前言

今天开始，写下方法论的文章，主要是工作方面的。其实，也可以应用到生活领域，GTD的指导思想就是，将工作、生活一网打尽悉数管理起来。以前看过一个朋友写了一篇工具箱的文章，非常喜欢，那些软件工具在他手中如庖丁解牛一般用得行云流水。现在软件市场这样丰富，最优秀的软件即便全部付费通常也能负担得起，但是可以思路清晰地用好三五个软件的人恐怕不多。软件开发者当初设计的80%以上的功能恐怕用户都不知道，就像我用了Autocad、Office十几年，至今我认为掌握的功能就是这个比例。而我，打算按照工作思路为线索，穿插记录各个环节我喜欢用到的软件。

归类（What）

无论是具体的物品，还是抽象的事务，将其进行树形分类，是很好的方法，有助于理解、分析。对于一个概念，知道它处于树形结构的什么位置，知道它的父母、子女、兄弟姐妹、朋友、敌人都是谁，这个概念应该就认识得比较全面了。
我的上一份工作，办公桌上会放几个大文件夹，按项目分大类，再按项目的环节分小类。文件夹整理得不清楚、甚至是压根就没有整理的同事，我相信他的工作一定是乱七八糟的，没有例外。当然，因为对“贯标”的心理恐惧，导致大多数人经常在检查前临时抱佛脚整理文件夹，我认为这是制度的原因，企业将“贯标”贯彻得过于刻板而忘记初心。也是因为我们的工程项目投资较大，执行的过程中较为谨慎，导致不敢丢弃很多中间成果，时间一长就产生了很多垃圾。

Omnifocus将事务分类的方法，我认为非常可取。大类上，分为工作、生活。工作领域，例如分为供应链、市场营销、运行管理这三大板块。所有收集在inbox里的事务，都应有分类，特别是重要项目相关的工作就更应该放到应有的分类里了，这样做的好处是，很不容易遗漏、遗忘。想象一下这种感觉：一个项目按照MECE原则，将全部的环节都列进去了，做一项勾选一项，是不是很爽？

如果脑子里的分类不清晰，可以借助可视化的工具，例如Xmind，将分类可视化。找出了大类，在此基础上再逐渐深入细分。Workflowy也是很好的进行项目分解、分类的思维辅助工具。

归类还有一个好处，特别是用Xmind这样的可视化工具做出的脑图，可以让你面临的局面得到很好的呈现。就好比在探险的时候，你手上拿了一张地图，随时知道自己处在什么位置。如果清楚自己想要什么，就知道什么工作从长远来看是重要的，持续投入会有较大的回报。

时间提醒（When）

不知道是习惯问题，还是外部环境的问题，我对时间不能很轻松的掌控。意思是说，我预计哪天可以完成的事情，往往会延迟。我借鉴了一个Omnifocus达人的做法，不要在每个任务上都标注截止时间，这会让你无法聚焦。严格来说，只有两种事务值得标注时间：一是与他人（包括交通工具）约好的日程，临时取消会有较大代价的；二是，有严格的截止时间的重要事项，比如重要大项目的截止日期、老板交代的某个报告的提交时间。前者，我一般记录在日历中，后者，就在Omnifocus的项目或是任务的截止时间上填写。
Omnifocus在时间提醒方面最方便的应用，或者对我来说目前最成功的应用，是我的四五张信用卡的还款时间的设置。每张卡的还款时间不一样，并且可以设置每月重复，到了截止日期的那天就自动出现，花几分钟的时间点点支付宝就把信用卡给还掉了。

待续