【书写377】当领导要未雨绸缪

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今天上午科室新来的小妹子，给我说感觉可紧张，总担心做错哪一点挨吵，并且感觉现在工作可乱，对工作没有清晰的认识。

这件事源自科室内另一个小妹子的工作失误，不知道为什么头整理文件，突然发现有很多文件该传阅的没有穿越，该签批给下一位领导也没拿给领导看，好几份文件都是2017年11月的文件，大领导签过字，但是积压在哪里没有走流程传阅。

头当即恼怒起来，因为很多文件再拿给领导看，直接是要挨批的，毕竟是工作有失误，不论是谁的责任，但是领导责任是跑不掉了。

一个机构文件传阅是很简单一件事，但也相对重要，这关乎到部门信息上传下达，工作的安排。任何信息出现阻塞，没有传达到位就会对工作产生影响，一些不疼不痒的文件，早一天晚一天的没什么，领导们不追究，但具备时效性的文件如果传递不及时，对领导来说就有影响，会产生不好的印象。

现在采用的方式是人盯人模式，头顶着看oa传阅文件的人，要求对方尽职尽责，不能犯一点错误，这样搞下来大家的都很累，精神紧张。

本次的事故，很早之前就埋下伏笔，类似的事情陆陆续续发生过好几次，但也不思考如何解决这个问题，只是一味的要求下属用心工作，跑得快些，专心一些，并随时用大棒进行惩罚，气氛非常不好。

对此我开出两个药方，算是自己信息化解决方案的预演（就是没提交）

• 1.明确工作流程，头增加参与的深度，任何一个文件签批后，都从他这里来决定下一步走向，类似一个居中调度模式，这样可以确保流程顺利推进，不会因为个别人的不作为导致流程停滞，具有随时检查工作效果的功效。
  实际上这个方案是现阶段其他部门采用的最优方案，也被上任领导验证过的，只是本任领导有些怕麻烦，采用将工作都推出去的模式，有放权，但是没有监督，导致工作效果很混乱，底下人员跟着混乱。改变了这种最优工作模式的信息传递路径，得到这样的结果也不意外。

• 2.第二种我推荐用信息化的方式来接，将文件传阅的流程固化在软件系统中，让信息主动找相关人员，并督促其尽快往下一步流转。主旨就是用系统来推动流程的前进，这个文件传阅审批流程已经非常成熟，不过作为部门一级来说，用这样一个系统略显复杂。但这样的方案好处是显而易见的：

  • 信息员接收信息后放入系统中，就可以不用再操心自己忘记传阅了，可以放心做其他事；
  • 领导们随时随地都能看到信息，重要的文件还可以直接批给主管领导去落实，并能进一步监督进度；
  • 少打印一些纸质文件，节约纸张；
  • 信息传递流程清晰，谁看谁没看一目了然，减少沟通成本；
  • 流程操作简单，其他人随时可以顶替这个岗位开展工作，减少对人的依赖度

当然这种方案也有一个阻碍，那就是领导们习惯看纸质文件，喜欢签字，直接电子打字，流转文件他不喜欢，也不放心。

信息化工具好办，不好办的是人们的理念与思维方式。