档案整理也是一门学问

按照活动过程整理档案材料既省力又实用

老刘说观点

原创

2021-4-7 15:16

说到整理档案材料，好多人都感觉是件非常麻烦而又头疼的事。这主要是因为：一是由于档案的覆盖面较广，所涉及到的内容比较多。二是因为各类档案的指标评价体系不同，对档案材料的要求也不一样。三是档案材料不仅要真实反映工作的痕迹，还要富有特色，令人信服。四是整理档案材料耗费的时间较长，但效果甚微。特别是由于档案材料的本身性质不同，整理档案的时间节点也不一样。有的档案可以是年而半载整理一次，有的可以是三五个月整理一次，有的却是要在极短的时间内整理出来。为了及时、合理、有效地整理好档案，

减少材料积压过多的负担。我认为：按照活动过程整理档案材料既省力又实用。

一般情况下，大部分整理档案材料都是按照时间的先后顺序来进行的，按照活动过程整理档案材料也不例外。按照活动过程整理档案材料有什么好处呢？它不仅能真实地记录整个事情发展的过程，又能使读者一目了然，这符合人们的认知规律。怎样才能正确地按照活动过程整理档案材料呢？我认为：按照事情发展的规律来整理档案材料比较妥当。主要从以下五个方面着手：（1）开展活动的工作计划或实施方案、通知等。（2）开展活动的过程性材料。如开展活动的时间安排表、参加活动的签到表、活动过程中所需要的书面材料原件、活动的结果等。（3）开展活动的工作总结。总结要体现开展活动所取得的成绩、不足，今后的发展方向或改进措施等。（4）活动中的获奖证书复印件。（5）开展活动的图片或音像资料等。最后，按照时间的先后顺序把它装订成册，并在材料的前面加上卷内目录，并填全各项内容。如责任者、材料的名称、页码、时间等。至于封面，按档案的要求打印即可。归纳起来说，一个活动就是一本档案。如果遇到档案材料过多的话，可以分为（一）、（二）等。这样做不仅能提高整理档案材料的效率，减少档案材料的积压，而且省力、实用。无论档案的指标评价体系如何变化，它都是一个独立的整体。就以问卷调查为例吧，首先要有一个问卷调查活动工作计划，接着应该有一个问卷调查时间安排表，然后要有所有问卷调查的原卷、问卷调查活动工作总结。最后再附上问卷调查的现场图片。另外，加上卷内目录和封面，一本完整的问卷调查档案材料就形成了。不妨你按照我所说的方法试试，一定会有所收获的。

事实告诉我们：按照活动过程整理档案材料这种方法，它不但适用于任何单位或部门，也适应于机关事业单位或学校等，具有一定的普遍性和实用性。可以说，按照活动过程整理档案材料是一种方法，是一种技能，也是一种智慧。由此可见，无论你从事什么工作、做什么事情，只要认真细致，反复练习、不断反思，就一定会探索出其中的奥妙来。“熟能生巧”说的就是这个道理。