如何搭建最小文件管理系统(含5 个落地工具推荐)
本文章修改自本人在秋叶大叔的BM写作营4期的作业。
如需转载,请保留作者信息及标明出处,谢谢您对知识产权的尊重。
在本文中,我将通过框架思维完成文件管理系统的搭建,并附上 5 个效率炸裂的落地工具。
这5 款效率工具我都曾经使用过或正在使用中,
所以除了基本介绍以外,也会附上我的使用心得。
因此,你可以通过阅读本篇文章获得以下内容:
1. 文件管理的乱象、原因分析和解决办法。
2. 搭建知识管理体系的 5 款效率工具推荐及使用心得。
以下为正文:
1.文件管理之痛
说起找文件,大家的一般情况是这样的:
1.文件总是在不同的电脑上拷来拷去,有时候自己都不知道哪个是最新版,甚至还发生过把旧文件发给客户,被领导骂一顿的。
配图来源自网络或者是这样的:
2.文件总是顺手就保存在桌面上,从来不整理,结果后面要找文件,自己都找不到。看看下面这两个图片熟不熟悉?
配图来源自网络 配图来源自网络还有这样的:
3.终于有一天,自己都受不了,决定鼓起勇气要去整理文件,结果每次都失败,后来也就慢慢习惯了。
配图来源自网络甚至这样的:
4.有一天,电脑或者 U 盘遭遇意外(损坏或者中毒),简直是惨绝人寰。
配图来源自网络所以,每次说起找文件,大家的反应都是:
配图来自于网络2 我们到底是怎么走到这一步的
最近这一年,我问过身边不少的朋友和同事:
“ 你觉得为什么你的电脑文件会乱成这样?”
大部分的人回答都是:
>"还不是平时没有整理,如果好好整理,一定不会这样。"
其实,这只是其中一个原因。
除了没有养成定期整理的习惯,
我认为还有另外一个原因,那就是
我们的文件分类和文件命名太佛性了!
佛性的意思是:文件夹和文件的分类和命名太随意了。
也就是说,缺乏依据和标准。
先来说说分类,我们平时建文件夹,
大部分都没有经过特别多的思考,
一般都是脑袋里想到什么就写什么,比如:
今天建一个 叫「2019 年 1 月」的时间文件夹,
明天建一个叫「BM写作营」的项目文件夹,
后天建一个叫「写作」的兴趣文件夹。
所以,当我们把一份精华作业文件放进来的时候,我们发现:
配图来自于网络放在第一个文件夹也可以!
放在第二个文件夹也可以!
放在第三个文件夹也可以!
好像放在哪里都可以!
结果时间一长,自己都不知道到在底把它放哪里。
接下来,我们来谈谈命名,以 BM 为例
今天在家里的电脑建一个秋叶写作训练营的文件夹,
明天在笔记本电脑建一个BM训练营的文件夹,
后天再网盘里建一个BM写作营的文件夹。
如果时间长一点,还可能有秋叶大叔写作营。
结果就会出现通过关键词搜只能搜到一部分的文件。
有些文件就永远遗忘在角落。
如果你决心要找,你就得一个一个文件点开找。
可能大家看完这个例子觉得没有什么感觉,
认为一个关键词搜不到就多搜几个咯。
那是因为上面这个例子中的文件不够多,时间不够长。
你试试在积累了5 年甚至10 年的几千个文件堆找找看?
3 我们到底想要什么样的文件管理系统?
做任何事情都要定一个目标。
只有目标导向的努力,才会有好的成果。
我常挂在嘴边的一句话是:
以终为始,方得始终。
那么,从文件管理的角度来说,我们的目标是什么?也就是说:
我们想要的文件管理系统是什么样子?
从我个人的角度来说,我希望我的文件管理系统具有以下特点:
1. 每一个文件都有自己的归属文件夹;
2. 通过「关键字」可以快速找到目标文件;
3. 如果不能通过关键字查找,那么可以通过清晰的层级目录可以实现「快速」的逐渐查找。
4 我们如何破局?
那么我们如何得到这样的文件管理系统呢?
我的方案是:
1. 通过框架思维搭建文件管理体系,包括文件的分类标准、管理流程和命名规则;
2. 在 1 的基础上,第一选择是通过「关键词」搜索文件,「逐级查找」是最后的选择;
3. 定期维护系统,必要时升级系统。
4.1文件管理体系
我先来说说第一点,也就是文件的管理体系,包括了 3 点:
1. 分类标准:「空间」维度,即每个文件应该放在哪个文件夹。
2. 管理流程:「时间」维度,即文件生命周期。
3. 命名规则:即文件应该怎么命名才能被我们快速检索。
4.1.2 第一个问题:文件应该如何分类?
我的解决方案是**三级管理层次**,即:
领域:即个人身份领域,建议分为 4个部分,即工作、学习、生活和兴趣。
项目:分为 3 个部分,分别为单个项目、常规项目和其他项目。
文件:系统最小单元,即单个文件。
为了加深大家的了解,接下来对「领域」和「项目」进行特别说明。
生命之花关于「领域」的说明
大家可以按照我的建议分为 4 个部分,即:
工作、生活、学习和兴趣。
也可以按照古典老师的生命之花分为 8 个部分(如下图),即:
自我实现、个人成长、职业发展、财务状况、休闲娱乐、健康、家庭、朋友与重要的他人。
当然,大家也可以按照自己的理解分类。
关于「项目」的说明
项目是指那些具有明确起止时间,但是无法一步完成的任务。
比如,企业的采购项目、个人的考研和考证项目都可以叫做项目。
其中,项目按照是否重复分为「单个项目」和「常规项目」。
单个项目:指一次性的项目,比如企业装修项目。
常规项目:指隔一段时间就会重复的项目,比如我是老师,每个学期都需要教学,那么教学就算是常规项目。
其他项目:不属于以上两种项目的项目,比如在我的其他项目中有「教学其他」项目,偶尔会出现的一些需要填写的一次性教学类文件,无法放入任何一个项目,我就会放到这里。
以上就是文件的分类标准。
有一点需要特别说明的是,
我们做文件管理的目的是:
在「需要」的时候,能够「快速调取」。
因此,我们的文件分类的标准有一条铁律:
那就是唯一分类原则。
也就是说:
不管你怎么分类,某种类型一旦确定了,那么以后就只放在该分类下面。
统一分类标准,划清知识边界。
比如,「写作」项目我放在了「学习」领域,
那么以后关于「写作」的文件,
我就必须都放在「学习」领域中的「写作」项目。
如果有一天,写作成了我谋生的工具,
那么我会将「写作」项目的所有文件,全部调整到「工作」领域。
4.1.3 第二个问题:文件生命周期是怎样的?
在这里,我引入一个自定的概念:「文件生命周期」
「文件生命周期」:即一个文件从「接收」到「删除」的过程中所经过阶段。
文件管理系统的管理流程就是「文件生命周期」。
我给出的解决方案如下:
知识管理体系v1.0-管理流程收件箱:文件的临时中转站,功能和我们现实中的邮箱是一样的。
工作台:存放目前工作需要用的所有的文件。
档案库:存放历史文件。
整个文件的管理流程分为 4 步:
1. 当一个文件被接收的时候,如果我们来不及对它进行分类和处理,比如我们在上下班的路上,那么我们可以把它暂时存放在「收件箱」中。
2. 当我们回到电脑前,我们需要对该文件进行处理。
- 如果该文件是属于当前工作所需的,则将文件放入「工作台」的对应分类中。
- 如果该文件是未来可能需要的,比如旅游攻略,则「归档」到「档案库」的对应分类中,在未来需要的时候再进行调用。
- 如果该文件是当前和未来都不需要的文件,则直接「删除」。
3. 当某个文件已经使用完毕,并且在将来一段较长的时间内不要再调用,则「归档」到「档案库」的对应分类中。
4. 当我们需要很久以前的某个文件时,则我们需要从「档案库」的对应分类中调取使用。
4.1.4 第三个问题:我们应该如何对文件进行命名?
我把文件分为 2 种类型:普通文件和项目文件。
普通文件:即不属于任何项目的文件,命名方式为「时间+名称」,比如 「20190116-文件1」;
项目文件:即属于某个特定项目的文件,命名方式为「时间+项目名称+名称+[备注]」,比如 「20190116-BM写作营-框架式写作-课程文字稿」。
结合「分类标准」、「管理流程」和「命名规则」,
我们将通搭建框架得到文件管理系统,如下图。
文件管理体系用一个范例来看看实际效果,如下图。
文件管理体系-文件夹至此,文件管理系统搭建完成。
接下来,我们看看如何通过 5 款效率炸裂的工具落地。
4.2 通过「关键词搜索」,而不是「逐级查找」
我曾经暗中观察过很多的人怎么查找文件,
发现大部分人搜索的时候,都是喜欢「逐级查找」。
对,也就是一个一个点下去。
曾经的我也是这样的。
但是,我要很负责人地告诉你:这样很慢!
最快速的办法是通过「关键词搜索」,一键定位。
「关键词搜索」和「逐级查找」相比,
效率很相差很多。
尤其在神级搜索工具的加持下,
效率上的差距好比「核武器」和「小刀」的差别。
「核武器」VS「小刀」当然,并不是不用「逐级查找」。
只是相比「逐级查找」,
「关键词搜索」是更优一个选择。
在更多的情况下,
「逐级查找」的作用是帮助「关键词搜索」缩小搜索范围。
当然,有一个情况除外,那就是
文件就在桌面。
配图来源自网络4.3 定期维护和升级系统
所有的系统都是需要维护和升级的。
尤其是在搭建的初期。
而且维护的一个重要措施就是:
定期清理「收件箱」。
正如前面所说,我们的文件管理很混乱的一个原因就是因为懒。
任何一个系统不按照流程运行,迟早崩溃。
但是,我要提醒各位小伙伴的是:
文件管理系统符合复利思维:一次投入,终身回报。
5 效率工具推荐
5.1 印象笔记
印象笔记简介
印象笔记是由Evernote推出的电子笔记软件。
分为国内版和国外版。
国内版是印象笔记,国外版是Evernote。
是老牌的电子笔记本企业。
2012年就进入中国,国内最早一批知识管理大咖都是用印象笔记。
优点
1. 与许多的软件都有接口,比如draffs,绘图用的noteshelf,京东读书等。
2. 网页剪藏效果强大,稳定。
3. 存储空间限定10G每月,月初清零。
4. 相对便宜,一年不到150,每年年底会有优惠。
5. 苹果端有配套扫描软件「扫描宝」。
缺点
1. 偶尔中奖,也就是程序出 BUG 的时候,后续解决问题的能力较差。不过,中国分部去年单独成立公司,服务有所改善。
2. 不易分享。这是印象笔记的大问题,笔记的内容分享仅限于同软件使用者,即便导出PDF效果也不好。
3. 层级仅支持三级:笔记簿-笔记本-笔记。
书籍推荐
印象笔记留给你的空间在这里顺便推荐一本书,李参老师的《印象笔记留给你的空间》。
5.2 有道云笔记
有道云笔记简介
有道云笔记(原有道笔记)是网易推出的电子笔记本。
功能上和印象笔记大同小异。
优点
1. 文件夹体系支持多级目录。
2. 分享功能强大,这是我最爱的优点。
3. 具备OCR功能,图片转文字。但是印象笔记可以用「白描」app弥补这个差距。
缺点
1. 价格较贵,一年需要200 软妹币。
2. 与其他软件的接口相对少,尤其是对于国外的效率软件。
3. 总空间只有50G。
4. 网页剪藏效果不如印象笔记稳定,偶尔会出错。
5.3 360 桌面助手
360 桌面助手简介
属于桌面整理软件,非常好用,主要是免费。主要功能有:
一键整理桌面:顾名思义,懒人的福音。
桌面收纳盒:可以将桌面上的分类收纳,而且每个收纳盒可以设置排序。
快捷文件夹:可以直接在桌面操作某个文件夹的文件。
示例5.4 坚果云
坚果云简介
属于国内唯一一款基于 WebDav 的网盘,支持增量更新。
优点
1. 历史版本控制:支持多达 50 个版本,妈妈再也不怕我手贱。
2. 稳定,速度快。
3. 支持团队协作。
4. 增量同步:你可以自己选择特定的文件自动下载到本地,每次在本地修改完成后会自动上传到云端。支持手机-电脑-平板同步。只要有网络,基本上可以丢掉 U 盘。比如,你在单位没有完成的文件,可以在回家路上继续做,到家以后打开电脑继续做。再也不怕 U 盘坏掉或者手贱删掉。
5. 分享功能强大。老板或者领导需要的时候,直接一键分享,服不服?
缺点
1. 空间小。
2. 价格贵。
5.5 Everything
Everything简介
Windows 专属搜索神器!
速度快到没话说!
而且体积小、占用内存小、绿色环保。
支持快捷键一键启动。
6.结束语
本文章是对文件管理系统的一次构思,实际使用过程中已经发现了一些问题,后期有时间再更新。
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我是无华重剑。
以无华之拙,铸重剑之锋。
感谢您的耐心阅读。
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