向上沟通：详略得当，有条理地传达

不善表达的人往往具有某个特征：

要么话太多，要么话太少。

话太多，其实是在剥夺对方的时间。

“话太少”则意味着没能给予对方充分的信息。

“事件+结论优先”法、使用数字与专有名词、抽象化概括，

这3个小方法，可以帮助你详略得当，更有条理地向上司传达信息。

一、“事件+结论优先”法

“事件+结论优先”法是一种非常好的谈话技巧，

在汇报时使用可以让你事半功倍。

1、事件（现在要讲的事情的全貌）

2、结论（想要传达的事情的核心）

3、理由（为何得出此结论）

4、详细（如何具体实施）

按照以上1至4的顺序传达事情，上司可以更好地理解。

阅读下文呈给上司的两份电视广告方案，

便可看出“事件+结论优先”法的技巧性。

两份广告方案都是为了宣传一种新型的多功能包，

这种包的设计是为了满足当前智能商务模式的需求，

以下称该包为智能商务包。

A先生（无逻辑式地表达）：

我觉得现在很流行“空间碳酸水”（一种饮料名），我也很喜欢喝。

虽然碳酸水整体的销量有所下滑，

但是“空间碳酸水”的销量却一直在持续增长。

喝一口“空间碳酸水”，那种快感简直绝了。

说这么多，其实也只是我的个人意见，

但我还是觉得它和新型的多功能智慧商务包很吻合。

对了，因为这种碳酸水可以给人饱腹感，

没时间吃午饭的时候喝它也很有用……

B先生（用“事件+结论优先”法表达）：

【1、事件】

赵总，关于新型的多功能包

——智能商务包的广告制作，我有一个提案。

【2、结论】

与C公司的人气商品“空间碳酸水”合作怎么样？

【3、理由】

“空间碳酸水”很受职场人欢迎。

将智能商务包和“空间碳酸水”结合，

可以直接明确目标人群，满足需求。

【4、详细】

具体方案是：

在男模特从智能商务包中取出笔记本电脑时，

镜头拍到了他偷偷放在包里的“空间碳酸水”；

或者，让模特右手拿着智能商务包，

左手拿着“空间碳酸水”，潇洒地漫步于王府井。

A先生表达时毫无逻辑，只是随心所欲地说出了自己想说的话。

因为他自己都没有抓住信息的核心，听者自然更是一头雾水。

如果上司发火抱怨根本听不懂他在说什么，似乎也在情理之中。

而 B 先生使用了“事件+结论优先”法，条理清晰，令人信服。

最重要的是，他清楚地阐述了这个广告想要表达的东西。

在B先生的表达框架中，最重要的便是“1、事件”和“2、结论”，

因为先告诉对方“什么事”和“怎样的结论”，

可以让对方抓住谈话的大纲。

另外，对“2、结论”来说，“3、理由”不可或缺。

在结论后面附上合理的理由，可以保证表达的逻辑性，增加说服力。

而“4、详细”这一部分，

我们可以阐述具体例子、感受、事情等，

也可以加入相关数据或者补充事项。

与1至3相比，4的约束性更少，自由度更高。

如果还要进一步深入讨论，可以继续按“详细1→详细2→详细3”的顺序阐述。

二、使用数字与专有名词

“总经理，明天人会少一点儿，时间怎么办？”

这是概括力较弱者的说话方式。

明天有什么事？“一点儿”是指多少？“时间怎么办”是什么意思？

这样的表达让人很难理解你在说什么，科长可能一听就会发火。

“总经理，明天的营销会议，

 因为参加者少了2人，现在共有5人参加。

原定时间是从11点到11点半，可以吗？”

只要将事情详细说明，总经理应该就不会生气。

这种表达方式与前者有两点区别：

1、弥补了“话太少”的缺点；

2、使用了“数字”和“专有名词”。

只要意识到这两点，你就能大幅度提高信息的传达效果。

三、抽象化概括

传达信息，有时需要抽象化概括。

举一个工作中的例子，

以下是一名下属向上司汇报当天工作时说的话。

今天，我联系了各赞助商，

在打电话向A公司负责人说明了远程项目变更的地方之后，

又通过线上会议的方式向B公司负责人说明了远程项目变更的地方。

之后，我又按约定将25箱商品运到D公司仓库，完成交货。

然后去了C公司，向负责人说明了远程项目的事。

这样的表达过于具体，给人一种冗长乏味的感觉。

也许有的上司喜欢这种具体的汇报，

但如果是喜欢简洁汇报的上司，

你便万不可采用这样的表达方式。

那么，再看一则简洁的汇报。

今天，我分别向3家赞助商的负责人说明了远程项目变更的地方，

还如约将25箱商品交至D公司仓库。

怎么样？这份汇报将A公司、B公司、C公司概括为“3家赞助商”。

之前出现3次的“远程项目”和“负责人”也只用了1次，

这样的表达不仅用词少了一半，也更加简明易懂。

作者 | [日]山口拓朗

来源 | 《概括力：三步学会精准表达》