信大家都会碰到这样的场景：

当顺着自己的思路专心写文档的时候，突然同事过来想跟你探讨一个项目的细节；

当在开会讨论得热火朝天的时候，突然接到客户的一个电话，想看下之前签的协议条款；

当你在吃饭的时候，突然领导告诉你明天下班前要给他/她一份方案文档。

工作中有太多类似的场景，导致我们无法专心处理一件事，生活中也是如此。如果我们这个时候放下手上的工作去处理突如其来的事情，可能会导致以下结果：

由于不停的在每件事情之间进行切换，导致每件事情都无法集中精力去做，手上的事情无法按时完成；

由于不是按照自己的节奏进行工作，容易带来负面情绪，增加不必要的压力；

感觉一天忙忙碌碌，结果却没有实际的产出，享受不到工作带来的乐趣。

但如果我们不去处理的话，可能很快就会忘记同事要跟你探讨的项目细节、客户要你找的协议条款、领导要你提交的方案文档等事情。然后在别人催促你的时候，就会形成压力，各种慌乱。

二、收集箱系统需要收集哪些东西

我们的大脑根本就不擅长记忆，而是擅长思考。这个时候我们需要做的事情，就是把“一切分散我们注意力的事情”都记下来，放在大脑以外的地方，让大脑继续为我们正在专注的事情服务，而不是让大脑做它不擅长的事情。

把一切“分散我们注意力的事情”记录下来就是标题提到的“收集箱系统”，收集箱系统也是收集一切“分散我们注意力的事情”。根据长期实践，发现分散我们注意力的事情主要分为两类：

第一类，没有留痕的事项。像临时电话、临时任务、突发的灵感和想法、面对面交流的要求（类似于番茄工作法中提到的“中断”和“干扰”），这类事情如果你不及时记录下来，那就变成依靠记忆来记，赶上记忆不靠谱的情况，就很容易忘记。

对于这类事情，不管是大事情还是小想法，不管你手头正在做什么事情，都迅速用简单的一两句话记录下来，把没有留痕的事情变成有留痕的事情，然后迅速回到手头正在做的事情上去。只要记下来的，你就会相信不会忘记了，就可以解放大脑专心干手头的事情。

另一类，有留痕的事项，包括信息类事情和文件类事情。随着互联网的发展，很多人习惯用QQ、微信等即时工具谈论工作，更有甚者把电子邮件当做聊天工具讨论工作，你不可能要求对方不用这种方式，但这类事情因为有文字记录，相对比较容易找到记忆源，如果不是特别着急的事情，可以在当下专注的事情完成后再进行收集。文件类事情，也可以采用类似的办法。

总之，一切“分散我们注意力的事情”都应该进入我们的收集箱系统。

三、收集箱系统的工具选择

随着时间管理、手账记录各种理念的兴起，相关的工具也变得五花八门，不管工具展示的形式是哪种，其实万变不离其宗，主要的工具类型有：

纸+笔：这是最传统的工具，也是我最常用的工具，也是收集箱系统最后统一归集事项的地方。随着手账记录的流行，这方面的本子也是琳琅满目，不管是在工作的时候还是看书写作的事情，把它们放在触手可及的地方；

收纳筐/文件盒：真实的收纳工具，用来归集未处理的账单、待处理的文件、待报销的发票等等；

便签软件：估计每个人的手机里都有几款便签类的软件，不管是手机自带的还是市面常见的APP；

录音软件：特别是在脑子冒出想法的时候，我会快速的用录音软件进行记录，事后回看（有些软件自带录音变文字的功能，主推，不然还得对录音进行二次处理）的时候，经常会被自己的想法所惊呆；还有一个场景是在自己旅游的时候，随走随说，回来随便整理就是一篇游记，酷爆了；

聊天工具：比如QQ、微信、简书私信等，本来就自带收集信息的功能；

电子邮箱：估计工作的同学，有一大部分的事情是通过邮箱进行传递的。

四、打造专属自己的收集箱系统

收集箱系统是个循环系统，在操作过程中分为以下几步：

1）随时收集或者定期收集到临时收集箱；

2）统一整理到一个固定收集箱；

3）清空固定收集箱。

当然，这是一个循环的过程，是不断重复这几个步骤的过程，通过这个过程，可以极大的减轻大脑的压力，可以让自己专注当下正在做的事情。

4.1随时收集或者定期收集到临时收集箱

对于没有留痕的事项，建议在接到事项或脑子灵感一闪后的五秒之内就开始记录。

如果你是在办公室或者家里，可以采用“纸加笔”的方式，这样可以快速启动记录不受干扰，如果用手机APP，反而会影响注意力，毕竟不是所有人都能克制自己在碰到手机的时候不玩别的内容（像现在在写作的我，打开forest软件强迫自己不碰手机，然后将纸笔就放在电脑旁边，红色的那本是用来梳理写作的逻辑，白色的那本是用来收集事项）；

如果你是在外面，比如坐地铁时、跟朋友聊天时，这个时候可以用随身携带的手机进行记录，毕竟大家是手机不离手，如果一本正经的拿出纸和笔，效率反而不高，而且容易被人视为另类（不过这是一种高大上的另类）。

对于有留痕的事项，不管是信息类事项还是文件类事项，因为有文字可以用来回忆，倒不需要那么着急进行处理，待专心处理好手上的事情之后，看看有没有比较紧急的事情，如果有的话，在这个时间进行收集并且安排后续事宜；如果没有的话，我一般习惯在下班的前夕，把一天的聊天记录、邮件内容、文件内容等翻一遍，然后把它们整理成事项加入收集箱。

4.2统一到一个固定收集箱

当你按照上面步骤处理好各种事项的收集工作后，会发现这些事项可能还是分散在不同的地方，比如手账本子、便签软件、录音软件上。这个时候需要把它们归集到一个固定收集箱中（对于不是特别着急处理的信息类事项和文件类事项，也可以在这个时候直接加入到统一的收集箱）。我一般是将便签软件、录音软件等其他临时收集箱上面的事项统一通过“纸和笔”这个固定收集箱来进行归集。

因为涉及到事项的归集，不管选择什么样的工具进行收集，建议工具越少越好，最终归集的地方只能有一个。

4.3清空固定收集箱

当把所有的事项都归集到一起后，会发现自己的固定收集箱已经记得密密麻麻了。需要每天定期（一天N次或者下班前）对收集箱里的事项进行盘点，如果是已经完成的、已经交给别人做的、或者不用的事项、不靠谱的想法都清除掉，然后从里面找出第二天需要处理的事项，这也就是第二天工作的待办事项（从固定收集箱到待办事项清单，其实又是一个比较大的内容，不再这里展开）。

5、总结

由于专心做一个事情的时候，经常会被其他临时的事情打断或干扰，为了将这种情况的影响降至最小，我们需要打造专属自己的收集箱系统。操作步骤其实很简单，首先选择合适自己的工具，然后在不同的场合用不同的工具进行快速收集，接下来定期统一到一个固定收集箱中，并每天清空收集箱内容。

你get到了吗？欢迎大家一起探讨。

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