易效能天使27班+秒搜四个原则

2019-02-27  本文已影响0人  春暖花开__c328

遵循四个原则:使用频率化、位置固定化、目录化、电子化!

我们挨个儿来解释这四个原则: 

1、使用频率

这是最重要的一个原则,也就是我经常说的近细远粗。

我的精力、时间、资源都有限,我们只能管理少量的重要事物。

但很多人在放东西的时候,习惯按东西的属性或类别进行存放,这样放置有个问题是:使用不方便!因为按照属性和类别放,有时候我们经常要用的资料就和一些同类不成品、垃圾、以及历史资料放在一起,摞在一起是我们最经常的做法,使用时只能到处乱翻,时间久了就找不到了。

所以为了使用时的高效率,我建议把信息资料按照“使用频率”进行归类存放。经常使用的我们精细化管理,越精细越便捷越好,越不经常使用的依次可存放在抽屉、库房甚至丢弃送人。

日常与非日常是第一级分类。日常还要更精细分类,其他尽可能少花精力、时间管理,不分类集中存放。

2、位置固定化

就像你住的地方有准确的位置,在办公室里也有明确的工位一样,一份资料进入“秒搜”系统,要做到有名有家,有名字有位置。有清晰准确的存放位置,一旦放好轻易就不能挪动,固定位置,使用几次,就能够在大脑建立清晰牢固的记忆,就能确保我们在需要时,快速有效找到它。

建议对文件实物类进行命名,同时在前面加上拼音,然后按照拼音排序,用同一规格的文件夹按照A-Z的顺序存放。对于物品类,因为大小不一样,可以用各类大小容器集中保存,命名,然后建立目录索引。

家人、同事或是项目接手人,都可以快速了解这个系统,让协作趋向自动化,获得资料不需要多问。

3、目录化 

不知道大家有没有想过:为什么书籍、产品使用手册、字典、图书馆、仓库等等都会设有“目录”?其实,“目录”就是纸质实物系统的“检索”工具,它的功能就是让你快速找到自己想要的信息,而不是用翻。

所以想要实现信息的“秒搜”,建立起完备的目录系统是关键!我的做法是通过搭建不超过三个层级的目录,对资料的进行编码,基本就可以实现资料的一秒找到。

所以,对于重要的常用的信息与资料,你需要养成这个习惯,拿到信息与资料,想着以后会不会经常用到,会怎么找,那就怎么存。

4、电子化

电子化的好处就是可以上传云端,移动管理,快速搜索,使用或者分享。非日常的实物信息资料不建议电子化,只需要对日常频繁使用的电子化。但是对于目录务必做到电子化。

电子化可以通过各种手段,拍照扫描是一个重要的手段,然后存放在印象笔记或者坚果云、苹果云、谷歌云当中,如果更精细化管理可以寻找更精细的工具管理,例如密码就是可以用1password。

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