亚马逊CEO贝索斯为什么不建议员工用PPT?
对于职场人士来说,PPT是必备的一项硬技术,很多场合下的很多方案都要通过PPT展示。可是,在互联网巨头亚马逊(Amazon),却要求禁止使用PPT。
这是为什么呢?
亚马逊的CEO杰夫·贝索斯说:“我们要的不仅仅是一段文字,而是一段结构清晰、叙述清楚的文字。如果有人只是在Word中用项目符号罗列了一些短句,这和PPT一样糟糕。PPT 风格的演示文档让你轻易地掩盖相关idea 的优先级和相关性。”
我们可以回忆一下,很多人在演讲或讲话时都是照着PPT在念,不是吗?对PPT的过度依赖导致我们在没有PPT的情况下讲话失序、没有逻辑、重点不清晰,甚至非常紧张。
所以贝索斯不主张使用PPT,他更希望大家在工作中使用一种更加简洁、有效率的工具——结构化备忘录。
那么,这个备忘录都写些什么呢?
What we do?(背景)
Why we do it? or What’s the problem?(解决什么问题)
How we do it?(我们怎样做)
Validation(如何验证)
Discussion/Analysis(讨论、分析)
Summary(总结)
可不要小看这6个问题,看起来容易回答,却是比PPT难多了。为什么呢?
因为结构化的、叙述清晰的备忘录会强迫你进行更深的思考,更好地理解什么事情更重要以及事物之间是如何关联的。
要知道,我们在日常生活中所见到的PPT大部分逻辑不清晰,无论是整体结构还是每一页PPT。而结构化备忘录绝非是单纯地写一段文字,应是结构清晰、叙述良好的文字,这可是很高的要求。
那么,到底该如何在工作中写这个备忘录呢?
我们对上面的6个问题要进一步地细分,不断地问自己问题:
1.背景或者要解决的问题是什么?
2.如何解决这个问题?谁来解决?用哪种方法?结论是什么?
3.相比于过去的方法,你的方法有什么不同?
4.如果这样做的话,对消费者和公司有什么好处?这样解决问题是否能真正为消费者创造性地解决问题?
每次都这样扪心自问,把问题想深想透,也就没有什么解决不了的问题了。
不过,在几页的备忘录中总结复杂的业务是非常困难的,所以需要团队花费数小时进行准备。
准备工作分为两步:
首先,为了写好这份备忘录,团队需要深入地理解这个领域,收集数据,理解工作原则并且能清楚地表达观点。
其次,因为参与决策的上层领导未必熟悉这个领域,所以需要花很多功夫来优化这个备忘录以方便他们能在30分钟内快速理解。
掌握了这个工具,接下来我们应该结合自己的工作多去实践实践。
比如,如何用结构化备忘录开会?
1.会议的前20分钟,大家围在一起安静地阅读主讲人的备忘录。
2.20分钟后,大家一起讨论备忘录的内容,仔细质询主讲人,但要通过建设性的讨论来仔细探讨备忘录中的观点。通过这样的讨论,真相会胜出。
3.最后,大家讨论建议,做出最终的决定。
4.大家对主讲人经常会提出一个尖锐问题:“如果由你自己来评论自己写的备忘录,你会质疑哪一点?”
我们看到的是亚马逊的股价一路高歌猛进,业务线也从最早的网络书店,成为“万物网店”,更是进一步拓展到硬件(Kindle、Echo)、云(AWS)和人工智能领域。但是我们看不到的是亚马逊背后的这套管理方法。
但愿我们每个人都能很好地应用这套方法,在工作中受益。