平衡工作与生活的艺术12-行动大分类

上节回顾《平衡工作与生活的艺术11-清空工作篮的关键问题》

你是否发现自己生活中有大量没有明确定义，失散在各处的事物呢？你为什么焦虑、迷茫、心绪不宁？当你在思考时，是否心中有了些许触动呢？

有所感受，其实就是最佳的行动契机。所以，撸起袖子，开始干吧。哪怕只是写一条4个字的事件，都是巨大进步。

而你现在唯一要做的就是开始它。不管你先从哪儿做起，都比干等着时机更好。你们猜，一个20分钟内都在等待时机、风向、光照等因素射击的人射中靶心的几率高？还是不管三七二十一，20分钟内不断射击的中靶几率高呢？

通过前两章，你应该已经把事务理清了7-8成，搞清楚了具体都有哪些事务，能采取什么行动，举头望去天有没有更蓝呢？遗憾的是，天有不测风云，总有大雨倾盆之时。

收集好，做了分类，如果不进一步加以整理，还是会有阴霾萦绕心间。 当然，本专辑任何一章都可作为你的起点，都一定会有所收获。如果你希望全面掌控，最好不断复读优化，才能保持心境常明。共勉。

收集和明确意义是获得掌控的第一步。如果大脑不相信自己的职责可以发挥作用-能马上找到有意义的事务，就会降低整体效率，之前所做过的努力和成果都会在你大脑灰暗的库房里。它必须确信，一切都被整理的井井有条。

在人生的前25年我渴望自由，在接下来的25年我喜欢秩序。后25年，我意识到，秩序就是自由。——温斯顿.丘吉尔

1，方便快捷，各就各位

人人都知道做事有条理是好的，没条理会麻烦；也会有人反对表示肆意发散是创造力的源泉，但如果你走进他们的生活就会发现，他们也会在自己有关的几乎一切领域建立了一定程度的秩序。

比如碗碟放在厨房里或者靠近厨房的地方，牙刷放在洗浴的地方，汽车钥匙放在固定的地方。如果有人乱到家了，他可能连床都起不了，实际上他可能甚至都没睡在床上，乱得找不到一张床可以躺下来，就更别提拥有一张床了。

如果你在等待开会的间隙，突然想到要给某个人打个电话，却找不到对方的电话号码，如果你临时决定出门，却没有待办事务的清单，想起一次出门一趟~看起来都是些小事，如果你有这么一个清单，等待的10分钟都可以做到高效利用。反之，就只可能白白浪费时间。

大家普遍有个误解就是，认为条理化就是理顺一件件要做的事情，但如果还没搞清楚问题就去解决它，只会难以落实。这也是为什么很多小伙伴学了用的不好的原因。仅仅分清了轻重缓急，却忽略了所关注事件的情境，只会造成更大的压力，难以执行。

例如，想学门外语，增加职场竞争力。非常重要但不紧急，工作压力大，根本抽不出时间。这个情境下如何见缝插针利用碎片化时间学？什么方式有成效？就是需要考虑的背景及应用场景。

看到这里，希望你没有感到头大。有些繁琐，我知道。幸好，有条理的标准因人而异，你可以在自己的标准下让事务以最高的效率、最少的精力管理，归结为8个字：方便快捷，各就各位。

对你有意义的所有事物都应该各就各位。

物品的意义跟它放置的地点要相匹配，否则要么找不到，要么想不起，渐渐地便会麻木、视而不见。

道理虽然简单，却是你把自己世界打理得井然有序的一个常见的难题。物品的意义在不断的变化，又使问题进一步复杂化。双十一加入购物车的包包，过了清空购物车的“好时机”，又成了“遗憾”源头。前两天逛街把手机丢了，还在快递途中的手机壳就成了多余。日久天长，你的世界就不再有条理，纯粹多余的物品就会影响到你的系统高效运转。

似乎都是一些琐事。但如果在一定程度上让所有事物有所规制，就会更加轻松从容和高效。你必须想清楚，这种手到擒来的便利性，值得付出多少努力来实现。

调理的定义也适用于项目、事务和工程，只是它们并不仅是具体的空间位置。根据明确以后的结果确定必须采取的行动安排日程表、先后步骤和相对优先的事务，并把它们归入纳入整体规划，妥善分配对此相关人员具体负责。

2，意义已先于条理

如果你还没有搞清楚事物的意义，就想把它们条理化，结果一定会大失所望。我们见过很多人使用形形色色的待办清单、收藏盒，甚至行动文件夹，都反映了类似的缺点，分类不够清晰。虽然用意极好，实际上只相当于垃圾箱，不过把各种模糊不清、零零碎碎的材料重新排列组合而已。

明确意义与组织整理紧密相关，这项功能和形式是一枚硬币的两面，思考和追踪思考的结果，也是息息相关的。只想要一切条理化，首先必须明确事物的意义，然后再归入同类事物。想对你身边可能有意义的一切事物进行区别，关键是确定他该归入哪项，是结果、行动、酝酿事项，还是辅助资料、参考资料或垃圾。

保持掌控的多个层面，有一条原则是通用的，你要把系统分的太粗或太细之间达到适当的平衡。

当然，在电脑的帮助下，搜集到足够的资料后，你完全可以把60件事分成公事和私事、内心的召唤和外在的难题、耗费大量资源和精力和简便易行很多类。

问题是很多人想把一切条理化，而过于细致，花费大量时间和精力并不值得。

我们需要树立信心，能够兼顾你的系统和清单列出的一切事物，并勤于思考，便不再急于把所有事情自动化。

以下给大家一部分“结果”项下的分类参考：

• 宗旨。写下你对自己的人生目标或企业前景，时时回顾，令你轻易找回内心的向往。

• 原则。你的个人信念或者个人操守，需要鼓舞、完善时就拿出来看看。可以试试：“当我怎么样的时候我最优秀”20条最佳行为准则，这个清单效果很好。

• 愿景。把长远的成功愿景和目标以图文并茂的形式保留好。

• 长短期目标。这个层面侧重操作，结构也更细些。可能有十几个或者甚至更多。你有业绩目标吗？你把它放在哪里？公司的规划保存在哪里？只要便于随时查阅即可，不必太复杂or太细致。

• 关注层面。我们渴望的生活和工作多个层面的结果，它们可被视为精心维护的对照单，用一两张单子记录，比如工作一张、生活一张。通常，这个层面需要提醒自己的不到20件。例如，包括我在内的一部分人采用的“人生8大关注层面”：健康、家庭、工作、财富、社交、效能、休闲娱乐、学习成长，简单逐一列出，定期查看。

• 项目，指一个人承诺一年内所有需分步执行完成的事务。这是生活和工作中侧重日常操作的层面，要用一个结构来维持这份特殊的清单。它必须能够容纳大量信息。在特定时刻，大多数人有30到100个项目要追踪。即便你有85件事要做，依然可以把它列在一张单子上，如同一本书的目录充当索引。项目应该至少每周回顾一次，你就能对自己的所有承诺一览无余。当行动和预期目标之间存在差距，也可以马上看到。

• 你期待别人完成的结果。有时你必须等别人完成你关心的事，这个清单就可以追踪指派委托给员工/骨干等相关人员的事务。

三，执行3大分类

现在到了行动层面，也就是真正执行的地方。

要追踪的具体行动可以分为三类，日程表、越早执行越好的和委托他人执行的。还可进一步细分，大多数人在这个层面要做的事超过150件，把他们再分成几类比列在一张清单上更容易追踪。

成功实践的关键在于：列出方方面面的行动清单，以它为基础决定自己每小时干什么，而不是简单的列出每天的待办事项清单。如此，即便在零碎繁杂的情况下，依然可以高效工作。

只要能轻松查询所有的行动选项。用完善的系统来追踪和回顾每项行动的提示信息。这要求你想清楚各个项目和当前事务中，所有可以采取的下一步行动。

当你意识到要查看的提示信息之多，更会感到繁杂不安，无从入手。《搞定3》一书中罗列了普遍有效的细分方法，下面有3大类供大家参考。

你可以在必要时只把精力集中在需要全力以赴的事情上：

1，日程表

日程表是基础，代表一天中必须完成的硬性任务，最先要关注的，能随时查看，根据其安排余下事务。

就如在一个瓶中放石头，我们以为满满当当，却还可以放入小石头、细沙和水。日程便是其中率先放入的大石头，可提升你的时间利用率。

日程表记录三类事物效果最好：预约及确定日期的活动、当天必须查看的信息（前两项你便知道还剩多少时间可支配处理其他事），及希望在当天看到的信息（如某件有意义的事、即将发生的通知、起始和终止日期、预约的辅助材料等）。

理想效果是，当你惊讶的发现有突发事件要占用时间时，只需扫一眼，就能清楚知道能不能立即抽出时间去处理。

2，越快完成越好的行动

你不得不做很多事情，其实不是必须在某一天完成的。它们只是应该尽早完成。
并不意味着没有时间限制。

不过因为这类事情大多有留有回旋的余地，如果在日程表上标注某一天必须完成，就有点牵强，因为情况经常会变化。

看看你的下一步行动清单，只要日程表告诉你有可以支配自由支配的时间，就及早把它完成。

3，委托他人执行

如今经济发展迅速，我们都知道委托/授权很重要，却依然有很多人难以进行真正意义的授权。这其中的原因有：担心自己失去控制权或者对方滥用权力；觉得自己做更快，对方达不到我们的要求，浪费时间；当然，也有被授权方害怕承担责任的情况。

但授权不仅可以节省我们的时间，作为管理者时还能提升下属的能力。

比尔·翁肯（Bill Oncken）教授曾提出一个理论，叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然发现，自己忙于加班之时，下属竟然悠闲地打高尔夫。这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该下属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。

翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。

试想一下这样的情况：

你在走道上碰到一位同事，他说：“我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？”于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦，你听了半个小时才弄清是怎么回事，且还没法立刻给出建议，于是你说：“这个问题很复杂，我现在没有时间和你讨论，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。”

让我们用猴子理论来分析一下这个过程。

• 首先，你和同事在走道上偶遇之前，谁的背上有猴子？显然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有这只猴子存在。
• 接着，你开始倾听同事的讲述，这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。
• 然后，听完同事的讲述，你表示要仔细想想再和同事讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子，而同事则变成了监督者。此后，他会不时跑来问你：“那件事你考虑得怎么样了？”，“我们什么时候再谈谈？”……

我们虽然应该帮助遇到困难的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当作他们自己猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的“猴子”。

你将一些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？这就是猴子法则，应用它的前提是你要明确自己的责任边界。

使用‘猴子法则’有两个重点：1．明确职责，确定这只猴子不是你的；2.注意沟通方式，明确、坚决、不生硬。

什么情况下你该进行授权委托呢？你是否需要授予下属更多的权力？

• ①你是否因为工作太忙，家务凌乱而焦虑烦躁？
• ②你是否被询问而被频繁打扰？你是否发现日程琐事太多，而无法专注在重要的事物上？
• ③对于下属应该做的事情，你是否发觉你正在帮他做？你工作的时间是否比你管理的时间要长？
• ④每天晚上或者周末，你是否习惯性地把工作带回家里做？是否经常有没有完成的工作或者在最后期限内不能完成的工作？
• ⑤你是否把自己的工作目标定得非常高，以至于只有你才能把它完成？
• ⑥你是否是一个非常关注工作细节的主管，是否总是关注下属如何工作？而没有花费在战略思考、计划或者其他关键的宏观问题上？
• ⑦在过去的一年里，是否有人认为你是一个有责任心的人或者完美主义者？
• ⑧对下属的能力和经验，你是否缺乏信心，以至于你不敢冒险给下属更多的决策权？

当你的回答是肯定的，而且次数比较多的话，你就应该考虑有效地向他人委托及下属授权了。

时间具有隐蔽性，它并不是可见的。所以很多人对待时间管理的态度是漫不经心的——这并不是说他们认识不到时间管理的重要，而是他们在复杂的事务面前，极其容易将注意力转向其他更为直接的问题。这也是为什么我们需要一个系统来追踪管理各项事务的原因。

下一节将一一罗列行动层面其他细分条目。

作业：开始进一步分类吧。