企业会议简单要求
2018-05-11 本文已影响0人
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会议原则:
* 能不开会就不开会,根据开会目的与目标来确定
* 分清自己的角色,做好会前准备和会议引导
会议过程:
1. 会前准备
- 会议召集人会前准备工作:
* why:开会是否能解决问题,是否需要开会
* 需要多人(n>2)一起解决的问题
* 邮件无法描述清楚
* 比较紧急需要决定的事情
* 需要更多人当面沟通效果更好的事情
* who:需要谁参加
* 不知道谁参加时:请求经理、技术指导人
* 控制不超过8人:参加会议的人必须是能够对会议目标作出贡献的人
* 设计会议程序,部分人可以晚来或者先走
* 将大部分会议分成几个小的会议
* 对于部分与会者,可提前征求意见,减少不必要的参与
* time:需要开多久
* 鼓励快速的短会
* 会议时间1小时以内
* 如果会议有延长的可能性,考虑安排在11点或者17点
* when&where:会议开始时间&地点,并发出会议通知
* 描述清楚目标、希望解决的问题
* 时间、地点、参与人列表
* 参与人需要做的准备工作
* 预计持续时间
- 会议参与人会前准备:
* why:是否需要参加
* when:会议时自己的时间安排是否合适
2. 会议引导
* 召集人:将自己看作服务者
* 预先对议题有一个整体研究(过去、现状、预期)
* 能够聆听他人发言,给予意见不同者一定的反对时间,鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究
* 纠正误解和不相关的话题
* 有下列情况应立即结束讨论
* 意见已经达成一致
* 进一步讨论的资料缺乏
* 讨论所需的人没有参加会议
* 成员认为需要时间考虑或者下来商量
* 讨论说明原有议题的假设已经发生改变
* 本次会议太长,没有时间更好的讨论该议题
* 有反对意见,达成一致较困难
* 结束议题后应该总结一下
3. 会议总结
* 会议之后进行会议总结
* 如果需要,向参会人发出会议总结邮件