本文章修改自本人在秋叶大叔的BM写作营4期的作业。

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在本文中，我将通过框架思维完成文件管理系统的搭建，并附上 5 个效率炸裂的落地工具。

这5 款效率工具我都曾经使用过或正在使用中，

所以除了基本介绍以外，也会附上我的使用心得。

因此，你可以通过阅读本篇文章获得以下内容：

1. 文件管理的乱象、原因分析和解决办法。

2. 搭建知识管理体系的 5 款效率工具推荐及使用心得。

以下为正文：

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1.文件管理之痛

说起找文件，大家的一般情况是这样的：

1.文件总是在不同的电脑上拷来拷去，有时候自己都不知道哪个是最新版，甚至还发生过把旧文件发给客户，被领导骂一顿的。

配图来源自网络

或者是这样的：

2.文件总是顺手就保存在桌面上，从来不整理，结果后面要找文件，自己都找不到。看看下面这两个图片熟不熟悉？

配图来源自网络 配图来源自网络

还有这样的：

3.终于有一天，自己都受不了，决定鼓起勇气要去整理文件，结果每次都失败，后来也就慢慢习惯了。

配图来源自网络

甚至这样的：

4.有一天，电脑或者 U 盘遭遇意外（损坏或者中毒），简直是惨绝人寰。

配图来源自网络

所以，每次说起找文件，大家的反应都是：

配图来自于网络

2 我们到底是怎么走到这一步的

最近这一年，我问过身边不少的朋友和同事：

“ 你觉得为什么你的电脑文件会乱成这样？”

大部分的人回答都是：

>"还不是平时没有整理，如果好好整理，一定不会这样。"

其实，这只是其中一个原因。

除了没有养成定期整理的习惯，

我认为还有另外一个原因，那就是

我们的文件分类和文件命名太佛性了！

佛性的意思是：文件夹和文件的分类和命名太随意了。

也就是说，缺乏依据和标准。

先来说说分类，我们平时建文件夹，

大部分都没有经过特别多的思考，

一般都是脑袋里想到什么就写什么，比如：

今天建一个 叫「2019 年 1 月」的时间文件夹，

明天建一个叫「BM写作营」的项目文件夹，

后天建一个叫「写作」的兴趣文件夹。

所以，当我们把一份精华作业文件放进来的时候，我们发现：

放在第一个文件夹也可以！

放在第二个文件夹也可以！

放在第三个文件夹也可以！

好像放在哪里都可以！

结果时间一长，自己都不知道到在底把它放哪里。

配图来自于网络

接下来，我们来谈谈命名，以 BM 为例

今天在家里的电脑建一个秋叶写作训练营的文件夹，

明天在笔记本电脑建一个BM训练营的文件夹，

后天再网盘里建一个BM写作营的文件夹。

如果时间长一点，还可能有秋叶大叔写作营。

结果就会出现通过关键词搜只能搜到一部分的文件。

有些文件就永远遗忘在角落。

如果你决心要找，你就得一个一个文件点开找。

可能大家看完这个例子觉得没有什么感觉，

认为一个关键词搜不到就多搜几个咯。

那是因为上面这个例子中的文件不够多，时间不够长。

你试试在积累了5 年甚至10 年的几千个文件堆找找看？

 3 我们到底想要什么样的文件管理系统？

做任何事情都要定一个目标。

只有目标导向的努力，才会有好的成果。

我常挂在嘴边的一句话是：

以终为始，方得始终。

那么，从文件管理的角度来说，我们的目标是什么？也就是说：

 我们想要的文件管理系统是什么样子？

从我个人的角度来说，我希望我的文件管理系统具有以下特点：

1. 每一个文件都有自己的归属文件夹；

2. 通过「关键字」可以快速找到目标文件；

3. 如果不能通过关键字查找，那么可以通过清晰的层级目录可以实现「快速」的逐渐查找。

 4 我们如何破局？

那么我们如何得到这样的文件管理系统呢？

我的方案是：

1. 通过框架思维搭建文件管理体系，包括文件的分类标准、管理流程和命名规则；

2. 在 1 的基础上，第一选择是通过「关键词」搜索文件，「逐级查找」是最后的选择；

3. 定期维护系统，必要时升级系统。

 4.1文件管理体系

我先来说说第一点，也就是文件的管理体系，包括了 3 点：

1. 分类标准：「空间」维度，即每个文件应该放在哪个文件夹。

2. 管理流程：「时间」维度，即文件生命周期。

3. 命名规则：即文件应该怎么命名才能被我们快速检索。

 4.1.2 第一个问题：文件应该如何分类？

我的解决方案是**三级管理层次**，即：

领域：即个人身份领域，建议分为 4个部分，即工作、学习、生活和兴趣。

项目：分为 3 个部分，分别为单个项目、常规项目和其他项目。

文件：系统最小单元，即单个文件。

为了加深大家的了解，接下来对「领域」和「项目」进行特别说明。

关于「领域」的说明

大家可以按照我的建议分为 4 个部分，即：

工作、生活、学习和兴趣。

也可以按照古典老师的生命之花分为 8 个部分（如下图）,即：

自我实现、个人成长、职业发展、财务状况、休闲娱乐、健康、家庭、朋友与重要的他人。

当然，大家也可以按照自己的理解分类。

生命之花

关于「项目」的说明

项目是指那些具有明确起止时间，但是无法一步完成的任务。

比如，企业的采购项目、个人的考研和考证项目都可以叫做项目。

其中，项目按照是否重复分为「单个项目」和「常规项目」。

单个项目：指一次性的项目，比如企业装修项目。

常规项目：指隔一段时间就会重复的项目，比如我是老师，每个学期都需要教学，那么教学就算是常规项目。

其他项目：不属于以上两种项目的项目，比如在我的其他项目中有「教学其他」项目，偶尔会出现的一些需要填写的一次性教学类文件，无法放入任何一个项目，我就会放到这里。

以上就是文件的分类标准。

有一点需要特别说明的是，

 我们做文件管理的目的是：

在「需要」的时候，能够「快速调取」。

 因此，我们的文件分类的标准有一条铁律：

 那就是唯一分类原则。

也就是说：

不管你怎么分类，某种类型一旦确定了，那么以后就只放在该分类下面。

统一分类标准，划清知识边界。

比如，「写作」项目我放在了「学习」领域，

那么以后关于「写作」的文件，

我就必须都放在「学习」领域中的「写作」项目。

如果有一天，写作成了我谋生的工具，

那么我会将「写作」项目的所有文件，全部调整到「工作」领域。

4.1.3 第二个问题：文件生命周期是怎样的？

在这里，我引入一个自定的概念：「文件生命周期」

「文件生命周期」：即一个文件从「接收」到「删除」的过程中所经过阶段。

文件管理系统的管理流程就是「文件生命周期」。

我给出的解决方案如下：

知识管理体系v1.0-管理流程

收件箱：文件的临时中转站，功能和我们现实中的邮箱是一样的。

工作台：存放目前工作需要用的所有的文件。

档案库：存放历史文件。

整个文件的管理流程分为 4 步：

1. 当一个文件被接收的时候，如果我们来不及对它进行分类和处理，比如我们在上下班的路上，那么我们可以把它暂时存放在「收件箱」中。

2. 当我们回到电脑前，我们需要对该文件进行处理。

 - 如果该文件是属于当前工作所需的，则将文件放入「工作台」的对应分类中。

 - 如果该文件是未来可能需要的，比如旅游攻略，则「归档」到「档案库」的对应分类中，在未来需要的时候再进行调用。

 - 如果该文件是当前和未来都不需要的文件，则直接「删除」。

3. 当某个文件已经使用完毕，并且在将来一段较长的时间内不要再调用，则「归档」到「档案库」的对应分类中。

4. 当我们需要很久以前的某个文件时，则我们需要从「档案库」的对应分类中调取使用。

4.1.4 第三个问题：我们应该如何对文件进行命名？

我把文件分为 2 种类型：普通文件和项目文件。

普通文件：即不属于任何项目的文件，命名方式为「时间+名称」，比如 「20190116-文件1」；

项目文件：即属于某个特定项目的文件，命名方式为「时间+项目名称+名称+[备注]」，比如 「20190116-BM写作营-框架式写作-课程文字稿」。

结合「分类标准」、「管理流程」和「命名规则」，

我们将通搭建框架得到文件管理系统，如下图。

文件管理体系

用一个范例来看看实际效果，如下图。

文件管理体系-文件夹

至此，文件管理系统搭建完成。

接下来，我们看看如何通过 5 款效率炸裂的工具落地。

4.2 通过「关键词搜索」，而不是「逐级查找」

我曾经暗中观察过很多的人怎么查找文件，

发现大部分人搜索的时候，都是喜欢「逐级查找」。

对，也就是一个一个点下去。

曾经的我也是这样的。

但是，我要很负责人地告诉你：这样很慢！

最快速的办法是通过「关键词搜索」，一键定位。

「关键词搜索」和「逐级查找」相比，

效率很相差很多。

尤其在神级搜索工具的加持下，

效率上的差距好比「核武器」和「小刀」的差别。

「核武器」VS「小刀」

当然，并不是不用「逐级查找」。

只是相比「逐级查找」，

「关键词搜索」是更优一个选择。

在更多的情况下，

「逐级查找」的作用是帮助「关键词搜索」缩小搜索范围。

当然，有一个情况除外，那就是

文件就在桌面。

配图来源自网络

 4.3 定期维护和升级系统

所有的系统都是需要维护和升级的。

尤其是在搭建的初期。

而且维护的一个重要措施就是：

定期清理「收件箱」。

正如前面所说，我们的文件管理很混乱的一个原因就是因为懒。

任何一个系统不按照流程运行，迟早崩溃。

但是，我要提醒各位小伙伴的是：

文件管理系统符合复利思维：一次投入，终身回报。

 5 效率工具推荐

5.1 印象笔记

印象笔记

简介

印象笔记是由Evernote推出的电子笔记软件。

分为国内版和国外版。

国内版是印象笔记，国外版是Evernote。

是老牌的电子笔记本企业。

2012年就进入中国，国内最早一批知识管理大咖都是用印象笔记。

优点

1. 与许多的软件都有接口，比如draffs，绘图用的noteshelf，京东读书等。

2. 网页剪藏效果强大，稳定。

3. 存储空间限定10G每月，月初清零。

4. 相对便宜，一年不到150，每年年底会有优惠。

5. 苹果端有配套扫描软件「扫描宝」。

缺点

1. 偶尔中奖，也就是程序出 BUG 的时候，后续解决问题的能力较差。不过，中国分部去年单独成立公司，服务有所改善。

2. 不易分享。这是印象笔记的大问题，笔记的内容分享仅限于同软件使用者，即便导出PDF效果也不好。

3. 层级仅支持三级：笔记簿-笔记本-笔记。

书籍推荐

印象笔记留给你的空间

在这里顺便推荐一本书，李参老师的《印象笔记留给你的空间》。

 5.2 有道云笔记

有道云笔记

简介

有道云笔记（原有道笔记）是网易推出的电子笔记本。

功能上和印象笔记大同小异。

优点

1. 文件夹体系支持多级目录。

2. 分享功能强大，这是我最爱的优点。

3. 具备OCR功能，图片转文字。但是印象笔记可以用「白描」app弥补这个差距。

缺点

1. 价格较贵，一年需要200 软妹币。

2. 与其他软件的接口相对少，尤其是对于国外的效率软件。

3. 总空间只有50G。

4. 网页剪藏效果不如印象笔记稳定，偶尔会出错。

5.3 360 桌面助手

360 桌面助手

简介

属于桌面整理软件，非常好用，主要是免费。主要功能有：

一键整理桌面：顾名思义，懒人的福音。

桌面收纳盒：可以将桌面上的分类收纳，而且每个收纳盒可以设置排序。

快捷文件夹：可以直接在桌面操作某个文件夹的文件。

示例

5.4 坚果云

坚果云

简介

属于国内唯一一款基于 WebDav 的网盘，支持增量更新。

优点

1. 历史版本控制：支持多达 50 个版本，妈妈再也不怕我手贱。

2. 稳定，速度快。

3. 支持团队协作。

4. 增量同步：你可以自己选择特定的文件自动下载到本地，每次在本地修改完成后会自动上传到云端。支持手机-电脑-平板同步。只要有网络，基本上可以丢掉 U 盘。比如，你在单位没有完成的文件，可以在回家路上继续做，到家以后打开电脑继续做。再也不怕 U 盘坏掉或者手贱删掉。

5. 分享功能强大。老板或者领导需要的时候，直接一键分享，服不服？

缺点

1. 空间小。

2. 价格贵。

5.5 Everything

Everything

简介

Windows 专属搜索神器！

速度快到没话说！

而且体积小、占用内存小、绿色环保。

支持快捷键一键启动。

6.结束语

本文章是对文件管理系统的一次构思，实际使用过程中已经发现了一些问题，后期有时间再更新。

如果我的文章对你有帮助，欢迎关注、点赞、转载和打赏一条龙。

我是无华重剑。

以无华之拙，铸重剑之锋。

感谢您的耐心阅读。

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