最近一段时间，朋友圈里频频爆出因为长期加班熬夜，导致身体机能下降，甚至猝死的消息。

前些天，一位微博网友发长文自曝因长期加班熬夜，突发脑出血急救的惊险经历，并呼吁大家要规律作息，不要因为工作而影响了健康。

这些消息铺天盖地，使得许多在大城市打拼的职场人惊惧不已。

加班熬夜工作，这似乎再正常不过了。为了能够多赚取一点糊口的微薄薪水，为了能早一点拿出优秀业绩获得晋升，为了拼搏后能换来美好的未来，我们起早贪黑，不眠不休地努力工作，恨不得把公司当成家……

如果每个职场人的加班熬夜，都在创造新的价值，也许我们更容易相信自己的奋斗终将获得更好的回报。但是，有多少人，其实一直挣扎在重复、琐碎的工作杂务中，而且不停重做同一份提案、同一个PPT，却始终无法让上司满意！

“我已经很努力地做了，可是上司只是一句话：‘重做！’，我几天几夜的加班熬夜就都白费了……”加班熬夜做完，被打回来重做，然后继续加班熬夜补救，却还是会面临下一次重做……这些就像是无法醒来的噩梦一样，沉重地压在许多职场人肩头和心上。

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如何摆脱“重做”噩梦？

想要摆脱这个噩梦，我们需要正视自己的核心问题——职场工作能力不足！而具体到由大量商务文本构成的琐碎工作上，问题则是——职场书面沟通能力不足！可是这世上总有比我们的文案工作量更大的职业，如《我的前半生》里面唐晶和贺涵一般的顶尖咨询师，这些人如何高效地制作商务文本呢？

当你看过日本知名咨询师吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》之后，这些问题，就将不再是问题。这位在工作中制作过数万份清晰易懂的商务文本，并能精准抓住客户需求，让对方瞬间了解并接受提案的咨询专家，总结了70个商务文本速成法，帮你一次性掌握Word、Excel、PPT的关键技巧。

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这70个速成法，可以总结成两大步骤（前期沟通、后期制作），四大板块（框架沟通、框架制作、草稿制作、定稿制作）。

第一步，前期沟通，包含板块【框架沟通】、【框架制作】

其实很多职场人的坎儿，就在这一步。

上司当然想自己只是简单说一句：“小王，你做个公司产品展示用的PPT，下午见客户时要用！”便撒手不管，这个PPT就能直接拿到客户面前完美展示。

但现实则是，不太可能！

上司作为管理者，需要保证业务各个环节顺畅并高效运作，如果一个下属闭门造车做出的PPT直接拿到客户的面前，多数时候是要砸公司和管理者自己的招牌的。所以，大多数上司要在展示前，亲自且不断地审核下属做出的各类数据和文本，以免有任何瑕疵导致与客户的交涉出问题。然而，如果经过一段时间的制作后，上司最后发觉文本不能使用，并把完成的提案打回去，就既浪费了时间，又容易给下属造成心理压力，甚至上司自己也会焦虑起来。

理性分析，其实上司和下属的目标是一致的——赶快做出合格的文本给客户展示，达成交易！可即便如此，许多下属却无法认清上司的意图，害怕如果不马上说“好的”并且直接干起来，就会显得自己能力不足，被上司和其他同事看轻。遇到问题时，下属如果首先想到的是“我努力自己解决”，而不是向上司汇报并沟通正确的解决方法，就很容易走入歧途。

其实在开始制作提案之前，沟通就应该到位，而不能等到做了一半或者成形的时候再汇报，那样很可能面临上司对提案内容不满，并且打回去重做的情况。

《职场书面沟通完全指南》一书中给出了有效的框架沟通制作的流程和技巧：

1、【框架沟通】确定目标，选择商务文本的展示形式

（1）明确Who、What、Why——事先决定希望对方采取怎样的行动

Who就是指商务文本的“读者”。

What指的是商务文本使用的“目的”。

Why是指对于读者来说，商务文本的内容是否具有针对性。

（2）通过分析，有效传递信息——事先了解对方的期待

分析把握读者的特征，了解读者对于商务文本的“期待”和“理解程度”，找到传达信息最有效果的方法。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第9页

（3）根据目的选择商务文本的展示形式——使对方理解的商务文本展示形式

希望对方理解什么？期待对方做什么？选择最容易说明这些内容的商务文本形式。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第10页

（4）用“框架→草稿→定稿”制作商务文本——用“三段式”接受评价

①框架：把商务文本的内容按照“目录层级+概要说明”整理的一种结构。

②草稿：根据框架填充内容。

③定稿：修改草稿，经过修饰加工后成为能够直接向第三方展示的最终版本。

2、【框架制作】决定目录构成，摘录论点

（1）运用PREP列举论点——使对方容易理解的说明方法

为了传达商务文本的What（目的）并使对方接受，不仅要传达该主张的Why（理由），也有必要提及Who（对方）这样做的好处。

能够简明地表现这一逻辑结构的就是PREP法。PREP就是表达point（主张）、reason（理由）、example（实例）、point（总结）这四个单词的首字母。

（2）用“2种形式×6种思路”模式展示提案

形式一（专家）：如果对方有明确具体的方案，我们要站在“能够提出客观看法的专家立场”提出建议。

形式二（当事人）：如果对方没有明确具体的方案，我们要站在“强调主观想法的当事人立场”提出自己的方案。

具体的说明方法从6种构思类型中选取合适的方法并加以运用。 这本书为每一种构思类型都准备了详尽的说明，具体内容，还是看书为好。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第28页

到此，最后再用A4纸整理框架，把目录条理清晰地写下来，前期的框架沟通和分析工作就完成了。

这一步的难点在于：一个职场人能否克服自己的情感和情绪障碍，以理性的态度面对眼前的工作。无论是害怕被人看轻自己的工作能力，还是不愿承认自己经常闷头做出不符合上司期待的自嗨提案，或者单纯只是不想在意自己的工作质量，都会阻碍我们成为一个善于职场沟通与工作的卓越人才。

如果一个职场人确实想要达到“自己用心且努力地工作着”的期待，而不只是自我安慰并且“假装很努力”的话，就该在学习职场沟通——不仅是口头沟通，更是书面沟通上——投入足够的精力和时间，实实在在地把工作做好，并为自己的价值加码。

第二步，后期制作，包含板块【草稿制作】、【定稿制作】

当框架的方向和脉络全部明确后，剩下的工作就是运用高超的软件操作技巧，优化所有文本制作的细节，尽善尽美。

【草稿制作】

【草稿制作】这一板块当中，有两个技能指导模块——制作文本表格、制作图表。究其原因在于有些人更擅于用文本和表格传达工作数据和内容，而有些人则擅于以图表方式更为直观地传达工作数据和内容。但是对于工作来说，只能是哪种传达方式最有效，就要用哪种传达方式，不会顾及到一个人是否擅长制作这种形式的文本，所以职场人最好不要在这两个技能方向上出现明显短板，而是至少都要达到合格水平。

《职场书面沟通完全指南》这本书就很贴心地为大家准备了自测问卷，让一个人先了解自己思维方式与制作商务文本的长短板，再建议学习的顺序和相关章节，扬长补短。

1、文本制作的核心——统一、简明

（1）善用模板打造文本格式的统一

格式统一，无论在Word还是PPT演示中都很重要。虽然我们可以每一张PPT都选取不同的精美图片作为背景，每一行文字都可以用不同的字体甚至是艺术字，每一个文字都选取不同的字号大小，并把元素放在任何一个位置……但是，商务文本不是为我们彰显自我个性服务，而是为了达成“说服展示对象”的实用目的而存在，这就要求我们打造风格统一、版式清晰规整的商务文本，展示工作的专业性给对方。

（2）精简文章，表达在精不在多

商务文本的展示空间有限，大量庞杂冗余的文本会削弱说服力，所以精炼文章的每一句话就成为了必要之事。将啰嗦的表达尝试用简单、准确的词语替代，去掉无用的口头语，分析句式成分并重新组合，最终使表达清晰、明确、简练、易懂。

举例：精简以下这段话

为了使句子具有精简的形态，首先一开始要删减修饰成分等内容，只用主语和谓语这样最简单的结构，然后再把这些成分一个个地还原，重复这个过程，直到还原程度能够再现本来的文章意思并且没有多余修饰成分为止。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第91页

2、表格制作的核心——数据结构的层次关系

（1）用树状结构整理表格项目

新手做表格的一个坏习惯就是：无法识别各项数据的逻辑结构和层次。于是会出现所有项目并列在一张表格上，分不清主次和框架。书里推荐用树状结构来整理表格项目，使项目的排列主次分明，层次结构清晰、严谨。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第100页

（2）不注意会吃亏的表格处理冷知识！

a.重复的内容用灰色标记——重视后续的筛选和可读性

b.选择性的项目值和说明，要单独制作工作表——便于他人更新信息

c.不使用“合并单元格”——活用“跨列居中”对齐方式

d.用“创建组”隐藏详细信息——有针对性地显示信息

e.基本边框样式：外边框为实线、内部为虚线——防止内部框线遮挡单元格数字

3、图表制作的核心——图表元素的逻辑关系

你曾仔细研究过示意图和图表的区别吗？你知道该用哪种工具制作示意图和图表吗？你知道每一种形状的视觉传达功能吗？

我不知道，也没有仔细研究过，所以才惊觉吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》是一本多么实用的指导手册，因为里面连每种箭头表达的关系强弱都给一一列了出来！

（1）区别使用示意图表和graph图表——结合说明的目的选择图表形式

示意图表是侧重于说明要素间关系的图解形式。Graph图表是侧重于说明数值特点的图解形式。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第115页

a.示意图的3大类，8小类

第一类是以横纵轴为基础的“纵横型”，该大类下有“象限图”和“矩阵图”；第二类是梳理要素间关系的“关系型”，该大类下有“层次结构图”“集合图”“关系图”；第三类是沿时间轴整理各要素关系的“时间型”，该大类下有“阶段图”“流程图”“循环图”。

这里的每一个小类在书里也都有专门的说明。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第117页

b.graph图表的3大类，9小类

第一类是表现数值大小的“数量型”，该大类下有“柱形图”“饼图”“面积比率图”；第二类是表现数值动态变化的“变化型”，该大类下有“折线图”“面积图”；第三类是表现数值零散分布的“分布型”，该大类下有“直方图”“散点图”“误差线图”“雷达图”。

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第139页

（2）使用形状和线条时设定统一的规则

我们有时会利用多边形、线条、箭头来组成一些图表，然而具体到不同的箭头、不同的形状究竟有什么区别，我们往往不会很在意，觉得圆角也可以，直角也可以。实际上，这些形状和箭头的符号含义，植根于人们内心对符号的联想，正是这些联想赋予了符号意义，并使我们可以利用不同的符号组合去影响他人的心智。

所以从现在开始，别再把商务文本做得那么糙了，好好学习一下形状的应用技巧吧！

图片来源于《职场书面沟通完全指南》第167页

草稿制作涉及到很多细节问题，《职场书面沟通完全指南》这本书提供的分析技巧，清晰简明，实用性极强，里面提出的很多问题都是大多数职场人一直都没有想过的。不过这不是终结，草稿制作完之后，还有定稿制作这最后一个版块。

【定稿制作】

草稿制作完毕之后，很多职场人就直接提交给了领导，然后等到资料需要展示、打印或者存档的时候，免不了又要出岔子。究其原因，是定稿收尾的工作没有得到重视，而一个合格的职场人，应该把商务文本的后续问题全面地考虑清楚，再结束一个提案。

1、加强内容的说服力——几个润色文本小贴士！

a.强调重点：加粗着色

b.用“增强型图元文件”的形式粘贴图表

c.清除图表的边框线和网格线

d.注明图表数据来源，保证可信度

2、优化印刷版资料的美观度——让纸质资料也同样美观动人的秘诀！

a.“换行”，保证完整显示打印内容的小妙招

b.“灰度”，保持黑白打印时形状颜色深浅有序的小妙招

c.“页边距”，留出笔记空间，还是承载更多信息的空间自由小妙招

d.“Excel打印设置”，表格打印版式控制小妙招

3、调整电子版资料的形式——不让心血功亏一篑的关键！

a.删除无用的幻灯片母版，防止信息泄露和文件格式过大

b.清除无法直接可见的信息，注意页眉/页脚和属性信息

c.防止改写文件，转为PDF格式或设置保护文档

拒绝闭门造车，提案不再“重做”！

我很幸运地在进入职场不久，就遇到了吉泽准特《职场书面沟通完全指南》这样干货满满的实用技能好书，并且一点一点远离“重做”的噩梦。

我们其实都希望自己手头琐碎的工作，能快点完成，并且尽可能完美，然而我们同时也知道，这是一个需要投入大量时间和精力去学习的过程。如今有这样一本速成法技能手册，每天只学一条速成法，三个月让你受益一生，这也是绝对赚大了！

最重要的，是我们职场人必须时刻保持提升自己价值和能力的信心，坚持每一天更新自己，如此才能不被这个巨大的时代洪流轻易冲走并淹没。

从今天起，拒绝闭门造车，开放自己的心，去拥抱学习、工作和生活。

去证明自己的努力不是虚妄，证明自己在职场中的价值。

我已经启程了，你呢？