五个写好邮件的方法

邮件

第一，正式的显示名和总结性的标题

什么是一个好标题，请审阅：X公司关于Y项目的方案和报价

第二，简单大方的格式

真正高手的邮件，所有的字都是一个颜色，一样大小，一种字体，并只用三种方式来排版：分段、缩进和加粗。

分段负责阅读逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。

第三，逻辑清晰的正文

外国人喜欢用“I hope this email finds you well"开场，你可以说”见信好“。

问候之后，邮件正文一定要分段，每段只讲一件事情。

邮件的标题，是全文概况，每段的首句，是整段概况。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个字讲清楚的事，不用101个字。

结尾的部分，总结邮件内容，强调需要他跟进的事情。

第四，合理使用【】，来区别邮件类别

推荐使用【】来表示一个邮件的主题，例如你每周给领导汇报的工作进展，工作报告，可以这样开头：

【报告】-HSE Weekly Report

需要领导审批的事件：

【请审批】【请指示】、

你做出来的规则制度等文件，需要征询其他部门或人员的意见：

【征求意见】公司HSE年度计划

公司下发的文件，需要相关人员知道的：

【通知】-关于加强车辆交通旅程管理的通知

第五，用好两分钟原则

收到一个邮件，想一想该怎么处理，是转发出去授权别人处理，还是转到文件夹“处理中”，有待进一步处理，或者是不需要做任何处理，但是里面的信息可能会用到，那么就存档。

总结一下，收到一封邮件，处理流程如下：

• 是否需要处理，是，两分钟内能否处理完，如果可以，立即处理
• 如果不行，转移到文件夹“处理中”，处理完转移到“存档”文件夹。

4D是指四个英文单词所代表的动作，它们是：行动(Do)，转发(Delegate),搁置(Defer),删除(Delete)。这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的动作。