2019年档案管理督导检查说明（2019.06.17）

此检查表请结合《ZNFW-B-ZBAD028档案工作评估标准》、档案管理培训课件使用

1、管理职责

检查要点：要求档案管理责任人应对立案归档的工作流程清晰掌握，同时可询问其对档案编号是否清楚了解。

2、档案背脊

检查要点：2018下发档案管理制度之后，需统一使用下发的背脊模板，制度下发之前不予以追溯。具体模板样式可见档案管理培训课件第12页。

3、档案分类

检查要点：现场随机抽取各部门的档案，档案分类需符合《ZNFW-A2-ZBAD004(1)档案分类方案及基本归档范围》，如证照管理属于行政科目下，则档案编号中一级类目应为XZ，二级编号为02，背脊中应注明为证照管理，详见档案管理培训课件第12、13页。

4、档案编码

检查要点：档案编号规则如下，请尤其注意二级类目及盒号是否符合要求。二级类目需符合《ZNFW-A2-ZBAD004(1)档案分类方案及基本归档范围》。

5、档案卷内目录

检查要点：档案卷内目录填写正确完整（序号、文件编号、责任者、文件提名、 日期、页数），并做到及时更新与档案内资料一致。

6、档案柜目录

检查要点：建立档案柜资料目录清单，便于查阅检索。具体样式各区域可自行制定，但需与柜内实际存放资料保持一致。

7、档案查阅记录

检查要点：现场查看档案查阅登记表，表中借阅人、档案管理人、日期、档号、档案名、等信息填写完整，且使用体系表单。

8、档案排列

检查要点：检查档案排架是否合理有序，各档案依照一定顺序，且便于快速查找的。如按照一级类目及二级类目的顺序由上至下、从左至右进行排列。

9、档案内容

检查档案文件柜规范统一，档案装具包装完好，无破损、无随意涂改迹象。

归档的文件材料要字迹清晰、图面整洁， 不得出现随意涂改的记录， 不得使用易褪色的书写材料书写、绘制。

档案的立案归档时间及时，按照《档案分类方案及基本归档范围》中要求，如行政中的考勤管理要求季度归档，可查看上一季度归档情况。

10、档案督导

检查要点：区域应针对项目档案管理情况进行抽检，并留下评分与整改记录。评分表描述需清晰完整，有具体的整改反馈记录。

11、档案基础设施

档案室/档案柜干净整洁，不得堆放无关杂物或文件零散存放。

档案室配有或档案柜相邻的办公场所配有专用灭火设备。且不得存放易燃导燃物品。

示例

档案室/档案柜的钥匙由专人进行保管，其他人员不得随意进入或者打开。

示例

The End