为什么人人都爱绿叉表？

2016-12-04 本文已影响4718人北大小笨

与数据打交道无非要做两件事情：数据整理、数据分析。

通常，数据整理会占据我们80%的时间。

不过，事实上，任何行业、岗位和工作，其表格设计和数据的记录方式基本一致。

整理数据的核心就是制作规范的数据源表。

理解到这些，你就会发现，其实你80%的工作需求，掌握20%的Excel技巧就足以应付了。

数据之道

一、数据整理篇

数据整理追求的就是规范、准确、效率，然而实现起来却并不容易。

先来看看数据整理过程中经常困扰我们的各种难题，是不是你也遇到过，感到特别的熟悉：

单位地址、单位全称，单位账户…冗长的信息，重复输入一次又一次，时间都浪费这了。

日期格式要多乱有多乱，要多少种花样就有多少种花样。

不用苦恼，小编马上传授你6大绝技，几秒就搞定。

绝技一：妙用“自动更正选项”，快速输入长文本

在日常工作中，我们经常会遇到很多次重复录入长文本的情况，比如单位地址、单位全称等。

这时，我们就可以巧妙的使用“自动更正选项”，使用一个简单的词组或数字实现快速输入。

妙用“自动更正选项”，快速输入长文本

绝技二：分列一下，日期格式规范起来

面对大量格式不准确的日期，分列一下，马上规范起来。

分列一下，日期格式规范起来

绝技三：数据有效性，小操作，大功用

与管理而言，数据有效性意义非凡，不用再为数据书写不统一而发愁！

数据有效性，小操作，大功用

绝技四：数据依次输入，“跳空”痴心妄想

数据只能依次输入，数据连续性得以保障。

数据依次输入，“跳空”痴心妄想

操作说明：【数据有效性】—【自定义】—“LEN（A1）<>0”—取消勾选【忽略空值】

绝技五: 批量定义，轻松选定

给数据区域批量定义上“名称”，输入“名称”即可轻松选定数据区域。

批量定义，轻松选定

绝技六: 轻松搞定动态二级下拉菜单

数据有效性+名称+Indirect函数，三剑合璧，轻松搞定动态二级下拉菜单，数据联动没商量。

轻松搞定动态二级下拉菜单

二、数据整理篇

函数应用是Excel的精华，废话不多说，七大函数利器立即奉上！

利器一：记不住函数结构不要紧，调用函数面板来帮忙

千辛万苦学会了几个函数，刚准备使用一下，结果公式结构却忘掉了。无奈之下，只能再去请求“度娘”来帮忙。

Excel中可以使用的函数多达几百个，难道都要一个个记住吗？

NO!NO!NO！记不住函数结构完全不要紧，学会调用函数面板就轻松解决了。

记不住函数结构不要紧，调用函数面板来帮忙

操作说明：输入函数名称后，按Ctrl+A调用

利器二：单条件求和与多条件求和，就用Sumif和Sumifs、

“小张，尽快把今年营业额超过5000万，销量超过100万件的销售人员的工资总额给我计算一下。”

听到老板的吩咐，只会用SUM函数的小张脑袋顿时大了起来，筛选一次，筛选又一次，复制到新表，计算，结果到底准确不准确呢。

如果小张能多学个Sumif和Sumifs函数,这个问题解决起来会是多么轻松啊。

函数结构：Sumif(条件范围，条件，求和范围)

单条件求和Sumif

Sumifs（求和范围，条件范围1，条件1，条件范围2，条件2，……）

多条件求和Sumifs

掌握了Sumif和Sumifs，那些Countif和Countifs，Averageif和Averageifs也就小菜一碟了！

利器三：查找匹配，Vlookup先行

“你帮我查查这些员工上个月的绩效工资是多少。”

我打开表格，眼睛顿时圆了，好几百行数据，难道要对照工资表，一个个往里填吗？工资表上万行数据，打开都费劲，一天都不一定做得完啊。

不要忧愁，Vlookup来解救你！

函数结构：Vlookup（找什么—对应值，去哪找，找到后返回其右侧对应的第几列数据，精确还是模糊查找）

查找匹配，Vlookup先行

操作说明：不变的数据区域或行或列一定要记得进行绝对引用哟！

利器四：Iferror，减掉错误值的尴尬

写了几次，终于把Vlookup函数的公式写对了，满心欢喜，往下轻轻一拖，咦，怎么出现了这么多错误值，好尴尬呀！

如何避免这种尴尬呢，Iferror来帮你化解。

那些错误值，就让Iferror变成你想要的样子吧！

函数结构：Iferror(value, value_if_error)：如果公式的计算结果为错误，则返回您指定的值；否则将返回公式的结果。

Iferror，减掉错误值的尴尬

利器五：让Match找到你的位置

排名、位置都很难找？不要再排序后一个个数了，Match一下，位置就找到了！

使用match函数，你的横纵坐标轻松找到。

函数结构：Match（查找值，查找位置，查找类型）

让Match找到你的位置

利器六：给Index一个坐标，就能知道你是谁

按图索骥，给我一个行列位置，就能马上找到你！

函数结构：Index（引用区域，行数，列数）

给Index一个坐标，就能知道你是谁

利器七：Index+Match，查找界的无敌拍档

Index+Match组合，Vlookup见了都要退避三舍，究竟有什么神奇功效呢？快来试一试！

原理：在数据区域中，确定了数据所在的行和列，数据也就能唯一确定了。

Index+Match中，Match确定数据所在的行值和列值，Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据，于是查找匹配就自然实现了。