如何消除邮件对时间和注意力的消耗？这里有5个秘诀
一个朋友，是互联网公司的中层主管，以前总是意气风发，很少抱怨。近来有点泄气了：“每天早上一打开电脑，总有一种快崩溃的感觉。至少要花3个小时回复那些无关紧要的邮件，还有那么多工作要做。我太难了。”
邮件真的太消耗人了，而且你很容易被它牵着鼻子走。有人早就说过：“邮件这东西很容易将别人的优先事项带进你的生活。所以要控制好你的收件箱。”
好在有些人已经醒悟过来：必须有效地处理邮件，不让邮件堆积如山，增加压力，蚕食宝贵的时间和精力。
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一、是什么夺走了我们宝贵的注意力？
不少人早上起来，第一件事就是摸手机，查看朋友圈信息，然后查看邮件。
信息超负荷，每时每刻应接不暇，简直让人喘不过气来。
其中，邮件是“主犯”。每天收几十几百上千的邮件，你不断地滚动鼠标，好像在爬一座高山。
它又像一台邮件老虎机，每出现一次红点，我们的大脑就会分泌一些多巴胺，那种感觉好极了，让人上瘾，让人忍不住一遍又一遍查看有没有新的邮件。时间、注意力就这样屡屡被瓜分、消耗掉。
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二、最糟糕的结果是什么？重新定义信息的意义
很多人，尤其是职场人，对邮件都有一种紧张不安的情绪，总生怕错过了什么，害怕粗心删掉以后可能有用的邮件。
要改变这种状态，请先设想一下，如果明天你的收件箱崩溃了，你会丢失些什么？不是指丢失多少封邮件，而是你会丢失多少给你优势、或者是防止事情变糟糕的机会？你的世界会有什么不同？
事实上你的损失微不足道。邮件既不会让公司倒闭，也不会为世界带来和平。它们只是一些电子信息而已。
一般来说，我们是出于对紧急情况的担心，才会一遍又一遍地去查收邮件。但是，要知道，首先，很少会遇到紧急情况；其次，如果收到紧急邮件，即使错过最后期限，事情仍然是可以补救的，或者可以尽可能弥补，把损失降到最小。
- 大部分邮件都是可以恢复的
只要是成文的邮件，总是有找回来的办法。也可以叫发件人再发一遍；或者其他人也收到了，叫他转发；而且还有别的方式知道邮件里的信息。
- 两个简单的预防措施
措施一、重新设置一下“已删除邮件”这个文件夹，不要每次关掉邮箱就自动清空，而是让它保留一两周或一个月。
措施二、不直接删除，把邮件归档到参考文件夹里。
邮件不能创造价值，创造价值的是邮件里的信息、承诺和行动。不必太看重每一封邮件，我们真正需要的，其实是收件箱之外的行动和信息。
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三、简单而实用的****5个秘诀——可量化就可控制
1.关闭邮件消息提醒
当你有紧急或重要的事情要通知，你会打电话还是发邮件？毫无疑问绝大多数人会打电话，这足以证明，邮件大部分内容既不是火烧眉毛的急事，也并非头等重要，过于频繁地查看邮件就是一种严重的病态。
最好关掉提醒功能，把所有的提示音和图标都关掉，不要傻乎乎以为自己可以忽略那些跳出来的通知——你的大脑不会让你这么做的。
2.处理，而不是查看
你会来回翻看文件夹，好奇里面写的是什么，背后是否都藏有重要信息，期望理出一点头绪来吗？
不过，如果你总是用这种方式查看邮件，眼下又没有时间处理它们，收件箱势必会成为压力源，而不是辅助决策、推进工作和提高效率的工具。
所以，每次打开收件箱，潜意识里不应该是去查看新内容，而是去做决定，做好邮件的归类。
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3.定期复查——每天不超过3次
早、中、晚三次，每次21分钟。把这当成一个游戏，也许21分钟时间不够，但会使你更加集中，也能确保你简短回复。
具体做法：早上9点之前，“紧急扫描”一遍，查看有没有紧急事项，然后到下午1点之前都不再打开邮箱；1点钟午休时间开始检查第二遍：一天的工作结束之际再来查看第三遍。
好的，让我们承诺每天检查邮箱不超过3次。
4.D字处理法——收到的每一封邮件只作7种处理方式
看看是不是清楚多了？刚好这7种办法的英语名称都是D字母开头，所以叫“D字处理法”
l Do it now马上处理：如果两分钟都不用，就立刻处理掉
l Do it later稍后处理
l Decide判断：无须处理的邮件，归档以供参考或备用
l Delegate委派：他人处理
l Defer推迟：判断是否需要处理，通常将其添加到日历里
l Delete删除：或归档，利用互联网上无尽的储存空间来存档
l Decide：该邮件不需自己处理，但想跟进他人完成
- 20：800法则
一些人在清零收件箱的时候，常常困惑：究竟哪些可以采取行动，哪些不用。答案可能出人意外，按照帕雷托“二八定律”，在整个邮件的使用过程中，20%左右的邮件可能具有80%的影响力。
请接受这个现实：80%的邮件是不重要、可有可无或者毫无价值的。甚至于在800封未读或未处理的邮件中，经过一番筛选之后，顶多剩下20封左右，这是经常发生的情况。因此，不用想“20比80”，而是“20比800”。
也就是说，每800封邮件里，可能只有20封是重要的。其余780封要么删除、归档，要么花几秒钟回复一下。这么一来，1000封邮件也不用觉得是负担，把它们看成是20几次对话就行了。
真正重要的事其实更容易处理，但需要你极度专注，在“茶水间有蛋糕”等诸如此类的通知、参考消息、群发等之类的邮件中，把它们找出来。
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四、如何写邮件更省事？
说了处理所收到的邮件，但反过来，我们也应适当注意怎么写邮件。己所不欲，勿施于人。你不希望收到毫无价值、冗长或主题不明的邮件，同理，你也不应该写这种渣邮件。以下3点尤其要注意：
- 主题栏——除了主题，还应该包含这封邮件需要采取的行动
这可以帮助收件人用更少的时间来处理你的邮件，而且，他们也会有样学样，学着这样来给你发邮件。
- 5句话原则——舍去没有价值的东西
尽量让邮件简洁、简短，这是尊重别人时间，同时也是在尊重你自己的时间。
有一个网站叫“5句话”，提倡把所有的邮件缩短到5句话，甚至更短。假如10个字就能够解决的事情，为什么要花100个字呢？越简洁的信息越有利。
- 少发则少收到
在你发送、转发或是抄送邮件时一定要三思，有可能因此减少54%的邮件。否则，你在做加重信息过载的问题。
记住，你的每一次发送和转发，都意味着过后很可能会收到回信。所以，要是你少发一封邮件，那么你相应地也会少收到一封邮件。
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结尾的话：
不论用什么办法，处理邮件都要本着实现高产、专注、谨慎和放松的原则。做到这些，你每天就不会再担心“还有一座山没爬呢”。
“知道怎样处理海量邮件是一项重要的软技能。唯一的办法就是合理使用一套简单、可重复的方法，让自己跳出邮箱，拥有真正的生活空间。”
