《向上汇报》教你如何制胜商业食物链顶层

《向上汇报》

最近看了一本书叫《向上汇报》，主要是讲我们在职场如何避免向上汇报中犯很多错误。尤其是当你向高管汇报时，一个小的细节或错误都有可能照成你职业生涯的结束。听到这里，你是不是很害怕？又或者想和我一点关系也没有，我从不向高层汇报。

“霸道总裁”也不是真的霸道，只是需要和下属一同达成目标，美剧《傲骨贤妻》里律师Alicia和律所合伙人Diane的汇报都是争分夺秒，分分钟都是好多个million的生意。我们如果也能意识到自己的时间价值，这样对于提高效率，创造更高的价值是很有帮助的。

《傲骨贤妻》

《向上汇报》这本书的作者弗雷德里克吉伯特在年轻时曾犯过很严重的错误，后来他吸取教训，总结出如何向高层汇报的一套理论和方法。1985年，吉伯特创办了演讲技巧培训公司，主要培训在商业场合里如何自信成功地进行各种汇报演讲。那个时候，人们对于这些技巧的需求是极其巨大的，硅谷正值鼎盛时期，因此他的公司也就获得了巨大的成功。

但是，有一天，这一切都被打破了。他的一名学员马特是硅谷一家价值30亿美元的IT公司的副总裁，当马特在向高管层汇报时，他告诉马特要用讲故事的方法获取与观众的联系感，借此创造长时间的注意力。马特在自己部门的会议中，成功运用了吉伯特推荐的讲故事的方式汇报，并取得了巨大成功。

然而，当马特在向高管团队进行季度汇报时也使用了讲故事的方式，公司首席运营官怒不可竭地对他吼道：“你这个故事要扯到哪去？讲重点！”于是，马特悲伤地说，“是那个演讲培训师吉伯特告诉我要讲故事的。” 首席运营官吼道，“那好，炒了吉伯特，然后继续。”

就这样，吉伯特被炒了，他不甘心，于是拨通了首席运营官的电话。吉伯特告诉首席运营官，“调查显示，故事比数据能够给人留下更深刻的印象，而且故事还有助于提高注意力。”首席运营官直率回应，“我们没有时间听故事，而且我也不会在乎什么注意力。我们需要开始日程表上的议程，做出决定，然后继续下一个。”当听到这时，吉伯特有种醍醐灌顶的感觉，忽然一切都立刻清晰无比。他明白了，那些在大部分场合能让你成功汇报的套路，在更高级别的会议上则会让你丢掉饭碗。至此以后，吉伯特开始研究如何成功地在高级别汇报中取得成功。

古时的老话“高处不胜寒”用来形容高管也不为过，本书总结了高管具有的普遍特质，如极其聪明，工作狂性格，数据狂，攻击性强；时间压力大，他们的时间非常宝贵，没有时间浪费在讲笑话，娱乐消遣或对他们的要求不能迅速做出反应的员工上面。但为什么顶层的世界如此凶残？他们的业绩直接和公司业绩挂钩，如果公司表现下滑，他们最有可能走人。加利福尼亚大学心理学家指出，那些处于商业食物链顶层的认识很少具有同情心。他们缺少能够准确理解他人情感的能力。当然，了解他们的特点，对于成功汇报是有莫大的帮助的。

开门见山

正因为时间压力大，所以高管汇报中，他们的时间观念是非常强的。这就需要汇报人开门见山，直奔主题。吉伯特讲到了10/30法则，如果在会议安排中尼有30分钟的时间，那么用10分钟来讲述你的汇报内容，剩下20分钟留给高管们进行讨论。一场成功会议的外在表现就是，他们说话比你多，如果他们对你汇报中的观点进行了热烈讨论，而不是呆坐着听你讲解，这说明他们对你的议题十分感兴趣。反过来，如果你不断重复那些他们不需要的信息，或者不给他们讨论问题的机会，那么等待你的只有失败。

5 seconds rule

此外，还有一个“5秒钟法则”，如果你展示一页幻灯片5秒钟，然后关闭，询问观看者幻灯片上的内容是什么。如果观看者无法回忆起来，那说明折页幻灯片制作失败。

向高层汇报的结构从来都是：结论先行。首先说明我的目的是什么，或我为什么在这里。问题或议题是什么，可行性解决方案是什么，然后再阐述原因，展示相关文档。吉伯特采访了数位财富500强高管，他们都一致给出这样的建议：用最关键的内容开场，用关键的内容结束，不要浪费大家时间。

吉伯特还讲到了如何汇报坏消息。谁也不愿听到坏消息，所以你如何传达坏消息则至关重要。高管给出的建议是：如果你有坏消息，那么你最好一开始就告诉我，快说快完。你最不想发生的事情就是，在你告诉我之前已经被我自己发现了。开门见山说出坏消息，接下来就需要解释原因，说出补救措施及提供几个解决方案让高管们做选择题。吉伯特的建议是：绝对不能在没有解决方案的情况下传达坏消息。

时间对于高管来说非常重要且珍贵，需要记住的是，他们是来做决策的。然后就得匆匆离去，赶往下一个决不允许错过的日程安排。