体系落地难？教你如何用信息化手段有效推进质量管理体系建设
体系到底有没有用？
这个问题停留在许多人的心里
有高层， 有员工， 甚至有质量部
曾经，在一个资深质量负责人口中听到
“我觉得体系就没用
就是做给别人看的”
这句话对一个搞体系人来说
无疑是莫大的悲哀
如果只是为了拿到证书
按标准要求建立一个与实际运行不一致的体系
从开始就注定了这个体系
两张皮的属性
这样的体系肯定是无用的
一个“买”来的体系
谁会去在意它、呵护他？
没用是必然的
体系的好处人尽皆知
但是怎么才能做出实用的体系呢？
当前，很多企业存在大量信息化系统堆砌的情况，体系再好，若采用纸质化来支撑的话，发展到后续，一定会因为业务运行状况的变化、企业组织架构、体系类型、文件及流程版本的繁杂变化，导致文件、制度、流程跟不上大体量的变化。
最终，编写得再好的体系文件也会“不实用”，因此借助信息化手段来管理企业的各个体系就变得非常迫切。
那么我们要如何通过信息化来进一步推动质量管理体系建设呢，小编认为需要从以下层面来加以考虑：
一、建立具有针对性的文档管理系统，通过加强对现场文件及记录的控制，实现对体系文件的有序条理化管理。
质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录的查询、审批、管理、发布、存档等一系列操作均能通过系统实现电子化、网络化管理，尤其对文件的版本一致性控制、操作权限控制、机密文件的保密、修改过程的痕迹保留等实行专权管理，保障质量体系管理的运转正常。
1、系统以文档管理为核心，以ISO质量体系的管理思想为指导，利用计算机软件系统，实现管理体系文件的发布、更新、查询，监控体系文件的流转过程，让所有员工均能接触并充分地学习体系文件，熟悉体系文件，掌握操作流程。
2、建立对原始记录（表格）的控制管理，包括对有效、符合、适宜的各项记录本身的管理和对记录所含内容的管理，而对这些内容的管理正是ISO标准运行管理中最具灵魂的工作，是管理体系其他所负责工作的重要依据，是提高管理水平的关键。为此系统要支持企业经营活动过程的动态重组和质量记录的定制，以满足企业质量管理不断发展的需求。当需要时，能迅速查阅所需记录的详细内容，并随时可对相关记录信息进行汇总、分析，得出有决策意义的报告。
3、对ISO9000中通用的要素，如文件控制、记录管理、管理评审、人力资源、内部审核、持续改进等，系统需要提供流程及质量记录模板，使用者可根据自身实际情况修改，其余要素使用者可以在满足体系文件规定的条件下设计个性化流程及质量记录。
二、加强对流程的管理，努力实现工作流程的自动流转和监督、监控、考核、评价。
当质量体系建立起来以后，不能整天只是将这些名目繁多的体系标准与文件要求摆在桌面上，挂在口头上，而没能落实到具体行动上来。针对此，我们在做信息化系统时一定要能够提供一系列的流程支撑体系，通过信息化的流程实现这些标准体系文件精神的贯彻落实。
企业内部管理流程，需要按照ISO9000管理的要求，建立工作流程、工作模板、做到事前有预防、过程有监督，事后有分析。从而有效解决我们在执行过程中“两张皮”的问题。
那么在企业内部流程的管理上，信息系统需要实现以下几个功能：
1、系统需要建立工作流引擎，通过自定义工作流，让参与某项管理活动的人能通过信息系统的指引，完成自己所在岗位所要完成的工作内容，避免流程反向导致操作程序混乱局面的出现；
2、工作流程中用到的过程文档，如工作表单可以通过信息系统实现自定义。因为企业的每个管理活动，都是经过管理层认真研究后得出来的结果，最符合实际工作需要的，而这些过程文档就有可能随着时间、空间的转移而发生一些变化，那么信息系统就需要提供对过程文档自定义功能；
3、工作流程要具有事前提醒、预警、警告功能，既而实现工作流程的督办、催办、异常处理和事后工作质量的考评；
4、在用户操作界面，系统需要具有待办事务的窗口，当用户登录后自动显示该用户待办工作的内容，方便用户操作；
三、加强人员技能培训力度，提高员工综合素养，努力实现管理持续改进和优化提升。
管理体系建设应坚持“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，达成“人本管理”的目标。要知道，管理体系建设的最终目的应是利用管理科学的规范化，以发挥人的潜能，提高人的职业素质与执行力。
同时，管理体系也需要进行不断的维护更新版本，以适应行业变化发展的需要。适应于管理体系的持续改进与发展，信息系统应具有以下几点功能：
1、提供对质量体系文件的目录管理和版本管理，适应管理工作中由不断创新而带来的标准文件的管理；
2、系统应提供对工作过程中各人员、岗位操作的情况进行统计分析，通过数据分析为工作流程的持续改进提供辅助依据，如某项工作经常发现超时，那么可能是时间限制设置的不准确等；
3、系统应具有员工交流沟通的平台，对于有价值的信息、思路（知识）要实现信息的发布和共享。
让体系也能信息化管理
如今，实现质量管理体系的信息化已经成为了一种趋势，一种先进的管理理念。
建立信息化系统实现有效运行，对企业质量管理体系的维护及运行，对ISO标准的贯彻实施，达到企业产品服务质量的提升，顾客满意的提高以及质量成本的大幅下降均具有颠覆性的意义。
但是信息化系统的建立过程需要付出相应的人力培训成本，系统建立与维护成本以及相应的时间成本。
面对这些成本付出与预期可得的收益，做为企业最高管理者对此类问题必须认真核算与衡量，做到从规划开始按PDCA循环有步骤，有对策的依次推进信息化系统的建立与有效运行才行。
目前诸多企业在信息化过程中一直存在以下困扰及痛点：
· 体系建设、运行及维护投入大
· 购买及维护管理信息化系统成本高
· 业务流程管控不到位，绩效提升难
· 体系多，文件多，交叉多，标准化困难
· 文件的发放体制混乱，有效文件难获取
· 文件内容、格式、版本管控失效
· 业务流程与体系标准要求结合不紧密
· 线下业务流程固化、效率低、优化困难
· 多体系不兼容导致流程重复，运行困难
· 应对外审时一问三不知
· 临时补充外审资料工作量大
· 纸质文件和单据录入效率低
· 体系贯标靠咨询，运行效果不佳
· 体系管理与业务流程严重脱节
· 体系运行工作独角戏现象普遍
……
如果你还在为以上问题困扰的话，那么现在你可以解放了。
艾思欧经过将近1年的研发、设计、测试，并结合30+家各行业代表企业的调研分析数据，开发出了具有体系文件管理、文控系统、快速贯标、快速导入、体系融合、组织架构管理、在线office、表单编辑器、流程编辑器、流程中心、内部评审、管理评审、外部评审、证书管理、OA控制模块、印控中心、会议管理、培训管理、法律法规库、不符合项库、合规型审核、二方审核、计划管理、专业领域深度定制场景应用等众多功能的体系解决方案，基于SaaS平台的特点，企业可以自行管理各自管理体系，并将表单编辑、流程编辑（大型OA系统一般不开放该功能）及其他类似功能开发给各企业，全面满足企业组织架构变化、人事变化及企业扩张发展需求。
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其优势可归纳为以下几方面：
1、从技术方面来看：SaaS是简单的部署，不需要购买任何硬件，刚开始只需要简单注册即可。企业无需再配备IT方面的专业技术人员，同时又能得到最新的技术应用，满足企业对信息管理的需求。
2、从投资方面来看：企业只以相对低廉的“年费”方式投资，不用一次性投资到位，不占用过多的营运资金，从而缓解企业资金不足的压力；不用考虑成本折旧问题，并能及时获得最新硬件平台及最佳解决方案。
3、从维护和管理方面来看：由于企业采取租用的方式来进行物流业务管理，不需要专门的维护和管理人员，也不需要为维护和管理人员支付额外费用。很大程度上缓解企业在人力、财力上的压力，使其能够集中资金对核心业务进行有效的运营；SaaS能使用户在世界上都是一个完全独立的系统。如果您连接到网络，就可以访问系统。
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