4D邮件处理法：邮件收件箱（Inbox），我的目标是“0”

今天想谈谈我对邮件的处理方式。作为一名跨国公司的员工，我下班的时候就是美国总部上班的时候，所以每天早上一打开邮箱，都会收到很多新邮件的，在工作的时候，每隔2-3分钟，都会有新邮件流入收件箱。对于处于每天流入将近一百封邮件的情况，如何处理就显得尤为重要了。

先说处理邮件的时机，在其他文章已经详细介绍了，这里就简单说一下。刚才说到每天晚上都会出现很多新邮件，但是早上工作第一件事是处理邮件吗？不是。上班第一小时应该是处理当天最重要的工作。新邮件一进入收件箱，就要去处理吗？不是。我是把所有关于新邮件的提醒都关掉的。所以只有放完成阶段性任务以后，我才会打开收件箱。

那么如何处理新邮件呢？我的目标是每天下班的时候收件箱（Inbox）里的邮件数量是零。经过长时间的实践，有一个4D的方法特别适合我，那就是Delete，Defer，Do，Delegate。

Delete是删除。常常邮箱里会收到外部广告邮件，一般看看标题就可以删除掉了。另外一种是公司内部的宣传邮件，公司内部的新闻，如果是一般信息，快速浏览完内容后，也是删除。如果是以后可能用到的信息，比如公司新政策，就把它从收件箱移出，归档到“公司相关”的文件夹里。如果是比较重要的需要仔细研读的信息呢？那就转入下一步Defer延期。

Defer是延期。比如刚才提到的公司重要新闻，一项不是很紧急的任务。我都会把它们归档到相关的文件夹里，但是要打上一个完成期限标志，比如是今天，本周三之前，下周。如果是一名同事发给你需要回复的邮件，虽然你不需要今天回复，但是在归档前，记得先回复一封短信，比如“邮件已经收到，本周会回复给您。”等等。避免同事空空等待。如果是紧急的任务，需要立刻完成呢？那就进入下一步Do完成。

Do是执行或者完成的意思，除了上面提到的紧急任务外，还有一种是只需要5分钟就可以回复的邮件。比如新邮件是咨询你相关信息的，你只要把手头信息直接提供就可以了，这样的邮件就直接回掉吧。这里我是借鉴的GTD的理念，如果一项任务两分钟内可以完成，就不要把它放入任务收集箱了，直接完成就好。如果新邮件的要求不是你的职责范围，或者是其他同事可以更好完成呢？那么就是Delegate 委派。

Delegate 是委派。但不是仅仅指你有下属的情况，你也可以把邮件委派给平级的同事，或者是你的老板。判断的标准是谁是最适合完成新邮件任务的人。当然delegate 邮件不仅仅是把邮件转发完事，而是需要一些其他辅助信息的。我要判断一下接受邮件的同事会不会有疑问，比如“这是什么情况？”（那我就介绍背景。）“为什么转发给我？”（需要解释原因。）“需要我做什么？”（那我就交代任务）。

经过上面的4D邮件处理法，一般当天下班的时候我的邮件箱里的邮件数目就为零了。