关于邮件收发那点事

在我们的日常工作中，电子邮件是使用最频繁、最广泛的沟通工具之一。虽然很多人说，现在及时通讯软件已经非常普及，电子邮件很快就要走向死亡。但是到目前为止，电子邮件依然是商务沟通中最主流的工具之一。我认为没有一个工具是可以长青的，但是在很长一段时间内，电子邮件还是不会被颠覆。因为它有一套非常适合商务工作场景的游戏规则。所以我认为职场中人掌握好电子邮件的收发技巧还是十分有必要的。接下来我想跟大家加分享关于电子邮件的4个小技巧。

如何系统性避免低级错误

1、自下而上编写邮件

在我初入职场的时候，很容易在邮件中出现一些小错误，如：忘记添加附件、忘记添加抄送人或者邮件未编辑完成就点了发送等。不仅是职场小鲜肉，就算是有多年工作经验的前辈都有可能会不小心犯下以上列举的一些小错误。那么有没有一个可以系统性地降低邮件低级错误出现率的方法呢？答案是肯定的——自下而上地编写邮件可以大大降低出现低级错误的概率。

这个方法是一个HR经理分享给我的，我觉得特别实用。一封邮件最主要的信息有4个，按照电子邮件编辑界面自上而下的顺序是：主送人、抄送人、附件、邮件正文。大部分人在编写邮件的时候不会太在意这四个部分的编写顺序，可能是从上到下写，也可能是随机编写。但是这样的话就会容易出现漏写信息或未编辑完成就发送的小错误。

如果换个思路，养成自下而上编写的习惯，就可以系统性的降低错误出现率。即：①编写邮件正文；②确认正文内容无误后，添加正文中提及的邮件附件；③填写邮件的抄送人；④填写邮件的主送人。因为你总是自下而上编写，写完一部分才到下一个部分，如果不用填写就直接跳到下一部分，这样是很难出现漏写某部分信息的问题的。此外，收件人是最后一个部分，在没写完收件人之前，就算是误点了发送，邮件是无法发出的，系统会提示你填写收件人。

换位思考，方便他人

2、记得修改附件名称

如果你收到一封邮件，里面有3-4个附件（如excel表格），而每一个文件名都是"新建 Microsoft Excel 工作表"或者是"1"、"2"、"3"之类的奇奇怪怪的名称。那就意味着你要一个个打开附件，才能知道里面的内容是什么。这个对于发邮件的人也许很爽，但是对于读邮件的人来说，内心是崩溃的。

所以在这里想提醒大家的是：不管是发邮件还是在做其他的工作，在东西给出去之前一定要有换位思考，方便他人的习惯。请按附件的内容来命名，方便他人阅读邮件。随便命名或者不命名会给阅读邮件的人带来不好的阅读体验。另外当邮件中出现多个附件的时候，可以按正文中提到附件的顺序，依次命名为：附件一×××、附件二×××等。并按顺序添加到邮件中，方便他人阅读和理解。

请勿滥用抄送

3、分清主送和抄送

在一个大公司中，每天收到几十上百封邮件是很常见的事情。如果大家都不按套路出牌，每封邮件的主送和抄送对象都不分清的话，就会造成：①有一部分收到邮件的人不知道是否需要回复你；②发邮件的人不能及时得到想要的答复。所以分清哪些收件人是主送，哪些是抄送是十分重要的事情。

一般而言，主送是需要对你邮件内容进行确认、答复或者按邮件内容执行工作的。而抄送的目的主要分为两种，一种是知会，就是让自己的同事或者上司了解工作情况。另一种是寻求帮助，希望抄送对象给自己的工作出一些主意，做一些评论。

对于跨部门的沟通，一般会将邮件抄送自己的上司，但也需要区分事情的轻重，某些鸡毛蒜皮的小事还是可以不抄送的，避免滥用抄送给上司带来不便。如希望对方部门配合某工作，或者对于某些工作是对方需要承接，但是对方又不太上心的，这时可以在发邮件时抄送双方上司。

不要忘记借助其他工具

4、邮件无法沟通明白的事情，就电话沟通或当面沟通吧

对于某些事情比较复杂，在邮件中很难说明，或者即便写下来了也是长篇大论，让人难以理解。这时可以考虑电话沟通。如果双方距离不远的，当面沟通则是更好的选择。在这种情况下无需守着邮件这个工具不放，毕竟每种工具都有局限性，对于某些事情的处理方式需要有主观的判断。

但是需要提醒大家的是：某些重要的事情或者跨部门的事物，电话沟通或当面沟通后有产生决议的，最好能通过邮件正式确认下来，以免临时变卦或者日后出现问题互相推卸责任。这也是一种保护自己的方法。

以上便是今天跟大家分享的一些小技巧，希望能对大家的工作有所帮助。如发下文章出现错误，请帮忙提醒。欢迎大家点赞和评论，感谢！