时间管理践行笔记（03）每天只做六件重要的事
我在利用清单来处理自己的工作和生活的时候，很快就发现了一件郁闷的事情，那就是清单上的事情无论如何是不能全部完成！
要么就是只完成了当天清单中的其中一项内的全部任务，而其他的就没法完成，比如今天工作项内的任务全部完成，结果为了完成工作，加了一会儿班，本来计划好晚上带孩子去绘本馆就做不到了，因为绘本馆已经关门了。
要么就是各项目中的内容都完成了一部分，还余下一部分没有完成，比如我当日完成了六个工作任务，还余下3个其他小任务；或者今天完成了健康项目中的吃水果，8杯水，却不能完成晚饭后跑步......
在阅读过手头上能够找到的一系列时间管理类的书籍和文章后，我发现没有一本书籍或者一篇文章告诉人们：你必须把列在你清单上的全部任务都搞定！因为如果你那么做的话，你的生活就会被清单给死死缠住，每天疲惫不堪。
在不断学习别人的经验的过程中，我发现了一个藏在每个时间管理类书籍里的秘诀，这也是优秀人士进行时间管理的秘诀：六点优先工作制。
“六点优先工作制”被管理学界喻为“价值2.5万美金的时间管理方法”，背后还有一个不同寻常的故事，（该故事流传的有多个版本，不过内容大同小异。）
美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯· 舒瓦普曾因为公司濒临破产而向效率大师艾维·李咨询求助。近半个小时的交流中，前20分钟艾维·李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉，最后请他拿出一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后，白纸上满满记录了总裁理查斯·舒瓦普几十项要做的工作。
此时，艾维·李请他仔细考量，并要求他按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他从明天开始，且每天都这样做：每天一开始，请你全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事，以次类推……
艾维·李认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。
他请伯利恒总裁理查斯· 舒瓦普自己先按此方法试行，并建议他：“若您在坚持使用后，认为它有效，可将此法推行至您的高层管理人员，若还有效，继续向下推行，直至公司每一位员工。
如果您或您公司的每一位员工，每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生产力的事情，假以时日，可以想象，会有什么成就?”
一年后，作为此次咨询的报酬，艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。
五年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。查斯· 舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资!”
总结故事中的内容，“六点优先工作制”的具体方法如下：
1. 在前一天晚上写下第二天要做的全部事情，对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 化整为零，把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
3. 从优先级最高的事物着手。按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。
4. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。每天一开始，请你全力以赴做标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为“2”的事情，以此类推。
看完这个方法，我想你会和我一样产生了这样的三个疑问：
1.为什么是前一天的晚上写下清单呢？
2.如何知道六件事情的排序呢？
3.如何做到全力以赴地完成每一件事情呢？
在我个人进一步的学习和摸索中，我试着给这些疑问找到答案了答案，分享出来，供小伙伴们参考。
1.为什么是前一天晚上写下清单？
在此之前，我都是每天利用清晨的几分钟时间写下当日的待办事项清单，这已经让我比别人能够更加高效的处理工作了。但是，我发现如果按照“六点优先工作制”中所说的在前一天晚上（起码是睡前）写下清单，有以下几点更明显的好处：
1.把干扰事件请出大脑，拥有好睡眠。我们都有过感受，如果睡前想起来明天有几件事情要处理，往往会翻来覆去焦虑的睡不着，而这时候，你只需要抓起纸和笔，把它们写下来，做成明天的待办事项，就等于是把那些压在你心头的事情从你的大脑里拿走，释放大脑的压力，就可以放心地好好睡一觉。
2.从早上就从容不迫的开始一天。前一天晚上写好了清单，第二天从早上起床，我就会觉得气定神闲，当天要处理的几项任务早就了然于胸，从容不迫的开始新的一天。如果我没有这样做，可能一件小事就会打破一整天的计划和心情。比如，孩子早晨哭闹着要玩玩具，不肯去幼儿园，或者早上发现家里的酸奶没有续订，还得去楼下买酸奶......虽然只是小事，也得花时间和精力去处理，此时，再让我考虑一天要安排哪几件事情，就会因情绪受到干扰让降低效率。
3.在潜意识中发酵想法。在睡前写下清单，这些清单上的事项就会进入你的潜意识，在你的脑海里不断的发酵，也许到了第二天早上，有些事情已经在你的头脑里有了一个既定的想法或者梳理出了一个框架。
我有次接到一个比较紧急的讲课任务，时间是第二天晚上。我在头天晚上睡前就把制作课程ppt这个任务写进了第二天的待办清单，并作为工作项目中的优先任务。事实上，我在进入睡眠前就开始构思ppt的框架和需要的内容材料，第二天早上在没有完全醒来时候，潜意识中又开始补充昨晚设想的框架结构。我当时立即意识到这就是今天要讲的课程的ppt框架，于是，马上醒来找出纸笔把构思好的框架写下来。用了一个上午的时间完成了当天课程的ppt,下午抽时间调整，晚上顺利地讲完了课。这就是我在使用睡前清单最深刻的一次经历。
2.如何知道这六件事情的排序呢？
写下了清单，也按照轻重缓急进行了分类处理，但是还是难以抉择出来到底哪件事情该作为首选的处理事项，该怎么办呢？
其实，有时候我们找到了每天的第一件重要工作，接下来的事情也就会好办多了。
这里给大家分享一个利用加权值来筛选出首项优先事件的方法。
（1）列出清单中的任务，在重要，紧急，优先三个维度给出1-5分的加权值。
（2）每项任务的三个维度分值相加得出总加权值。
（3）对总加权值进行排序，1~6
注：加权值在1-5分之间，分值越大，越重要，越紧急，越优先。
图中表格的中列出的是我某日清单中任务的加权值及其排序。
整理读书笔记和写时间管理文章以及寄快递在重要程度上一致，这就意味着这三件事情我今天必粗完成，但是在紧急程度和优先级上区别就比较明显，写一篇时间管理的文章被我视为最紧急也最优先，因为我已经构思好了这篇文章，如果不马上写下来的话，我可能就会因为拖延而忘记写或者再写的时候找不到感觉了。寄快递就不那么紧急了，快递公司就在小区内，我今天可以抽出时间去一趟甚至委托家人帮我寄快递也可以。
其他的加权值的算法以此类推。
细心的小伙伴可能注意到在这六件任务里面，看《东京女子图鉴》和注册她理财网站在排序上都是5，这要怎么取舍呢？
这两件事情在重要程度，紧急程度，优先级上分值一模一样，但是加权值并不高，在2-3分之间，说明相对于其他事情，他们没那么重要，没那么紧急，而且这两件事情都是在电脑端操作的，我可以等其他的事情处理完了以后，再做这两件事情。比如我看完两集《东京女子图鉴》电视剧顺便打开网站花几分钟注册，或者先注册了网站再看电视剧。
聪明的小伙伴可能要给我提醒了，最好先注册了网站再看电视剧，因为注册网站只需要几分钟，而看电视剧要近两个小时，花几分钟把这个小任务处理了，再好好地放松看电视剧吧！
看，我们还是能找到处理任务的最佳方式的。
注：最后一个蓝色横框内我写了“常态事件”，就是每天常规要做的事情，比如买菜做饭，去幼儿园接孩子，晾晒衣物等都是每天要做的事情，不需要特意一一列在清单里了，我只需要按照每天的固定流程去做就好了。
3.如何做到全力以赴地完成每一件事情呢？
全力以赴的意思是集中全部的力量去做，在时间管理中，我更想把它用另一个词来替换：专注。
专注意味着在一段时间内只处理一个任务，也可以简化为一时一事。
到底是同有时处理多个任务更加有效i率，还是像钉子一样，把全部的精力集中到一处发力更有效率？
我见过不少人有不同的看法，有人试图把人脑变成多核处理系统，多任务同时在线，自如切换；也有人强烈建议把焦点聚集在单任务上，处理完一个任务再处理下一个任务。
我认为这两种说法都有道理，我们其实也经常处理多任务同时在线的工作，比如一边看电视一边叠衣服，我还试过一边炒菜一边听音频，完全能够做到。这是因为这两件同时处理的任务性质不同，要动用的大脑资源也不一样，而且都是我们做熟练的事情。
但是，让我一边写文章一边时不时停下来给孩子讲绘本故事，我是实在做不到的，这两件事情互相干扰打岔，结果哪件事情也做不好，何况，不专心写就写不出来可读性比较高的内容，陪孩子就要专心的陪伴！
因此，要想让每一件任务都以做高效的方式处理，达到最佳的结果，请还是专注于当下的任务吧!
同一时间只做一件事，在做的时候把整个人的精神、能力、意念全部放在一件事上,这才是提高效率的极简之道。
ps：六件事只是一个泛指，也可以是每天最重要的三件事（可参考“三只青蛙”时间管理法），或者一件事（可参考“最重要的事情只有一件”），这些经过无数人实践的理论都在告诉我们一个事实：把时间专注在那些重要的事情上，坚持不懈，我们的人生才能取得完全不同的成就。
