【德鲁克《卓有成效的管理者》之一】有效利用时间

关键词：管理 时间 成效

《卓有成效的管理者》是德鲁克最为人熟知的著作之一，该书首次出版于1966年，直到今天仍然在全世界的管理者中有着广泛的影响力。在各种为管理者推荐的书单中，《卓有成效的管理者》是必选书目。

德鲁克在1950年出版的《新社会》中阐述了企业组织管理的原则和面对的问题。这些论述尽管突破了泰勒科学管理的思想，考虑到社会人需要，认识到人的主动性和创造力是组织绩效的源泉。但是忽视了另一个群体的出现，德鲁克称之为——“知识工作者”。新时代的管理者都是知识工作者，他们对组织负有责任，能影响组织经营成果，因此知识工作者的工作是否有效是一个组织成败与否的关键。

流水线上的工作是可以用时间来计量的，但是管理工作却不一定与时间成正比，如何提高时间的利用效率是每一个管理者应该考虑的问题。因此德鲁克将时间管理看作是卓有成效管理者的首要任务。

那些上来就做细致的工作计划的管理者，最后的结果反而最无效。工作并不是以计划为起点的，认清楚自己的时间用在什么地方才是起点。有效的管理者需要管理自己的时间，减少无效的时间占用，最后将可以运用的时间集中成连续的时段处理最重要的工作。

一.时间都去哪了

管理者每天都忙忙碌碌，总有处理不完的工作，开不完的会。加上现在手机和网络等通讯工具的普及，每个人的时间似乎都用到了极致。但是，真的有效吗？多少人是像无头苍蝇一样瞎忙，或者看似很忙，其实并无产出。

时间管理的第一步是记录时间到底花到什么地方了。很多人以为自己很清楚自己的时间安排，因为有工作计划，手机里也有各种日程表。但是实际上，人对时间的感觉是非常差的，如果你真正去记录自己工作中的实际时间分配，会非常吃惊，原来很多无谓的小事在蚕食着你的时间。保持记录时间的习惯，每月定期检讨，经过一段时间的练习就能发现时间到底浪费在哪了。

第二步是要做有系统的时间管理。将非生产性和浪费的时间找出来，从时间表上排除。要做到这一步，可以问自己记几个问题：

1.什么事情根本不必做，就算做了也完全是浪费时间，无助于成果？

2.时间记录表上的活动，哪些是可以由别人代替完成而不影响效果？

3.是否在浪费别人的时间，而不产生效果？

很明显德鲁克认为工作时间是要集中解决实现目标的关键问题，如果跟这个目标无关，则是时间资源的浪费。但是人们总是高估自己的重要性，因此会做一些不必要和非生产性的工作，找出时间去哪了，是有效利用时间的第一步。

二.砍掉浪费时间活动

时间的浪费有时是由于组织的管理不善造成的。作为组织的管理者，应该解决系统性的时间浪费问题。否则不仅自己和团队成员时间会虚耗，这样的团队离目标也会渐行渐远。

首先，要找出制度原因造成的时间浪费。如果一个问题在组织里一而再，再而三的出现，那么就不仅仅是偶然现象了，应该是管理问题。重复的危机应该是可以预见的，例如，库存、预算等问题如果持续出现而没有系统的应对办法，就是巨大的浪费。一个管理得好的企业通常是令人兴味索然的，每天并没有什么惊天动地的事情发生。相反，一个管理不善的企业往往是忙忙碌碌、轰轰烈烈地到处灭火，而时间就在这种忙碌的外表下流逝。

此外，组织的人员过多也会造成时间的浪费。人数并不是造成时间浪费的原因，由于人数增加导致的沟通协调量激增才是原因所在。很多创业公司发展的过程中，随着业务的发展，人员规模随着扩张，但是业绩并没有预期的提升，很大程度上就是因为组织里人员增加带来的沟通成本吞噬了业绩。

最后，组织不健全也是时间浪费的原因之一。很多企业喜欢通过开会的方式来商议问题，统一思想，这无可厚非，也是非常必要的。但是过多的会议则是组织问题的标志之一，会议是对组织问题的一种补救。如果一个企业中所有员工能各司其职，还需要会议干什么。事实证明，如果组织问题不解决，再多的会议也会于事无补，只会浪费宝贵的时间。

消除浪费时间的黑洞，不仅仅是时间管理的事，而是要从组织管理的根本入手。保证时间是花在达成组织目标上，而不是用在应对紧急状况、协调扯皮等非生产性事务上。

三.拒绝碎片化

一般时间管理按照重要性和紧急程度的划分四象限来对所有的工作进行排序。但是，实际上我们可以被安排的时间是非常有限的，多数时候是被动地参与到一系列的协作中。我们真正能够自由支配的时间如果能够占到1/4就已经很理想了，其他的时间都被各种任务分割，被碎片化。我们花3/4的时间用来把事情做正确，而1/4的时间来决定做正确的事，而管理真正的效能来自做正确的事。

因此，我们真正可以管理的时间每天大概也就两小时，这两小时的时间一定不能碎片化，要集中在最有贡献的事务上。时间管理最大的敌人是碎片化，零碎的时间等于没有时间。无论是做一个重大的决策还是进行一次有效的沟通，零碎的时间都不可能达到效果。

工作中要创造整块的时间。可以在每天固定的时间专注处理重要的事务，也可以每周集中一天来处理，具体方法因每个人的工作方式和工作性质而异。集中起来的方法并不重要，重要的是时间的用法。真正有效的管理者，应该首先能知道自己有多少“自由支配”的时间，筛选出真正的重要的事，然后规划整块的时间出来，保证这段时间只处理最重要的事。

总结：

时间管理不是做完美的计划，而是高效的利用时间达到目标。核心要诀只有三点：

1、掌握时间

2、明确任务

3、集中时间完成重要任务