办公室秘书的职责与素质要求

      一个去年毕业的小姑娘要去面试一个上市公司省级分公司的办公室秘书岗位，没经验，要我指导一下。我就简单写了一张纸，让她快速作个了解。下面分享出来，希望对从事办公室工作、秘书工作的朋友有所帮助。

一，秘书的常见分类

1，文字秘书（简称文秘），主要从事公文撰写、综合调研性质的人员。

2，综合秘书、事务秘书（简称综秘），是办公室一般工作人员的统称。

3，生活秘书（有些老板、领导、明星会有配备，明星的私人助理大概是这个性质）。

4，贴身秘书、私人秘书（有一定级别的老板、领导会有配备）。

后二种情况有时会选用异性，所以容易被误解为小蜜。

二，综合秘书的日常工作内容

处理办公室的日常事务，如5S管理、文印等。

相关文件的起草、印制、签转、行文、跟进的全流程处理。

档案的整理、归类与保密管理。

会务处理：准备、通知、安排、记录、服务、发文、跟进等。

领导接待、会见客人的服务工作，领导出行的服务安排等。

领导交办工作的协调、外联、跟踪、汇报等。

领导交办的其他事务，特殊情况下需要处理领导的私人事务。

三，秘书工作的素质要求

细心、耐心、恒心，所以要求情商比较好。

能迅速准确地领会领导意图，并主动、快速提供服务，所以要求智商也比较好。

有保密意识，口风要紧，未得到领导授意不可吐露有关秘密。

在授权范围内办事，不可假借领导名义办越权之事。

谨慎低调：在领导身边服务，难免受人羡慕，也可能受人轻视，都以平常心对待。

四，必备技能

有一定的文字表达、公文办理能力。（指《应用文写作》方面）

办公设备使用、办公软件应用。

驾驶车辆。

适当的酒量和应酬能力。

五、秘书工作的理解

       是领导和单位的服务员，细心耐心、自动自发地做好服务，让领导能集中精力办大事，小事杂事交给秘书办。当然，初来乍到时还请领导和同事们多培训多指导，帮助我尽快熟悉环境、进入角色。

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