大师兄的信息化项目管理学习笔记（十一）：项目整合管理（四）

大师兄的信息化项目管理学习笔记（十）：项目整合管理（三）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（十二）：项目整合管理（五）

六、指导与管理项目

1. 关于指导与管理项目工作

• 指导与管理项目工作，是为实现项目目标而领导和执行项目管理计划中所确定的工作，并实施已批准的变更。
• 作用是对项目工作和可交付成功开展综合管理，以提高项目成功的可能性。
• 需要在成哥项目期间开展。
• 执行者：

• 项目经理与项目管理团队
• 管理项目内的各种技术接口和组成部分
• 对所有的活动进行动态管理
• 对项目成员的工作进行检查、监督和控制

2. 重点关注过程

• 项目大部分资源都花费在这些过程：
• 分配资源，执行活动

• 执行计划的项目活动，以完成项目可交付成果并达成既定目标。
• 既然去执行活动，肯定需要大量资源，因此本过程需要分配可用资源并管理其有效使用。

• 实施已批准的变更

• 回顾所有项目变更及其影响，并实施已批准的变更。

• 收集工作绩效

• 收集工作绩效数据并传达给控制过程，得到关于可交付成果的完成情况以及与项目绩效相关的其他细节，最终记录到经验教训库，以改善未来绩效。

3. ITTO

输入	工具与技术	输出
1. 项目管理计划 - 任何组件 2. 项目文件 - 变更日志 - 经验教训登记册 - 里程碑清单 - 项目沟通记录 - 项目进度计划 - 需求跟踪矩阵 - 风险登记册 - 风险报告 3. 批准的变更请求 4. 事业环境因素 5. 组织过程资产	1. 专家判断 2. 项目管理信息系统 3. 会议	1. 可交付成果 2. 工作绩效数据 3. 问题日志 4. 变更请求 5. 项目管理计划更新 - 任何组件 6. 项目文件更新 - 活动清单 - 假设日志 - 经验教训登记册 - 需求文件 - 风险登记册 - 相关方登记册 7. 组织过程资产更新

4. 输入

• 变更日志

• 记录所有变更请求的状态。

• 经验教训登记册

• 用于改进项目绩效，以免重返错误。
• 登记册有助于确定针对哪些方面设定规则或指南，以使团队行动保持一致。

• 里程碑清单

• 列出特定里程碑的计划实现日期

• 项目沟通记录

• 包含绩效报告、可交付成果的状态，以及项目生成的其他信息

• 项目进度计划

• 至少包含工作活动清单、持续时间、资源，以及计划的开始与完成日期

• 需求跟踪矩阵

• 把产品需求连接到相应的可交付成果，有助于把关注点放在最终结果上

• 风险登记册

• 提供可能影响项目执行的各种威胁和机会的信息

• 风险报告

• 提供关于整体项目风险来源的信息，以及关于已识别单个风险的概括信息

• 批准的变更请求

• 来源于变更控制过程。

• 事业环境因素

• 组织的结构、文化、管理实践和可持续性
• 基础设施（入现有的设施和固定资产）
• 相关方的风险临界值（入允许的成本超支百分比）

• 组织过程资产

• 组织的标准政策、流程和程序
• 问题与缺陷管理程序，用于定义问题与缺陷控制、问题与缺陷识别及其解决，以及行动事项跟踪
• 问题与缺陷管理数据库，包括历史问题与缺陷状态、问题和缺陷解决情况，以及行动事项的结果
• 绩效测量数据库，用来收集与提供过程和产品的测量数据
• 变更控制和风险控制程序
• 以往项目的项目信息（入范围、成本、进度与绩效测量基准、项目日历、项目进度网络图、风险登记册、风险报告以及经验教训知识库）

5. 工具与技术

• 征求专家意见的主题

• 关于项目所在的行业以及项目关注的领域的技术知识
• 成本和预算管理
• 法规与采购
• 法律法规
• 组织治理

• 项目信息管理系统PMIS：由收集、整合和传播项目管理过程成果的工具和技术所组成的信息系统。

• 信息收集与发布系统
• 进度计划工具
• 工作授权系统
• 进入其他系统的界面
• 配置管理系统
• 变更控制系统

• 会议：参会者不仅包括项目经理、项目团队成员，还要邀请与所讨论事项相关或会受该事项影响的相关方参会。应该明确每个参会者的角色，确保有效参会。会议类型：

• 开工会议
• 技术会议
• 敏捷或迭代规划会议
• 每日站会
• 知道小组会议
• 问题解决会议
• 进展跟进会议
• 回顾会议

• 会议技巧：

• 会前准备，应该做好准备工作，包括确定会议议程、目的、目标和期限。
• 会中控制，把握会议进程和主题，处理意外情况。
• 会后总结，要形成书面的会议纪要和行动方案。应该按照项目管理计划汇总的规定保存会议纪要。

6. 输出

6.1 可交付成果

• 可交付成果是在某一过程、阶段或项目完成时，必须产出的任何独特并可核实的产品、成果或服务能力。
• 重点：

• 必须独特并可核实
• 在某一个过程或阶段结束时都会产生可交付成果
• 包括项目管理计划及其组成部分

• 一旦完成了可交付成果的第一个版本，就应该执行变更控制

6.2 工作绩效数据

• 工作绩效数据是在执行项目工作的过程中，从每个正在执行的活动中收集到的原始观察结果和测量值。
• 包括：

• 已完成的工作
• 关键绩效指标KPI
• 技术绩效测量结果
• 进度活动的实际开始日期和完成日期
• 已完成的故事点
• 可交付成果状态
• 进度进展情况
• 变更请求的数量
• 缺陷的数量
• 实际成本及实际持续时间等

• 工作绩效数据是实事求是的数据

6.3 问题日志

• 在整个项目生命周期中，项目经理通常会遇到问题、差距、不一致或意外冲突。
• 问题日志是一种记录和跟进所有问题的项目文件。
• 日志应包含：

• 问题类型
• 问题提出者和提出时间
• 问题描述
• 问题优先级
• 由谁负责解决问题
• 目标解决日期
• 问题状态
• 最终解决情况

• 问题日志可以帮助项目经理有效跟进和管理问题，确保它们得到协调和解决。
• 应该随着监控活动随时更新问题日志。

6.4 变更请求

• 变更请求是关于修改任何文件、可交付成果或基准的正式提议。
• 特点：

• 任何方面：开展项目工作时发现的问题都可提出变更请求，可针对项目政策或程序、项目或产品范围、成本、进度、成果、质量等。
• 人人可提：任何项目相关方都可以提出变更请求、内部或外部、强制的或自由选择。
• 统一审批：所有变更请求都将交给实施整体变更控制过程进行审查，可能被批准，也可能被拒绝。
• 影响广泛：被批准之后会引起对相关文档、可交付成果或基准的修改，也可能导致对项目管理计划其他相关部分的更新。

• 类型：

• 纠正措施：为了使项目工作绩效重新与项目管理计划一致，而进行的有目的的活动。在根据需要采取纠正措施之后，要对纠正措施的有效性进行评价，看是否达到了预期的效果。
• 预防措施：为确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划，而进行的有目的的活动。
• 缺陷补救：为了修正不一致产品或产品组件的有目的的活动，主要针对成果。应尽量避免缺陷补救的情况出现。
• 更新：对正式受控的项目文件或计划等进行的变更，以反应修改或增加的意见或内容。

• 对项目文件或项目管理计划的更新也是变更请求的一部分。

措施	采用时机	作用
预防措施	偏差未产生，将来可能发生	降低偏差出现的可能性，减少消极风险
纠正措施	不能接受的实际偏差已经产生	将项目绩效拉回到计划的要求上来
缺陷补救	发现项目质量存在缺陷	使质量符合要求

6.5 项目文件更新

• 更新的文件包括：

• 活动清单
• 假设日志
• 经验教训登记册
• 需求文件
• 风险登记册
• 相关方登记册

6.6 项目管理计划更新

• 项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。
• 项目管理计划的任一组成部分都可在本过程中通过变更请求加以更新。

6.7 组织过程资产更新

• 可更新任何组织过程资产。