如何纠正表述不清问题的沟通习惯

针对《如何避免汇报时没头没脑》的再思考，我觉得昨天提出了解决方案，没有配套的行动计划。

再交代一下背景。

存在问题，有的同事每次汇报工作时，不交代详细的要素，用极简的词句概述需要办理的事情，“银行的资料要盖章”、“这个资料要到局里盖章”、“领导要我们两天就搞完，哪来得及”......，诸如此类等等。

我的解决方案，上培训课，经常性的提醒和督促。

效果，有改进，但是不能彻底解决，不间断的再犯。

我的反思，为什么以上两种方式不能彻底解决这个问题？

感悟，这是一种说话的习惯，是一种思维方式，多年不断强化，已经根深蒂固扎根在潜意识里面。虽然，通过提醒让他知道自己的问题，但是纠正是有难度的，因为强制改变一种习惯是很艰难的事情。

我的进一步思考，除了提醒和他个人想改变的自觉性之外，还可以通过什么有约束力的办法帮助改变？

能否设置一个固定的沟通框架，作为强制性的规定？每次进行工作沟通时，必须先按照模板打一个书面草稿，确保沟通时能清晰准确表达的意思，能够让对方轻松理解你想表达的内容。

沟通的模板格式：

1、沟通目的（请求帮助、发送要求）

2、沟通中对专业术语通俗化解读

3、了解问题本质（问题提出人或者是与问题有关的利益相关方、问题的迫切程度、问题解决的标准、问题的范围、风险与挑战）

4、明确的问题陈述（用SMART把问题清楚、准确的描述出来，便于相关被告知人员了解问题）

如何保证大家都来使用这个模板？

可能存在的执行难情况：遇到事情时，急急慌慌，完全忘记这个沟通工具；无法判定哪些问题需要用工具，认为使用工具模板是小题大做浪费时间；嫌麻烦不愿意执行。

考虑实施的难度，我自己先做试点，把沟通模板写在便利贴上，作为提醒，每天总结自己执行的次数和效果，并进行复盘和总结。以一个月为期限，如果有成效就推广，没有成效作罢。