如何开好会议？

最近和朋友晓聊天，她分享了一个如何倾听的例子，让我颇有启发。

晓是公司人力主管，在参加老大难项目验收会议时，通过仔细聆听捕捉到领导的真正需求，然后随机应变，顺利促成了项目验收。

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晓的厉害之处在于她能从领导话语中听出倾向，并迅速整理思路，提出两个解决方案(一个是今年付款，一个是明年付款)，给领导做选择，并说出自己的建议（今年付款），而这个建议正好是领导想要的。

领导的话包含：
我就是最后的审批人而已，关键是用户满意，财务算账清楚。
从9月开始做预提，分摊到4个月，费用是多少？
我们尊重事实.....

晓说，在会议前，其实她更多准备第二种方案，不影响今年的预算，但沟通后，她立马调整了汇报的重点。

02

在汇报完项目内容后，领导问了个问题：

为什么项目上线3年，到现在才验收？

她回答因为项目之前一直有很多bug，在不断修复，直到今年1月review时，我们提出了11个问题，直到前一段时间，问题才最终处理完。

在今年一月份，我们才知道有项目最终费用，之前费用没有确定。

这就隐含回答了另外一个问题：为什么不在预算内。

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晓给汇报的同事提了建议：

a. 汇报时不能只从技术角度呈现，而需要从业务背景角度列示项目带来的好处。

我们往往很快从Why到how，但管理层经常需要听的是why。

why偏理论，难以量化，所以听者往往提不起兴趣，但从更高的角度来看，why很重要，因为涉及到做事的动机。how是从能力的角度。

比如：为什么要上这个项目，因为通过这个项目管理了上万名客户，管理了十亿的费用。我们的确需要这样一个系统来管理。现在系统也基本满足了我们的要求。

一个细节，她在开会前等领导进办公室前，就问了几个主要的数据，如客户数。这个数据在她补充时就用上了。

b.事先需要演练，但要从不同的角度：

汇报的同事也演练了五六篇，对演讲的内容很熟悉，但领导一个问题，直击要害。为什么这个项目到现在才验收？就把之前准备的内容全部打破了。

准备前多和观点不同的人沟通。

听是最易事情也是最难的事情。