每天學點時間整理術
當我在做經理培訓時，我常聽到底下經理對於時間分配感到困擾。
＂我總是有看不完的郵件，怎麼可能還有時間去了解每一位員工！＂
＂我有好多事情要做，我覺得我快要爆炸了，壓力好大！＂
＂工作、家人、生活好多事情要處理，我真的不知道怎麼去安排。＂
如果你也曾有過這些感覺、想法，我推薦你一本真的是干貨從頭講到尾的書。
用簡單且很容易上手的五個訣竅，讓你儘管面對一樣多的事情，你也不會感到焦慮。
豆瓣
作者：馬克伍茲 (Mark Woods) ＆特瑞博伍茲 (Trapper Woods)
馬克伍茲 (Mark Woods)：18年的培訓、項目管理、市場營銷經驗。憑藉著他的商業經驗，提供能夠在當今快節奏工作環境下，帶來最佳績效的結果導向策略。
特瑞博伍茲 (Trapper Woods)：一位時間管理，工作生活平衡及顧客服務領域的專家，他被親切的稱為"時間老人"，影響了數以萬計的美國人和加拿大人。
以活動為準則而不是以時鐘為準則
作者認為上帝很公平，祂給每個人三件禮物：時間、個人精力、選擇能力。
時間，是每個人都平均分配好的。一天24小時，一年365天。但是個人精力和選擇能力就是看自己如何去操控。
我們在相同的時間裡有不一樣的事情要處理，更多的活動要參與。不論是工作上或生活上的事，這些都是要算在我們的時間管理裡面。想要改變生活質量，學會時間管理很簡單，只要改變我們的活動就可以了!
我們常常會想要把工作和生活區分開來，這裡作者卻認為，我們應該要把工作和個人生活看著一體。將工作和生活都納入整個一天24小時之中。
我相信人會感到焦慮，會覺得時間不夠用，就是因為我們分得太過仔細。工作時間不能處理私人事，私人時間不能處理工作的事。但是反過來思考，這些既然都是我們要處理的"活動"，為什麼我們不能看做一體來處理呢?
當然這邊也要特別提醒，千萬不要做時間汙染，也就是說專注你當下的活動才是最重要的!
作者很明確地告訴我們，不要做時間的奴隸，而是要學會控制自己的每項活動，將自己的每項活動分門別類再來配合時間的安排即可。
給你的選項標上顏色
既然我們要區分不同的活動，可以用四種顏色來歸類。
紅色: 不得不停下手邊正在做的事，必須立即去做的事。(高回報且緊急的事)
例如，突然發生的意外、孩子生病了、處理客訴... 等等。
我覺得人生中好像比較少發生紅色的緊急事，有時候是老闆突然交代的事，期限設在明天或今天下班前完成，這樣突如其來的事項也的確常常發生。
作者也說，如果是老闆給的壓力或突如其來的任務，已經不是時間管理可以處理的，而是溝通技巧了。適時的和老闆談談這樣突發性的任務會造成的問題，彼此間應該如何管理工作項目。
針對這種情況，我自己的公司和老闆因為文化的關係，最後一刻才出現的要求也是家常便飯，所以如何溝通問題，之後也可以和大家分享。
綠色：盡量去做 (不緊急但是可以增值你的能力)
例如，運動、看書、陪伴家人朋友... 等等。
綠色有益身體健康，人本來就要多吃綠色蔬菜，所以多從事綠色的活動也對增加自己的精力有極大的幫助。
黃色：不需要立即採取行動，也不是能夠增值的活動，在一定程度上具有較小的價值。
例如，查看電子郵件、察看手機訊息... 等等。
黃色的活動都是容易打擾我們專注工作的事，因此合理安排黃色的活動時間也是很重要的。
灰色：浪費時間的事
這就不用多說了，例如刷手機，無意義的社交活動... 等等。
從事任何事情的時候都可以問問自己，這是什麼顏色。
把你的時間裝在桶子裡
作者使用6個不同的桶子讓我們可以把時間都裝在這些桶子裡。
當我們在做時間規畫的時候，不論你習慣電子或紙質的，重要的是一定要記下來!
可怕的不是沒有時間，而是我們懶得去做整理和紀錄。
1號桶：每個月的日曆 (用來收集和裝載外來的事件和預定的活動)
例如，預約、約會、期限。
這些事情都是你已經知道什麼時候會發生的，已經確認好的都可以放進1號桶裡。
2號桶：萬能的桶子 (還沒有安排的未來事件和活動，你知道會有這些事但日期未確定)
你腦海裡可能知道會有這些事要發生，雖然不曉得哪一天要做，但通通詳細的紀錄在2號桶裡避免遺忘。
作者也提醒大家，要特別小心隨手就寫在紙片上，甚至是手上。
記得每一個活動都是記錄在不論是電子或是紙製的行事曆上才能完善管理好時間。
3號桶：計畫和追蹤當天的活動
選擇當天早上或前一天晚上睡前，整理好你當天的活動。把1號桶或2號桶會發生在當天的事都通通寫在3號桶裡。
4號桶：記憶桶
某個要處理的文件、交代的事情、要持續追蹤的項目。
沒有特定的時間或是日期，但是這些都是你必須記錄下來，好提醒自己要把它安排在3號桶裡。
5號桶：手邊的數據桶
例如，微信裡的消息、交代的資訊。
很多時候我們都會收到來自手機裡的訊息或任務，這些手邊的數據也都要清楚記錄下來。
6號桶：通訊桶
這也是最危險的雷區: 電子郵件或是語音信箱。
我們已經很少像美國人那樣用語音信箱，但是電子郵件的確是我們最常面對到的陷阱。
要控制住自己一天，只查看電子郵件3 ~ 6次，這樣你才能有效處理其他事項。
安排你的盤子
將一天24小時想像成一個盤子，你要放什麼東西在盤子上。
當你在思考這些的時候，你也要找到最佳的時間來思考。
就像前面提到的，可以是早上或是睡前，你的潛意識會告訴你如何去分配這些活動。
不僅要執行，還得變通!
很多人會覺得時間管理很難，其實難在人們不肯花時間去安排自己的時間。
計畫的時候多花1分鐘，執行時就少花3分鐘，後續也不會有過多因為不受控制而感到的壓力或焦慮。
每天至少花30分鐘的時間來安排你的各項活動。90天為最大的目標值。
利用三個步驟來完成你的時間安排:
第一，先確定把什麼活動放在今天的盤子裡。不要忘了你的6個不同的桶子。都要檢查每一個桶子是不是有需要放進3號桶，也就是今天的盤子裡。
第二，從這些活動裡標5種不同顏色來區分。
記住喔，越多綠色也代表你不論多麼忙碌，這些綠色活動都能重新幫你恢復生命值。
第三，變通。保留一段時間事可以做隨時的變通，一段空白的時間。
TIME
試著去享受計畫時間，安排活動的感覺吧!
當你發現你可以去控制住你每天的活動時，你就發現你自己也是一位時間管理者!
我們都希望達到生活和工作平衡，而最佳的平衡方式就是你能從中找到幸福感不是壓力感。
希望這對你有幫助! :)
期待下次的分享囉!
