他山之石：用好文档开好会

写在前面
这是一个独特的自我写作训练专栏，其中的核心想法非原创，来自于大V的公众号文章，但内容上会结合自己的经历和理解做一些新的阐释。可以通俗理解成对大V文章的读后感。初步的想法是先无脑坚持一个月，然后会改为不定期的写作。

之前写过一篇文章，关于工作中的角色（四种角色）。里面能过合理定位自己的角色，来确定自己在各种事务、会议中的优先级及定位，提升工作效率。

而就会议本身来讲，无论是作为召集者，还是参与方，特别要注意会议文档的重要性，尤其是会前提前下发同步背景、会议议题的文章。

亚马逊有一个6页纸工作法（文章链接：Amazon 的秘密管理武器 - 「6页备忘录」）。其核心观点是，在Amazon，重要会议必须提前写备忘录，大家在开会时先阅读这六页纸，然后根据纸上的内容展开讨论。

而国内某互联网头部公司所推广的工具飞书中有一个会议形式：飞阅会，把写文档的事情推向了极致，把亚马逊的六页纸工作法落实到了工作的日常。

飞阅会基本流程是这样的：参会者在会前按照格式写好自述文档，会议的前30分钟，各自再阅读彼此写的文档，并且在线给出评论。然后依据文档和评论再开会，深入讨论共识。

因此，一场会议下来，甚至有可能全程无过多的语言交流。

这样通过文档来开会，有很多好处：

每个真正需要参会的人都提前花时间准备、思考，并且通过写作的方式进行梳理、体系化的呈现与总结，与一群人“挤挤一堂”，但是没有事先经过深入思考的会议，效果自然好了一止一点儿半点。

作为一个典型的“写读者”，对文字本身的思考与学习、理解效率，远远高于自己对语言的理解与表达，听到这样的方式，自然就怦然心动。

另一个好处是，让大家更加充分的去倾听别人的观点。因为人类普遍的弱点在于喜欢滔滔不绝的表达自己并不成熟的思想，但是容易忽视别人认真准备的思考。简而言之是习惯表达而忽视倾听。

用规定的方式让大家每人阅读他人在会前准备的材料，就能很好的克服这一弱点。当然，这样做的好处也会倒逼每个参会者都准备参会文档，而不是随便凑合地写一些文字。

还有一个好处，就是把同步的信息处理变成异步，增加了信息处理可用时长，充分协调利用了大家的时间。每个人都可以在方便的时候对会议内容进行查看、评论，无形中将大家分散的时间用文档这一形式解耦，提升了协作效率。（当然，这里要通过时间切片，来保证信息的一致性）。