工作混乱、整日救火？教你一个简单好用的工作计划法

回到家，倒在床上的那一刻，心想终于一天的工作终于结束了。这时，床头闹钟的指针已悄然指向了12点，在你想着要去洗个澡时，鼾声就已响起了。

周五了，好开心啊！写完这个周报就可以享受美好的周末了。可是……上一周都做什么了呢？你看着周报表，陷入了沉思。

年底了，看着今年计划中的没有实现的读书写字、带父母出游、听演唱会，这些想做的事。就连想要的电视剧，都在PAD中搁浅许久。“明年我一定要把这些事情实现了”你在心底暗暗发誓。

大部分职场人每天都工作到深夜，没时间逛街、更没时间去做自己想做的事情。虽然工作一刻都没有停过，但在回想都做了什么时，脑中却一片空白。

曾经的我就是其中的一员。每天的工作都是在老板或者客户的要求下被动地去做。比如老板说你把这个做一下，就转头去做这个；或者客户打电话说，我的项目着急你快点弄，就立刻丢下手中的所有事情去忙客户的事儿。那段时间，经常出现工作都挤在一起的情况，不得不从早到晚去救火和赶进度，整日处于忙碌奔波的状态，没有一丝喘息的空间。晚上回到家，除了瘫在床上，什么都不想做。

苦点、忙点不算什么，每个上班族或多或少都有这个状态。但最让人接受不了的是，这么努力却依然停留在原地。更让人绝望的是自己完全被绑在工作上，想做的事，喜欢的事，一拖再拖、遥遥无期。

到底为什么会这样呢？相信很多和我一样的人，都曾问过这个问题。其实，答案很简单。那就是不清楚自己工作状况——手上有多少工作，都处在什么状态，现在的安排是不是合理的。

看到这里可能有人会发笑。心想：我自己的工作，自己不了解还有谁会了解呢？是啊，你应该是最了解自己工作的人，可为什么还是会因为忘记某个工作，而加班赶进度呢?又为什么接了工作后，却发现时间上有冲突呢？

最不了解你工作的人，其实就是你自己。

之所以不清楚自己的工作，是因为没有工作计划或者计划模糊。

有一句俗语叫眼观六路、耳听八方。是指将军要时刻把控身边的情况，在恰当的时机做出最恰当的反应，从而利于不败之地。想要清楚自己的工作，就要做到“眼观六路、耳听八方”。

但，在当下要时刻关注的事情太多了，而且人的注意力也是限的。一个时间段里，只能全身心投入到一件工作中。

在心理学中有一个概念叫“认知地图缩窄”。它的意思是当人类将注意力投入到一件事情时，会降低处理其他事情的能力，即使这件事非常重要。

每个手机的处理能力都是一定的，如果某个APP占用的过多的话，其他APP可使用的就会减少、效率自然变低。大脑也是一样的道理，某件事情占用的过多，其他事情就没办法考虑很全面。这也是为什么禁止司机一边打电话一边开车的原因。在这样的情况下，忘记某些工作是非常正常的，并不是记忆力不好。

而且，大脑的工作状态和人体的工作状态是不一样的。当人体停止工作后——关闭电脑、离开工位，大脑并没有停止，它依然会去思考刚刚未完成的工作。

记得，王力宏在一次采访中说道：“他的创作灵感，都是在洗澡的那一刻突然出现的”。相信很多人也都遇到过类似的情况，在坐地铁时、洗澡时、去卫生间的路上突然灵光一闪，解开困惑自己很久问题。这些就是人体停止工作，但大脑依然在工作的证明。这也就不难解释为什么被忘记的工作，只有在快到截止日或者过了截止日才想起来了。

所以，仅仅靠大脑去记忆工作，而没有工作计划，是无法做到“眼观六路、耳听八方”。

所谓的工作计划，是指对一定时期的工作预先做出的安排和打算。从这个概念可以知道，工作计划就是对工作的安排，并且是在工作之前就安排好了。

不仅要做计划，还要用电脑或本子写出来。目的是为了让电脑或本子来承担大脑的记忆工作，让大脑专心做处理的工作。有了看得见的工作计划，就可以随时查看，知道自己当下有哪些工作，都做到什么状态，什么时间需要完成，等等。避免工作冲突、挤在一起的状况。而且大脑专心做处理的工作，也有利于提高工作的速度和质量。

那如何做工作计划呢？

当我意识到需要做工作计划后，尝试过很多的方法，最终选择了“TSDI”法。

T（Target）：确定目标

S（Split）：分解任务

D（Drawing）：画图匹配

I（Input）：录入清单

之所以选择这个方法，是因为它操作方便，只要有纸笔、便签、会写字就OK了。

第一步：确定目标

每一个工作都有它的要求，通常是在什么时间内，提交一个什么成果。这个要求就是工作的目标。写这个目标的时候，一定要包含两个要素，第一个是时间要素，也就是截止日期；第二个是最终的结果，也就是最终要取得的成果是什么。

例如：

截止到2019年12月31日，阅读100本书

截止到2019年3月20日，完成本年度1/3的KPI

截止到2019年12月31日，营业额达到5000万

第二步：分解任务

多数的工作都是复杂且需要长时间才能完成的，这个过程还随着各种不确定性。这也是工作被堆积、怎么都处理不完的主要原因。解决它最好的方法就是分解任务。也就是将一个大的工作转化为很多小事情。我称为“工作碎片化”。

前几天，要做17个训练营的毕业证。之前我都是拿出两个小时一下子全部做完，弄完之后通常都会非常累。但这一次我把它进行了碎片化。分四次做，每次做4个，多出来那个随机去完成。分解后，每次只要用30分钟。就把它们安排在其他工作的间隙当中。结果非常轻松的就做完成了，还缓解了长时间做一项任务的疲劳。

其实，我们可以把一项工作看成是一本书，里面的章节就是工作包含的事件。分解时，先把工作划分为章，再把每一章分解成若干个小节。至于要分解到什么程度，根据自己的工作习惯决定就好。分解后，把它们写在便签纸上。一张便签纸上只写一个小事件，也就是一个小节。

这里有一点要提醒的是，持续时间超过一个月的工作，一定要设定里程碑的事件。它可以提示工作的完成进度，有利于工作的监督和调整。还可以给里程碑事件设置奖励。简单来说就是按时完成任务，可以得到一个奖励，激励自己按时完成任务。便签全部写完后，就要对其进行排序了，形成一个有先后顺序的整体。

第三步：画图匹配

这一步当中包含两个内容，一个是画甘特图；两一个是匹配要素

第一个，画甘特图

这里建议大家使用A4大小左右的笔记本。首先，把笔记本横过来，变成宽屏模式。其次，在左侧四分之一处画一条竖线；最后，在上方3~5厘米处画一条横线。画好之后笔记本就分成了四个区域。

第二个，匹配要素

图画好之后，就要匹配相关的要素了。首先，在右上区域，写上这个工作的起止时间；在左下区域，贴上第二步中得到的便签——按排列后的顺序来贴。

其次，给每个便签匹配完成的时间了。比如第一张便签的完成事件是1日到5日，那么就在对应的位置画一条线段。如果是团队的工作计划，还需要匹配相应的工作人员。把人员写在这条线段上即可。

最后，在里程碑事件处，要做出明显的标注。

这一步除了笔记本之外，也可以使用EXCLE来做。

第四步：录入清单。

做好任务安排后，把最近一周的任务，写到自己的周工作清单中，提醒自己去完成。也可以只在清单上写工作的起止日期，然后把任务便签贴上。

在匹配时间的时候，要留意一个陷阱，那就是霍夫斯塔特定律。这个定律告诉我们，在估算时间时，实际的时间总比预期要长，即使已经考虑到了霍夫斯塔特定律。

这个时候，要怎么办呢？首先，尽量多估算一些事件。另外，养时间统计的习惯，也就是把平时工作所用的时间，做一个统计，这样可以大大提升预估时间的准确性。

每一个工作都按照上面的步骤，规划好之后。就可以对自己的任务了如指掌。这个方法也适用于团队制定项目计划。首先，在白板上写上项目目标；其次，每个成员根据目标在便签纸上分解任务，写好之后进行归类排序；之后，在白板上画甘特图，把分解的任务贴在上面。共同讨论每个任务的起止时间和负责人；最后，相关负责人把任务便签领走。

这样的操作有人可能会觉得麻烦，第一次做的时候，确实会弄很多内容，耗时很久。但掌握了之后，每个任务的操作并不多，而且前面稍微麻烦一点，后面会更轻松。

清晰自己的工作安排后，剩下的就想读书一样，一个小节一个小节的去做就可以了。即使有新的任务，只要翻开工作清单，就可以轻松做出决定，不会出现手忙脚乱的状态。不仅如此，我们还会有自己的时间，去做想做的事情。

让我们像一个将军那样“眼观六路、耳听八方”的工作吧！