0. 无序根源

你是否每次打开电脑，桌面都一片文件，

聪明的你，竟然每次都能一眼找到昨天的那个文件，

不过你也经常有失误的时候，比如说，老板突然跟你要……

你说，我桌面非常整洁，

那是因为你经常聪明地建立一个名叫「待整理」的文件夹，

这个神奇的文件夹竟然能装下所有的混乱，你一下子就清净了，

但，你知道那里却隐藏着大大的不安。

说起文件整理，让我不禁想到前一阶段，我写的「简物」系列文章，自己进行物品整理遵循了一套模型叫PKU（定位-保持-升级）（有兴趣的同学，可以阅读「如何打造极简物品系统（概述）」和 实践案例「我的极简工位整理术」）我仔细想了一下，其实文件整理同样适用。

PKU= 定位（Position）+ 保持（Keep）+ 升级（Upgrade）

「定位」根据使用场景及工作流程重新定位文件结构及使用规范；

「保持」通过习惯保持文件整洁；

「升级」定期优化工作流，更新规范。

场景-工作流-定位

定位阶段，其实用到的方法是场景定位法，即从场景出发，梳理该场景的工作流，给每一个流程节点进行定位。

最早的苹果手机其实是打破了原来文件夹、文件对于信息的组织形式，以场景的方式进行组织。例如按照不同的使用场景，有了 照片、通讯录、电子书（iBook）、密码管理……等应用。

以最典型的「照片」应用为例。

还记得，在几年前，可能我们还在为繁多的照片整理而发愁。而现在，基本上，把你不喜欢的照片删掉之后，你不用做任何整理工作，因为「照片」按照不同的使用场景，做了不同的视图展现：时间视图、地点视图、人物视图、以及不同多媒体类型。

一个应用解决一个典型场景问题；

信息数据在应用内部自动归档；

应用内部以不同的视图满足用户多方面的场景查看需求；

这应该是终结的信息组织方式，

就是不用整理的整理。

当然笔记类应用的出现，应该让很多人摆脱了整理word文件的烦恼，文件统一存放入口得以解决。但当然，笔记应用内部也是需要管理的，这个我们后续再单独聊。

也有公司开始引入了一些不错的团队管理工具，这些方便团队共享资料的工具，将文件之间通过链接关联，很大程度上解决了文件的组织问题。

但对于目前绝大多数工作，单独形式的文件依旧存在，文件夹和文件的这种信息组织形式，对于工作文档暂时还是必不可少的。但是这种形式因为过分自由，如果没有合理的规范，日积月累就会混乱。

以下，以Mac端为例，作为文件整理的案例。

1. 定位——文件结构框架及命名规范

1.1 根据场景定义文件结构框架

以个人文件总框架结构为例：

日常用电脑进行的工作场景大分类：工作（Work）、个人（Personal）、生活（Life）。另外为确保三个主要场景的文件数量不会过多，导致寻找不变，会定期将文件进行归档（Archive）。如下即是最外层的框架结构，这个结构基本不会改变。

个人和生活类数据现在大部分都分散到笔记类应用，以及相应场景应用进行维护，Finder中的文件相对较少，也相对好整理。

以下规范主要针对工作文件。当然个人项目同样适用。

1.2 命名规范

1.2.1 文件命名规范

文件命名结构：序号_项目名称_文件名_版本号_日期.文件后缀

例如：1_XXXX项目_产品规划_V1.0_20171126.PDF

文件名由如下部分组成：

序号：同一个目录下有多个文件时为了固化显示顺序加一个数字序号

第一部分为：项目名称

第二部分为：文件名（规范的项目流程，可统一阶段输出物名称）

第三部分为：文件版本

第四部分为：时间戳+文件后缀

项目名称——命名方法：按项目统一的立项名称

文件描述——命名方法：按规范项目流程中节点输出物（可以重新梳理一下现有项目流程，并规范每个节点的输出物名称）

版本号更新基本规则：

主版本号.辅版本号

正式评审阶段一个较完整的版本可命名为1.0

在之前的版本0.N

评审结束后，更改，辅版本号+1

注：如果同一文档多人编辑，在最后加入名或缩写；

1.2.1 文件夹命名规范

文件夹命名结构：序号_文件夹名称_开始日期_结束日期

例如：1_XXXX项目_20160211_20161111

文件夹由四部分组成：

序号：为了固化显示顺序加一个数字序号

文件夹名称：项目名称

开始时间：项目的开始日期

结束时间：项目的结束日期

新建项目结束日期可为空，等待工作结束时，添加工作结束的日期，这样就比较清楚自己每年工作的时间线。

（ 注意：根据项目阶段的不同级别，开始时间和结束时间可随机调整，不必每个文件夹都注明。）

1.3 核心文件名定义方法：根据工作流程定义项目文件结构&名称

看完上面，回到自己的电脑，准备开始，但你依旧发现无从下手，因为最核心的文件名总是不知道怎么起，这个问题产生的原因可能是你对自己工作流程不够清晰。

一个标准规范的项目流程应该有明确的项目阶段及项目输出物，我们可以根据项目过程规范我们的文件结构：

工作流与文件名的关系

1. 按照项目种类确定工作流；

2. 通用的项目，按照工作流确定每个流程节点的名称，按此定义文件目录结构及名称；

以产品经理的一个完成项目工作流为例：

原则：

1. 对于流程较复杂的项目，例如下图，子项目阶段、子项目步骤，文件夹中开始时间和结束时间可根据情况来定，不必全部填写，但整体的大项目和重要阶段最好补充清楚。

2. 文件夹尽量保持扁平，一般项目2级目录最好。

1.4 Finder个人收藏夹及标记设置规范

2. 保持——习惯

3. 升级——及时更新

以上规范，只是个人现阶段的一个方法，根据不同公司不同的项目流程，文件目录需要及时调整，但是大原则基本上是固定的。注意更新自己的文件管理规范。

行动建议

如果文章开头描述的就是你，那你可能需要先花一段时间集中梳理，但是不要着急：

1. 执行初期：可将命名规范、习惯卡片打印出来贴至工作台前，提醒自己时刻按此规则整理文件；

2. 每天整理10分钟：整理文件是个大工程，在初期，可先从个人、最近的工作开始着手，每天抽出10分钟。

3. 保持：一旦大功告成，后面的人生将无比轻松，无需整理，要坚持。

就像读哈姆雷特，一千个人心中有一千个哈姆雷特 。

文件管理也如是，每个人都应该有自己的一套文件管理规范。

祝你早日整理，终生轻松.

- 加油 -

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