【不一样的时间管理系列-6】走进GTD
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怀念不如关注
原编：Lily| 图：网络
今天跟大家分享《不一样的时间管理-6》：走进GTD
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1 帕金森定律
西里尔·诺斯古德·帕金森英国作家、社会学家、管理学家，剑桥学者，生平著作60多本，以帕金森定理闻名学界。
西西里尔•诺斯古德•帕金森所著的《帕金森定律》一书记录了：一个老太太寄明信片的故事。
帕金森发现，人做一件事所耗费的时间差别很大：
一位老太太要给侄女寄明信片，
她用了1个小时找明信片，
1个小时选择明信片，
找侄女的地址又用了30分钟，
1个多小时用来写祝词，
决定去寄明信片时是否带雨伞，又用去20分钟。
做完这一切，老太太劳累不堪。
同样的事，
一个工作特别忙的人可能花费5分钟在上班的途中就顺手做了。
工作会自动占满一个人所有可用的时间，
工作总会拖到最后一刻才能完成。
如果一个人给自己安排了充裕的时间去完成一项工作，
他就会放慢节奏或者增加其他项目以便用掉所有的时间。
工作膨胀出来的复杂性会使工作显得很重要，
在这种时间弹性很大的环境中，人并不会感到轻松。
相反会因为工作的拖沓、膨胀而苦闷、劳累，从而精疲力竭。
帕金森定律如同魔咒般令人困扰，
很多事费时费力完成，很多事还没来得及做？
如何才能摆脱这个可怕的控制？
来看看“GTD”如何系统的安排时间，摆脱焦虑吧！
2 什么是GTD？
GTD就是“Getting Things Done”的缩写，
中文翻译是“把事情搞定”。
GTD是效率管理专家戴维·艾伦开创的一套完整的个人事项管理系统。
戴维·艾伦试图通过GTD将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的工作生活方式，
让你既可以高效地处理工作，又能享受幸福生活。
GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多，
而是有很多事情你该做却没有做，你跟人说了你要做却没有做。
GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。
DavidAllen认为，压力不是来自任务本身，
而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。
我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，
将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中，
比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。
GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，
提高效率。
GTD 其实就是应对大脑善于思考却不善记录的特点而设计的有序管理个人事务的流程。
GTD的2大要点
A、清空 你大脑的内存
通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。
把所有要做的事情分门别类，
另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。
大脑是用来思考的，不是用来记事的。
我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，
应该把大脑从这种思维中解放出来。
B、把任何任务和项目具体成 行动
不管是什么任务项目，我们要问的问题是下一个动作是什么？
只有这样才能把计划具体化，才能让我们随时把握该做什么。
这样一来，在一个给定时间具体采取一个给定行动（action）的时候，我们才能做出最好的选择，而且对自己的行动选择有信心。
GTD的5大步骤
01 收集
这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或APP。
收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。
02 处理
当你将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空
将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，
对于不能付诸行动的内容，
可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，
而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，
如果可以则立即行动完成它，不行对下一步行动进行组织。
03 组织
组织是GTD中的最核心的步骤，
组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。
对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，
而对下一步行动的组织则一般可分为：
下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。
等待清单：主要是记录那些委派他人去做的工作；
未来/某天清单：是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。
下一步清单：则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。
GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，
它作了进一步的细化，
比如按照地点(context)（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，
而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。
04 行动
你可以按照每份清单开始行动了，
在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，
精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。
05 回顾
回顾也是GTD中的一个重要步骤，
一般需要每周进行回顾与检查，
通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，
可以确保GTD系统的运作，
而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
7问7答，7分钟了解GTD
Q1：什么是GTD？
A：GTD的全称是Getting Things Done，是一套完善的、得到最广泛使用和认可的时间管理体系。
该理论的创始人是在35岁时从事过35种职业的美国「万金油」David Allen，他给一些名人提供GTD咨询时收费高达7位数，还是美金。
这么说来，这个GTD应该是好东西！
Q2：那么，给我拿一句话总结一下GTD吧！！
A：先允许我去崩溃一下。崩溃完了，试一下吧。
简单说，GTD主要通过收件箱(inbox)收集任务(Stuff)，将任务科学拆分(Next Action)，结合项目(Project)、文件夹(Folder)、环境(Context)、提醒设置(Reminder)、定期复核(Review)等要素，高效管理时间、完成任务，这样的一套自我管理系统。
一句话总结完了。但是，复杂点说，前面提到的每一个名词都可以讲1小时以上，真正将GTD高效运作起来往往需要多年的学习、实践、讨论、总结。
身边尝试过GTD但是发现并「没有什么卵用」的朋友，很多人存在的问题是并没有花时间去深入理解，更不谈实践、思考和总结。
Q3：总结的不错！那么，我不忙，那还是否需要GTD？
A：需要。
很多人不忙，是因为只做了工作那8小时内的事情。
GTD，是帮助你实现宏大目标、走近梦想的一个系统。
你说，你还需不需要GTD？
Q4：我很忙，实在没时间在GTD上浪费时间怎么办？
A：我很理解工作繁忙的痛苦。
并不是因为我曾经是苦逼的审计师。
而是，我最近接触了一些很成功的专业人士，有若干医生，有大律师，也有VC和创业者，公司高管。
但是，这些人普遍迫切想学习时间管理，
因为，他们总是为拖延问题困扰，甚至拖延会成为一个行业普遍的痼疾，从老板到员工都默认延期才是正常现象。
律师、审计师、医生等专业人士，专业上的精通不用废话，由于专业素养和工作能力很强，在截止日期实在无法再推后的情况下，每次都是连续通宵48小时到480小时然后化险为夷。
但是，他们根本不想这样。
没有人想拖延，所有人都想按部就班完成任务。
问题就在于，专业素养和工作能力再强，不能弥补在时间管理的理论、实践经验上的缺乏。
每个人都应该学习一点时间管理。所谓「磨刀不误砍柴工」，
方法论上花费的1小时，往往能节约具体工作的10小时。
花1年时间来学习、实践、总结GTD，很可能帮助你节省很多年的时间。
刚开始学习GTD的时候，新手最大的困难是上手阶段，专业术语叫「挫折壁垒」(Frustration Barrier)。
Q5：GTD是鸡汤吗？
A：不是。
所谓鸡汤，一句话来说就是脱离行动来谈改变。
什么「唤醒内心的巨人」、「秘密」、「活在当下，勿忘初心」之类，空有口号，无法行动才更像？
GTD是一套完善的时间管理体系，包含理论、工具和最佳实践，强调行动和科学管理，培养习惯从而高效、快乐地工作生活。
Q6：那么，GTD是科学还是艺术？
A：就和会计、审计、管理等学科一样，所有实用、解决具体问题的东西，起先都是一门科学。
但是，从「道」上参悟了之后，GTD就会融入你的工作和生活，渗透到你的行动和思维中，这时候，他就是一门艺术啦！
学习其实也是这样，先是科学，后是艺术。
以后我专门写文章谈学习这个主题。
Q7：GTD会不会让我变成机器人？
A：你多虑了，人类和阿尔法狗之间，差距有1万个马拉松那么多。
说明：GTD是一个很大的话题，一时半会说不清楚，一两篇文章说不清楚。
但是请放心，我会通过一个系列文章把这个话题讲清楚的。
箴言
人可以左右时间，同时也被时间左右。
How you spend the time, is how the time shapes you.
【不一样的时间管理系列-8】GTD步骤2-处理 分门别类的艺术
