职场必备的入门技能

刘墉的书中讲过一个故事，一个职员向老板汇报工作：“老板！老板！不好了，工厂把东西全全弄错了、装反了，幸亏我过去，及早发现，告诉他们，已经全改好了，送到客户手上，一点问题都没了。”请问，如果你是老板，听他的话，听到一半，会不会心跳加速，有种心脏病要发作的感觉，然后听他说完，哪里还会想着要表扬他，不骂他一顿就不错了。

这个故事说明，作为职员在向领导汇报工作时，怎么说话是有窍门的。即使事情做好了，话说不好也会让效果大打折扣。作为职场新人的你，该如何汇报才能既把话说清楚，又让老板知道你的功劳呢？

《如何成为职场实力派》这本书提出了十种职场人士必须具备的商务能力。如果都能够认真掌握，将会让你从职场新人快速成为职业精英。本书的作者为顾彼思商学院的管理者们，他们每年都要为数千名二三十岁的学生讲授商务能力相关的课程。书中的十种重要能力，是他们在二十多年的教学中，通过与超过7万名商业人士对话，观察作为学生的社会人士的课堂情况而总结出来的。

在工作中，向领导汇报工作，是让领导了解你的工作状况、工作能力的一个重要途径，是每个职场人士必不可少的能力。有的人说话简明扼要，重点突出，让人一听就能明白，有的人说话颠三倒四，啰哩啰嗦，说了半天都无法说清楚他的想法。

经常会有人抱怨，明明工作做得好，但就是不会汇报，十分功劳也变成了三分，有时候还会被批评。别的人工作可能没有自己做得好，但别人话说的好，八分功劳也变成了十分，升职加薪只有别人的份。

在汇报时究竟怎样说才能做到逻辑清楚，思路清楚，简洁明了，让人能听懂，愿意听呢。

首先，要提出结论，用一句话把你需要汇报的结论先说出来。

在向老板汇报工作前，一定要先梳理清楚自己要汇报的内容：是前一阶段的工作情况，还是工作中遇到了问题，你需要达到什么目的，需要表达什么观点，有哪些情况必须要向老板汇报的。

梳理清楚以后，在向老板汇报时，先用一句话说出你的结论，让老板一听就明白你想要表达的内容，而不是需要慢慢去听你说，去猜测你想说的究竟是什么东西。你先说出结论，他也可以在你说的过程中去思考你所说的东西。

就像前面的例子，如果职员在向老板汇报时，换一下说话的顺序，先说结论：“货已经送到客户手上”，再说工厂怎么把东西弄错了，装反了，自己是怎么发现的，怎么处理的。就可以避免让老板虚惊一场，自己也显得遇事冷静，处置得当，让老板觉得这个人做事沉稳有能力。

其次，说完结论，再提出支持你结论的依据。

《一本小小的红色写作书》一书中说过：“好作品和普通作品最大的区别，在于你是否使用了准确、具体的例证。”好的工作汇报也是如此，你向领导说出了你的结论，还要告诉领导你的结论是怎么来的？为什么会有这样的结论？

在提出你的依据的过程中，并不是想到什么就说什么，我们的表达要结构化，具有逻辑性，才能让别人更容易接收，这时，我们往往会进行分点表述。但是，并不是分点表述了，就代表我说的就是结构化，并具有逻辑性的了。要学会以“自上而下”的顺序思考依据。

自上而下的思维方式是指：先框架后细节，先总结后具体，先结论后原因，先重要后次要。这样的表达方式，是先建立了自己的一个基本思维框架，再往下拆解，讲事实讲逻辑，围绕这个框架去选择合适的内容来表达观点。

要做到这一点，要问自己一个很重要的问题是“在表达这一信息的时候，必须有的依据是什么？”你的论据要围绕你的论点（也就是你的结论）来选择。

比如你要说某一个人工作能力很强，就要围绕他专业知识、工作经验、工作上取得的成绩来描述，而他对老婆很好，在这里就不用说了。

要想掌握“自上而下”的思考模式，要学会灵活运用现有业务的思维框架。思维框架有助于你把必要的信息联系起来，比如你使用4P模型汇报时，就会围绕“产品、价格、渠道、宣传”这些依据去思考，就减少了一些无用信息。

尽可能多地掌握一些思维框架，并在工作中使用，有助于养成“自上而下”思考的习惯。

要想掌握“自上而下”思考模式的另一个技巧，是站在对方的角度思考问题。因为对信息作出最终判断的是信息的接收者，所以最重要的是，信息接收者觉得你的提供的依据已经足够就行了。

如果在汇报工作的时候，能从“听到这一信息的时候，对方会想知道什么”的角度进行思考，将更加有效地传递信息。

假设你向领导汇报说：公司利润下降了。那么他可能会想知道：详细情况是什么？是销售量下降了，售价降低了，还是成本增加了？如果是上述情况，程度又如何？你如果能够把他想知道的信息都传达给了他，那么你的信息就会有很强的说服力。

再次，表达具体，让你的话更有说服力。

不论你说的话多么有逻辑性，建立的思维框架多么有用，如果内容不具体，那么仍然无法准确传达信息给对方。有时候，即使你的逻辑不一定站得住脚，但是你列举的事例具有冲击力，让人印象深刻，你想要表达的观点，传达的信息也容易让人接受，你的话就会更有说服力。

要做到这一点，需要掌握“用数字来阐述”和“用故事阐述”的方法。

用数字说话。

在工作交流中，数字可以让你传达的信息变得更加具体、生动。当你想要表达一个观点时，有时候单靠语言会显得苍白无力，没有说服力。这时你就需要具体的统计数据，再加上你的个人观点，让对方更加的信服。

比如，你说“公司利润下降了”，就不如“公司利润下降了15%，因为成本支出增加了25%。具体来说，工资支出是成本增加的主要原因。支出的增加主要是管理层工资增加造成的，管理层工资增加的幅度达到了30%，普通工人的平均工资只增加了不到5%。”让人能够了解事情的实际情况。

大多数情况下，在具体过程中重要的部分都是用数字来说明的。

用故事阐述。

为了让自己的描述更加具体，还有一个办法就是用故事来阐述，并不是说要去讲一个夸张的故事，而是增添一些具体的描述，让对方更容易想象你要表达的场景。

比如要描述“工作很忙”，你可以说早上7:00就上班了，晚上8:00才回家，中间连喝口水的时间都没有。”

在用数字和故事描述的过程中，千万不要忘记你最想表达的是什么，并把这一意识当作思考的基础。有助于说明你的目的的数字和故事，才能具有说服力。