如何在单位里进行有效的沟通

在一个跨国公司里，比较专业的人会遵守下面六个基本的沟通原则：

1. 好消息要当面通知对方，如果不行，一定要电话通知对方，如果电话找不到人，给他留言或者发邮件告诉他有好消息，希望约他当面聊。

阿兰·尤斯塔斯是过去Google主管工程的第一把手。他到Google的时间不算太早，在他之前已经有几个同级别甚至级别更高的人了。但是尤斯塔斯两年就当上了工程的第一把手，这和他善于沟通有关。

尤斯塔斯刚到Google做的第一件事情就是给每一个工程师更新显示屏，那时还有一大半工程师使用CRT（一种使用阴极射线管的显示器，Cathode Ray Tube）的老式显示器，那东西既毁眼睛又占地方。

于是尤斯塔斯给公司算了一笔账，如果给每个工程师花上2000美元买一个液晶（LCD）的显示器（当时这种显示器还很贵），虽然看上去花了不少钱，但是大家做事的效率可以提升，还是合算的。公司也同意了，因此尤斯塔斯就做了这件事情，然后将显示器一个个交给工程师们，通过和大家一个个地见面交谈，他让大家知道他是一个可以听大家倾诉困难，并且愿意帮助大家的人。

在一个单位里，给下属发奖金，一定要当面交到他们手里，尽管钱是经过银行直接转账的。不要用邮件或者信件等方式传递这种信息。

作为下属，如果你做出了很大的成绩，想让老板知道，在给他写邮件时只要告诉他有好消息即可，然后约他当面汇报，不要在邮件中写太多的细节。在邮件中将细节告诉对方的坏处是，这种信件式的信息传递效果没有当面口述好，老板的印象不深刻，更糟糕的是，你报喜的邮件可能被淹没在他那一天要处理的诸多公文中（包括微信），他甚至没有注意到。

单位之间的通信也是如此，无论是大学的课题组招收一个博士生，还是公司录取了一个人，都会电话口述，而不是简单地用一个冰冷的邮件通知对方，更不能用微信这种不正规的通信手段。

同样地，接受对方的Offer（录取通知），也要当面接受，或者电话接受，不要用邮件。即使用邮件在第一时间通知了对方，也要再打电话正式通知或者接受。

2. 对于坏消息，视情况而定。如果自己有责任，需要解释的，依然不能用邮件通知，比如解雇一个下属。当然在男女朋友要不要分手这件事上，更不能在微信上扔下一句话就完事。如果不是很重要的事情，用邮件通知即可。

3. 主观的事情要尽可能面对面沟通，客观的则可以用邮件。凡是涉及到有很多主观看法的事情，最好不要用邮件，更不要用微信沟通。

这样做有两个非常致命的害处，第一个是，主观的事情需要通过交互对话才能说清楚，才能影响对方，而不是单纯一段话能够说清楚的。第二，由于是主观的看法，最好不要给对方留底，以免将来被翻出来造成麻烦。很多人对领导有意见，洋洋洒洒写了一大堆话，即使今后和这个领导关系不错，但是哪天他无意中翻出来这封邮件，总会有点不舒服。

当然比邮件更糟糕的是用微信提意见。讨论主观的事情，写邮件好歹还过脑子，但写微信常常是很随意的，没有经过深思熟虑，自己不能够表露的情绪就表露出去了，会引起不必要的误会。而比写微信更糟糕的是微信中留语音，因为它比打字还不过脑子。

在单位里凡是涉及说服别人的事情，都属于主观这一类。

很多时候，客观的事情，你反而需要用邮件，即使已经面谈过了。比如领导许诺你，只要工作做得好，下半年就提拔你。你不妨将这次谈话写一个邮件，算是备忘录发送给他。

邮件可以这么写，“感谢领导的肯定和栽培，尤其感谢您提到下半年我如果完成某项任务就将获得提拔，我一定会努力干的，请领导放心，一定不辜负您的希望，等等”。这封邮件就算是“立此存照”了。大部分时候我在和客户谈合作之后，都会让对方确认我们谈过的内容，以免对方今后赖账。

4. 涉及到法律问题的事情（比如专利），或者讲竞争对手坏话的言论，一定不能有文字记录，以免将来到了法庭上成为不利的证据。当然，告同事状，甚至诉说委屈这种事，也不要留有文字记录。

5. 公事和私事使用的邮箱不要混用。用单位的邮箱谈私事当然不好，因为单位掌握了你的隐私，特别是你的很多小私心。同样，反过来用私人邮箱谈公事一样糟糕。即便大家不像希拉里那样谈的内容涉及机密，但使用私人邮箱也会给对方极不专业的感觉，要知道企业级的邮箱比个人邮箱的安全性强很多，个人邮箱其实非常不安全。

6. 约人说话的时间也很有讲究，作为下属，不妨约老板比较晚一点的时间，即使快下班也没有关系，因为老板通常会走得很晚，他也会觉得你工作得很晚。当然你也可以约老板一早的时间。反过来，作为老板如果老是约下属晚饭后谈工作，则显得刻薄寡恩。（吴军的硅谷来信）