《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
第十七章
STAR神盾：让人生没有破绽
我寻求那得不到的东西，我得到我所没有寻求的东西。
——泰戈尔（Tagore）
我喜欢读金庸的小说，其中《笑傲江湖》最让我爱不释手。
令狐冲学会了独孤九剑，可以在对手出招的瞬间发现破绽，攻击破绽，从而逼得对方只得回防，根本无从出招，因而达到“只进攻，不防守”的境界。
在时间管理上，第二部分中提到的“捅人利器”就是独孤九剑。虽然收件夹中每天出现新的笔记、邮件，但是批次处理加工成行动，并用“马上丢弃”“立刻行动”“授权他人”“放入系统”等方法立刻处理，从而不被它们干扰牵制，这就是时间管理的“利器”。
而小说中独孤九剑还有另外一个特点，甚至比剑法本身还要厉害，那就是“无招胜有招”的境界。因为无招，所以没有破绽，敌人难以攻破。检视的目的就是减少破绽。清空收件夹中的任务，分别放入“STAR系统”，这样在每周检视时，就能看到自己手中的任务有无“破绽”，通过改善系统减少漏洞，这就是时间管理的“神盾”。
构筑起了时间管理的盾牌
前面我们已经知道了，要把吃青蛙、清空收件夹产生的行动提示放入STAR系统。STAR系统包括四部分：日程表Schedule、任务Task、行动Action、参考资料库Reference。
Schedule，日程表
我每天早上检查日程表，确认自己一天的行程。每周在做检视时，也会确认自己上一周与下一周的各项任务，并列出任务清单，安排执行任务的时间，并设定闹钟自动提醒。
Task，任务
现代知识工作者会同时进行许多任务，有的耗时短，几天可以完成，有的耗时长，需要数周或数月才能完成。
任务分个人及组织的任务，有的是独立完成，有的要和团队成员协作才能完成。要对任务做好适当的规划，借此了解整个任务的全貌，这样执行时才能够持续推动，减少边想边做出现的状况。
若是能管控好下周要推动的任务清单及下一步行动，这样时间管理的功力就很不错了。
Action，行动
每天都需要推动许多行动，有些是单独的行动，有些则是和某个任务相关的行动。
行动不容易推动有两方面原因，一方面是没能做好任务规划工作，一直找不到关键行动；另一方面就是今天有太多可以做的行动，需要花时间厘清先后次序。
因此每天要先列出三只青蛙，几只蝌蚪，努力推动，当有杂事进入收件夹，迅速加工确认是否必须今天做。可能的话尽量不要安排在今天，而是安排特定日期来做该行动。这样才能顺利推动今天的青蛙，吃完青蛙和蝌蚪，拥有高效的一天。
Reference，参考资料库
为了持续做好时间管理，需要建立参考资料库，例如之前提过的晨间日记，爱画画及拍照的人会建立图片资料库，讲师会有幻灯片资料库，上班族则有Office文件管理。这些资料可以帮助我们将任务执行得更好。
STAR四种存放方式所形成的系统，就是我们所说的“神盾”。
神盾图示
在每日的范围内，管理神盾的右半边，日程表和行动。在每周的范围内，管理神盾的左半边，任务及参考资料。并且做好每周检视，将行动和资料都更新到最新状态，并放置在神盾相应的位置上。
STAR神盾，其实就是让我们的各项任务资料进入正确的流程，以便我们可以保持效率并且实时更新的自我检视，这样就构筑起了时间管理的盾牌。
不要让身体有两颗心脏
2015年6月，我第一次见到精英男，一位年轻的家族企业管理者，受过良好的教育、名校的熏陶、大公司的淬炼，回到家中的公司已经几年，正准备大展宏图，帮父亲那辈创业至今的企业开疆拓土。
这些年，精英男和二十名员工一起打拼，销售父亲工厂的产品和服务，还打入了国际市场。他自认为时间管理能力不错，更为公司引入了很多工具和方法，但总是发现团队里出现“指派他人做事，后来对方却遗忘”的状况。因此，作为我博客的多年读者，他找我做公司的顾问。第一次访谈时，我向精英男提出的问题是“请介绍一下你和公司使用的时间管理系统”。精英男一听，得意地打开电脑，展示他最常用的工具：Omnifocus、Omnioutliner、印象笔记、Paleface、Asana、Sandbox、Gmail、Google Drive、HipChat。
日程表，本质上泛指一切在个人或企业任务中，和“日期”相关的时间管理。精英男一般公司的事情使用Asana，家庭的事情使用Omnifocus，这就像一个身体有两颗心脏，在任务管理上，自然会产生许多问题。
我的眉头逐渐皱起来，提出的第一个建议就是：“如果要在公司内成功推行Asana，就要放弃使用Omnifocus。”Asana是公司使用的团队协作任务软件，Omnifocus是个人任务管理软件，都属于之前提到的行动提示清单，但是我建议他只能择一。
正如我们在“时间管理帝王表”中所强调的，尽可能地只选择一种工具作为行动提示清单。在STAR中由于所需工具功能不同，可能除了最常用的工具外还有其他软件辅助，但也是每种只选一个，至多两种已经可以满足需要了。
通过检视形成闭环
我后来到精英男公司进行第一个月顾问课程后，其台湾和大陆的员工开始养成了“每日吃青蛙”的习惯。每天早上9点，全公司都在Asana内列出自己今天的青蛙。自己要吃什么青蛙就吃什么青蛙，为自己的结果负责，不需要老板紧盯着大家做什么。
在第二个月的课程更加入了每日检视的机制，就是在每天晚上6点，汇报今天的工作执行状况。
每日检视非常重要，在个人领域，每天写晨间日记，回顾昨天的青蛙完成情况，并列出新的青蛙，就能形成闭环。自己确认自己要做的事情，自己检视自己做事的结果。而在精英男的案例中，全公司每天在Asana中发表各自工作事项，傍晚汇报结果，构成群体闭环。群体确认群体要做的事情，群体检视群体做事的结果。
精英男告诉我，以前他就是公司里团队的枢纽，用自己的大脑及时间做成枢纽，自己动作稍慢一慢，就影响了团队的进度。现在Asana成了枢纽，工作由团队推动，自己就能摆脱日常业务的束缚了。
精英男的公司每周五下午都留出一小时进行周检视。周检视需要做以下几个步骤：
1．清空收件夹
针对笔记、邮件、微信等，完成将杂事加工成行动的动作。
2．检视过往一周的工作日志
这时就可以拿出上周每天发在Asana的记录，检视一次。
3．检查上一周的日程表及未来一两周的日程表
在个人的日程表上，标注着未来的重要日程及事件。
4．思索近期任务
Asana里面个人都有一份明确的任务清单，思索下周重要任务的推进，可以采取怎样的行动完善，记录下来作为下周的行动事项。
5．检视年度目标
公司每周有目标、每个员工都有年度目标，一周一次，检视自己手上的青蛙及任务方向是否朝向年度目标前进，是否偏离，速度是超前还是太慢。
公司同人经过这样的每周检视，对自己上周的工作状况及下周即将推进的任务能有大致的了解。
上述个人或公司的时间管理进步，都建立在闭环的基础上。把自己或团队的日程与任务纳入这个闭环，统一检视，并且方便随时检视。这样的益处是做事情时更能够把时间花在关键行动上，在日程表系统中就能看到自己的短中长期计划，让自己与团队向共同的年度目标不断前进。
STAR神盾是一个圆。我们无论怎样安排任务与规划行程，最终都要在这个圆，而我们所有任务执行的终点也是转回这个圆，甚至当我们反省回顾自己的状态时，也可以回到这个圆上检视。
只有圆才不会有遗漏，任何东西都只会在圆里运转，无论转到哪里去，最终都还在圆里面。
本章练习
1．列出自己目前使用的所有日程工具。
2．去芜存精，只保留一种来调整所有任务日程。
3．练习在这个工具上进行每日计划与检视。
4．一周后练习在这个工具上回顾与计划每周工作。
Just do it
王芳-北京
我从事人力资源工作近十年，目前是一名管理咨询顾问，工作性质的原因，我需要频繁出差。
我是每天早上写青蛙和蝌蚪时做前一天的日检视，每周日晚或周一上午做周检视和下周计划，每月末或下月初开始月检视，以及根据执行进度或愿景需要进行季度或半年检视。做检视时我会翻阅行事历，回顾晨间日记，考虑下一周期的计划任务，以及对月、季度或年度计划的检视。
令我惊喜的是我在半年度检视时，发现自己的计划目标几乎全部完成，有的项目甚至提前完成，幸福指数的提升远远超过预期，内心充满了喜悦和肯定的能量。每次遇到一些很纠结或感到困惑的事情时，我就会想一想或看一下我的月度计划或年度愿景是什么，通过这样简单的检视行为，我混乱的思绪即刻清晰很多。同时在检视过程中，非常容易听到“完美主义”“强迫症”等各种小声音，逐渐体会到“放下控制”和“不追求完美”等幸福人生的奥秘。
检视给予我的收获是行动效率的提高和人生方向的指引，可以让我越来越坚定地去做好当下的选择，活出幸福行动家的模样。
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
《每天最重要的3件事》｜第十七章 STAR神盾：让人生没有破绽
