利用小系统提高效率分享会笔记与感受

前言

• 有输入也要有输出：
  听完之后要做总结，要自己实践

什么是小系统

• 7% 93%
  潜意识决定了你日常93%的行为：三个月的数据挖掘表明：每个人的行为是固化，日常的可预测占93%。另外7%不规律的行为，其行为也是有一定规律的。你的日常行为都是一系列潜意识形成的。

• 什么是小系统？
  有些人觉得自己和别人不同，但是如果把你的行为量化，你就会发现你的行为和周围的普通人相差无几。在日常生活中，有很多行为的重复性非常高。我们可以观察我们日常生活中的高频次行为，就是我们说的小系统。
  你喜欢上的网站，饮食，日常的工作行为，都有非常强的重复性。

感受：这一点太可怕了，也就是说如果你喜欢在微博、微信上浪费时间而且养成了习惯，如果不改正，那么今后很长一断时间都会下意识地浪费时间。所以一定要养成要事优先的习惯！！这一点对于个人成长真的非常重要。因为如果真正养成了要事优先的习惯，那么你潜意识就会帮助你完成很多事情，不需要你再消耗更多的意志力，决心，打鸡血什么的。

• 你的日常行为中有些是有价值的，有些是没有价值的

• 记录观察日常生活

• 找出重复的高频次行为

• 发现联系找出规律
  比较说你常上的网站固定在哪些网站，用小米手环分析你每天的步数大概固定，电话销售每天的打电话说的内容都是类似的

• 行为量化

• 环境

• 步骤

• 时间

• 次数或数量

• 24pai:进一步优化

小系统有什么用？

在生活中方方面面都有作用
《自控力》：你每天从起床，不停的选择都会消耗你的意志力。如果你能降低这些消耗，如上班提前完成那些内容，穿什么衣服等。

• 注意力曲线
  上午高峰期（在高峰期学习），午后低潮期（避免在低潮期），下午高峰期
  注意力从早上到晚上会逐渐减弱。试着观察自己在什么时候最强，在什么时候最容易放弃。
  把“重要事情”，放在注意力最强的时候
  把常规化的事情自动化，把精力都放在重要的事情，而不是受琐事的影响消耗注意力

感受：我从来没有想过自己什么时候最容易放弃。因为总是觉得自己放弃是因为意志力不够，总是自责。但是却没有想过要记录和分析下什么时候最容易放弃，什么时候效率最高，把重要的事情放在精力最旺盛的时候，就可以大大降低内耗。

• 提高成功率
  • 错误分为两类：
    • 无知之错题：是因为我们没有掌握正确知识而犯下的错误
    • 无能之错题：是因为我们掌握了正确的知识，却没有正确使用而犯下的错误
      例子：准备投标的标书，需要反复阅读相应条款，需要从头到尾制作标书，非常痛苦，之前需要两周（排版，找错字等）。但是时间限制可能只有3天，所以经常出错，甚至出现大错误，公司损失好几十万，影响上百万上千万的合同。慢慢总结出了制作标书需要检查的清单（从70多项到100+项）。最后，最短的时候只需要三天（可以分解让多个人完成）。
      以前会经常出差，准备各种东西，会花费好几个小时。后来针对不同情况，制作不同的清单（出差2天，一周，半个月等），很快的打包行李，只需要10-20分钟。
      巴菲特：制作了投资前错误确认清单。都符合了再投资，否则不投资，大大提高了投资回报率。

感受：我要制作自己的上网和手机清单，因为我发现有的时候不想干活，就想上网，而且上网的内容就是那些网站，比如说：cnbeta，中关村，优酷的评测等等。因此，我只要列出一个清单，把清单上面的新闻都快速浏览一遍，就可以开始干活了。没有必要把时间一直耗在上面。反正我也管不住自己上网，不如就让上网清单化，在可控的条件下上网，会比自己漫无目的消耗时光好得多。

• 衡量标准、挑战自我

  • 挑战自我
    • 完成时间
    • 完成质量
    • 所用步骤
      工作提高很快，但是可能会遇到瓶颈。这个时候可以用小系统来衡量自己。
      如果是程序员：之前一个程序要20分钟，之后可能只需要几分钟。
      你可以把你的东西量化。
      如文秘，要完成各种日志，文档。记录完成日常任务，你一共要多少时间，要多少步，质量如何。设置一个基准点，如30分钟进步到20分钟。
      番茄钟，记录每天的番茄钟。记录一周中哪一天的工作效率最高，一天中哪个效率最高。
      量化了之后就可以慢慢挑战自我，试着把完成的工作一点点突破。
      例子：从工人一点点干到管理层，一个很重要的因素就是流程化和不断挑战自我。他平常的工作就像《摩登时代》的流水线工人，但是在日常工作的时候比别人高四倍，因为他把工作步骤整理成清单，并不断地优化。老板对他非常看重，最终让他成为一个管理者。

• 减少拖延、降低难度
  Q:和一个会员沟通，每天要打很多电话，但是不知道怎么开口。打一个新的电话都压力很大，完成不了任务怎么办？
  A:你看一下，分成几种情况：有些人联系不上，有些人在固定时间联系。慢慢形成一个说话列表，慢慢地去练习。
  利用这个清单，他半小时完成之前的工作，然后去做其他的事情。
  当你不知道怎么办的时候，你会不自觉地去拖延。但是如果你会分解成小步骤，你会很快地去完成。不会像以前那样压力那么大。

感受：我感觉这一点真的很有用，特别是面对一件很困难的事情的时候，如果有一个清单，你会觉得简单很多。就像手机刷机，我刷一次机可能要五六个小时，因为要备份很多东西，还要下载rom，找刷机教程等。所以想给我女朋友手机刷机但是问题拖延。如果有一个清单，我想我会好很多。另外，甚至可以制作自己的搭讪清单，社交清单等。

• 包括类型：
  • 确认清单（出差清单）
  • 各种模板（日常需要填写大量模板，把公司的模板更细化；excel重复的内容都可以做成公式）
  • 自动化脚本（IFEE)
  • 定期提醒（日常的东西，通过APP定期提醒，每周要买的东西，各种生日：google calendar等）
  • 行为仪式（做任何事情之前，有个仪式需要写作之前，需要把桌面全清单，泡杯茶再用键盘写。番茄工作法也是一个行为仪式）
  • 其他
  • 行为策略（通过这个可以判断出你想要的）
  • 生活规律

感受：我觉得我应该养成一个仪式化的习惯，每次开始工作的时候如果不断网，很容易就陷入到浪费时间的漩涡里面。而且还要建立一个情绪不好的时候要做的事情的清单，这样就不会让坏情绪一直蔓延下去了。

• 准则
  • 简单到上
  • 行为量化
  • 实用为主
  • 持续改善
    已经有了100+小系统。
    如：短信常用回复，邮件回复模板，输入法里设置常用的词组（快递地址，单位的缩写）

小系统举例

• 例子：问题确认
  • 5W1H
  • 是谁？有多少？什么时候？在哪里？怎么样？为什么？
  • 接到领导的任务后，先重复下，再做。问清楚了再安排和计划，否则可能做的不是领导想要的

感受：这一点我深有感悟。很多的时候老板给我交待了个任务，但是当时不知道怎么搞的，就是觉得自己还不是很了解，也不好意思刨根问底，怕他烦。结果自己忙活了大半天，发现他要的不是这个，还得重新来。

• 例子：清理桌面

  • 下班前留出10分钟清理桌面
  • 资料分类：交给他人处理、等待处理、整理归档、扔进废纸篓、放入“大胃王”
  • 桌面整理：电话放左侧，桌面正前方保持空，净，前方左右
  • 邮件：删除，归档，fatmail（5s处理一个邮件：如果2分钟内能处理，马上回复，如果超过2分钟，放入待办清单）
  • 微信上回复“办公桌”

• 例子：饮食

  • 决定下周的菜谱清单
  • 采购清单
  • 快手菜（下厨房的网站）：30-40分钟，完成一次早餐
    找到钱、时间、效率和营养的平衡点
    偶尔会出现意外，就用备用方案（面包机坏了，就用开水冲熟）

• 例子：

  • 衣服、鞋子等拍照后放在笔记分类，如分成工作装，动作休闲装等搭配。
  • 前一天晚上就想好第二天要穿什么，第二天起床后，就不需要花太多时间搭配。

• 例子：选择会犹豫：

  • 我是要咖啡还是茶？硬币，抛出去，然后问：你希望是A还是B？
  • 我们知道会如何选择，只不过会受到其他因素的影响。

• 思考：

  • 你有什么东西是经常使用的高频次的东西？
  • 你的生活中有什么快速的，高频次行为？

Q&A##

• 如果量化？

  • 24pi APP等
  • IOS mement
  • 电脑上：有相关的软件（找一下剑飞的推荐软件）

• 减肥总是失败怎么办？

  • 目标太大，改成：每天小跑20分钟
  • 一旦有记录了，你就会知道自己想的和实际有不一样的

• 仪式：回复“仪式”

  • 第一次使用番茄法前先做三分钟深呼吸
  • 仪式化需要长期坚持才有效果：如吃甜食，记录下来，发现喜欢吃小蛋糕，先不要吃小蛋糕，一年的时间就好了。找到自己的方式。

• 服装搭配：整理衣服、裤子、鞋子拍照xxx，买衣服：多花些钱，买好一点的单品，而不是淘宝新品上货

• 输入：“注意力”。输入“分心”

• 小系统作业：慢慢尝试做自己的小系统：吃什么东西？穿衣服？每月还款？每天固定的跑步时间？早晨用购物清单去超市买东西，品牌固化！洗头的频率。工作：每天10点前完成三件最重要的事，8点前做完最难受的事。等

• 高效做笔记，输入“笔记数”

• 休息的时候做什么？输入“休息”

• 战拖：输入“战拖”、“拖延”

• 回复：“微信”

• 如果不去实践，就要去实践。如果不行动，就是完全在浪费时间，而不是产生价值。

感受：看书不实践，完全是在浪费时间，还不如不看。就像黄采懿说的，知道做不到，不如不知道。