看群策是如何践行GTD时间管理原则的

时间管理有很多种方法，GTD（Getting Things Done）就是其中一种，也是目前比较受欢迎的一种。时间管理其实不是让你真的去管理时间，而是通过合理的规划，让你在有限的精力与时间下，有效地完成任务，并且有最大的产出。让每个团队成员做好时间管理，对于整个团队的效率提高也是大有裨益。群策在设计的时候深度思考了时间管理的问题，将系统打造成GTD理论的实践者。

GTD系统由五条核心原则组成：收集、处理、组织、执行、回顾。

收集

收集指的是将所有需要跟进的事情最快地收集在一起，放在一个收集箱里。在生活中我们都会有自己的inbox，也许是一个备忘记事本，也许是一个软件，也许只是命名为“待办事项”的文件夹。

在群策里，我们通过【随时记录】这样一个特点来践行这一原则。在群策里，任何时候你想记录信息，都可以通过【新建】按钮或者【划词新建】来记录需要跟进的事情。

 处理

处理是指将你收集到的全部信息进行处理，区分优先级，判定需要开始跟进的时间，以便下一步跟进。

在群策里，除了直接建一个任务外，可以将文章变为任务，或者划词将选中部分快速变为任务。任务可以标记截止时间、增加标签进行分类、标记优先级。

组织

组织主要分成对文档资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。而下一步清单则是具体的下一步工作；每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”，应该使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

在群策里，我们支持以群组的方式建一个项目，所有该项目的行动任务都在该群组里发布并跟进。关于未来计划或者不需要任务进度的计划，我们可以用日程来记录，比如2015的10.1-10.7，我计划去日本出游。这样一个事件首先目前还不会发生，另外任务状态并不重要，主要还是给自己以及团队成员一个提醒，以便事先安排好项目工作，于是我们就可以创建这样一个日程。

关于文档管理，群策的每一个群组，都有一个文件板块，所有的资料都在这个位置，并且支持全局搜索。不仅可可以搜索文件名称，还支持搜索文件内部的内容，只要是非加密文档。

执行

执行就是按照所编辑每份清单以及清单上的时间、优先级开始行动了。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。

群策里每个群组有单独的任务列表，每个人也有自己的任务列表。可以在【我的任务】里查看自己的任务完成情况，这样每天要做什么事情，就很有条理了。

回顾

按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾，指定计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。

群策最强调的一点就是将所有沟通统一于一个平台，包括分享、任务、项目等，目的就是为了一切有迹可循，方便随时回顾。回顾的方式可以通过查看对应的项目、人、关键字搜索等等查到对应的内容/项目。

另外我们还将艾宾浩斯记忆法植入系统，针对加入你加入收藏夹的内容周期性提醒你去回顾，这样反复多次，才能保证你记住那些内容。

要想所有的事情都井井有条，需要把所有的事情都放在GTD系统中，而且所有的事情都及时更新到最新的状态。刚开始GTD时，会很难执行下去，但是一定要坚持，否则事情的积累，只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞，最后使你失败放弃。

其实群策也一样，很多人在试用群策的时候，用了一两天就搁置一边了，还没有感受到这个工具给团队工作带来的裨益就放弃了，这样是没有办法高效利用群策为您的团队服务的。

信任一个产品，就应该花足够的时间和精力去试用，可以尝试以最低成本试用，比如投入一个团队或者一个项目，将相关的工作全部交给它，让它帮你管理。经过一段时间，你一定会有意想不到的收获。