仮払金とは｜立替金との違いは？処理の方法は？

仮払金とは

交通費や交際費などの経費について、会社が従業員に事前にお金を支払うことがあります。このように事前に経費についてのお金を支払うことを「仮払い」といいます。

そして、交通費なのか交際費なのかといった使途や、最終的にかかった金額がはっきりしない費用を概算で支払った時に「仮払金」という勘定科目を使い処理をします。

なお、仮払金はあくまでも一時的に使用する勘定科目なので、使途や金額がはっきりしたら、「交際費」「交通費」などの正しい勘定科目や金額に振り替える処理をする必要があります。

仮払金と立替金との違い

仮払金と間違えやすい勘定科目に「立替金」があります。

立替金は、本来従業員が負担すべきものを、会社が一時的に立て替えて支払う時に使用する勘定科目です。

仮払金は、会社が負担すべき費用を事前に渡しておくものであり、「誰が最終的に負担すべき費用か」という点で異なります。

たとえば、従業員が負担するべき生命保険料1万円を現金で支払って、その立て替えた1万円を差し引いて残額を給料として現金で支払った場合には、「立替金」で処理をします。

仮払金と仮受金との違い

仮受金は、仮払金とはちょうど反対の概念にあたる勘定科目です。

入金があったものの何に対しての入金なのか分からない時に、入金の理由が分かるまで「仮受金」として処理をしておきます。

たとえば「取引先から普通預金に20万円の入金があったが、理由が不明である」などのケースです。

このようなケースでは、理由が分かるまで仮受金で処理をしておいて、その後入金の理由が分かった時点で、正しい勘定科目に振り替えます。

仮払金の処理

仮払金は、一時的に使用する勘定科目ですから、正しい勘定科目や金額が決まったら、すみやかにその勘定科目や金額に振り替えることが大切です。

従業員に仮払いをして清算した結果、実際の費用より足りなかった場合には、従業員に不足分を渡し、実際の費用より多かった場合には超過分を返してもらい、正しい勘定科目を

仮払いの金額が実際より少なかった時

仮払いをした金額が、実際にかかった費用より少なかった場合には、従業員に不足分を補てんして、以下のように仕訳をします。

「取引先の接待のために、概算で9万円を現金で仮払いした。その後、交通費5万円、交際費3万円であった旨の報告を受けて、清算した。」

・仮払いした時

・清算した時

仮払いの金額が実際より多かった時

仮払をした金額が、実際にかかった費用より多かった場合には、従業員などが立て替えている費用の不足分を補てんして、以下のように仕訳をします。

「取引先の接待のために、概算で現金7万円を仮払いしたが、実際は8万円かかった。」

・仮払いした時

・清算した時