搞定.第七章.组织整理，建立良好清单

    拥有完善的组织整理系统，你才有精力去放眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才得以释放。

一、清单的基本分类:明确它们的界限，采用工作流程图组织整理表格（202页）。必须对这些事物类型分门别类的加以保存，无论是在视觉上，具体的形式上，还是心理上:

1项目清单

2项目的辅助资料

3记录在日程表中的计划和信息

4下一步行动清单

5等待清单

6参考资料，

7将来也许清单

8.如果你把应该放在日程表中的工作（必须在这段时间内完成），写在了下一步行动清单中，你就会不再依赖日程表，转而频繁的查看行动清单，以避免漏掉这个工作。如果，你把交办给他人的事情，放在了某个下一步行动清单中，那么你在执行这个清单的时候，自然会因为这个事情引发的无意义思考，而造成无谓的停顿。界限的重要性！

二、我们需要的可能仅仅是清单和文件夹，大多数人都无法让清单发挥应有的效率，这不是清单本身的缺陷，因为多数人都没有把事情分门别类的放入清单，甚至清单上的内容都不是完整的，所以清单在保持你头脑清醒方面的效率自然大打折扣。你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序，因为一旦事情有变，你就不得不重新排序，这对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序，正是导致挫败感的根源，当你看到整个清单的时候，完全能够根据实际情况，快速找出几种最重要的事情，清单仅仅是一个目录，它帮助你跟踪那些正在进行的事情，并让你在回顾的时候，有一个依据和参考。

三、清单的定义，是指一群具有相似特征，并被归为同类的事情的集合。清单可以分为三种形式:

1.第一个文件夹或者容器，每页只记录一件事情，这些事情都只有相似特征，并被归为同一类。

2.在一张有标题的纸上列出确切的事务列表，当然也可以列在活跃或者是小本子上

3.一个保存在软件程序或者数字移动设备终端的项目列表。

四、组织整理行动提示信息

1纳入日程表的行动提示信息有:

1.1对执行时间有刚性需求，

1.2没有指定时间，越快完成越好的，有的或许只需要最后完成日期的，

1.3日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动，而其他行动都应该为其让路，将日程表当做一个神圣不可侵犯的圣地吧，切不可将那些没有硬性时间要求的事情写入其中。

五、组织整理，需要尽快完成的行动提示信息，ASP行动，根据情景进行信息的分类：

1.电话，

2.在电脑旁

3.外出事宜：当你需要外出时，在路上看一眼这个清单，会大大提高您选择处理诸多事情的效率。

4.在办公室：那些只能在办公室里亲自到场处理的事情，比如清理办公室的文件柜，或者和工作人员一起打印审核重要文件。

5.在家：只能在家里完成的事情，亲子活动，舒适家居，东西存放。

6.议事日程：你必须与合作伙伴讨论一下有关明年的想法，并为他们建立独立的清单。老板，同事，助手，配偶，子女，律师，投资顾问，会计师，电脑顾问等等。如果你经常参加某一个长期的例会，员工会议，计划会议，委员会会议，家长会的，那么也同样应该拥有独立的文件夹，把需要在这些场合用到的资料，放到对应的文件夹中。如果在某一段时间内，你会与某个人，进行频繁的接触，你也应该在此期间保存一个关于此人的清单。

7.阅读回顾：两分钟或者自己规定的时间内能够处理的工作之外的事情。应该一并妥善保管，按照其内容，对这些文件和杂志进行分类，放置在指定的文件托盘或者便携文件夹中

8.网络办理：

9.等待清单：如同行动清单，需要整理成清单一样，那些等待别人完成的任务也要组成清单，以提醒自己。

9.1应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情，某一件事情的下一步行动需要由别人来完成，你就没有必要将这个行动列入到行动清单呢，

9.2收集，更新，完善，审阅，我们所关心的他人未兑现承诺清单，能够让你感到轻松愉悦，并能够明确工作中的需要重点推进的事物。

9.3某个任务在结束之前，可能会多次在不同的清单中来回转移

9.4清单上包含每个项目的时间要求以及商定的所有结局，期限。

五、使用原始信息作为自身的行动提示:

1.纸质提示信息的管理:对工作流程管理的最大破坏，就是把同类型的所有文件，都放在一个工作蓝或文件夹中，根本不考虑，完成他们所需要采取的下一步行动是否是同类型的？这样的做法最直接的后果就是，每次你启动一项任务，都要再次判断他的下一步行动是什么

2.电子邮件内即时信息，为那些需要超过两分钟心动的邮件，建立一个单独的文件夹。

3.关于四处散落的提示信息的警告，离开办公室之前，或者你决定当天主要执行计划外事项之前，你应该逐一查看那些未确定下一步行动的邮件。

4.纸质的悬而未决文件，也应当视为一个记录了提示信息的清单来处理，为了能够真正做到心里没有牵挂，无忧无虑，你必须让自己确认，所有的行动提示信息都已经妥善保管了，所有的事情，都在你的掌握之中，不用担心会漏掉任何事情，并且你应该可以在几秒钟之内就完成整个确认过程，而不用花费几天时间。

六、组织整理项目提示信息

1，创建并维护一个含有所有项目，需要多个步骤才能完成的事情，我们将其称为项目的清单吧。

2每天占据你主要精力的就是你的日程表，行动清单，以及突发的，特殊事故。你无法执行项目，你能够执行的是行动，了解各个项目所，涵盖的范围，非常关键，它可以提高你对自己的控制，及关注内容的长期满意度

3项目清单，意味着你可以凭借它来宏观的控制各个项目的进度，并确保各个项目，都处于自己的掌控之中，同时它也能让你对，自己的工作有一个客观的认识。

4一旦高管及其配偶和员工看到企业，许诺他们的工作和生活前景，就会促使相关参与方进行积极的，具有重要性和建设性的对话。

七、何处寻找待发现的项目，主要有三个方面，

1.当前的活动：需要从你简单保存的日程表，行动清单和工作区中收集。

2.较高视野的利益和承诺:可以从更长远，和更重要的角度，及职责，目标，愿景，及核心价值观，男人敏锐的关注你的，某些项目和兴趣，对你的专业职责，何须言语，维持头颈曲线的生活领域进行回顾，能提示你，那些，一直，引起某种程度关注的事项，你这种方式来确定和关注目标很重要。孩子，长大，和父母老去，你的退休事宜，生活伴侣的愿望，你想探究的趋势，创意行动，是否会在近期介入你的个人生活，这种思考往往能导致创建一些句型，是探究性的项目，这些项目一旦得到确认，将另一产生一种全盘掌控自己世界的满足感。

3.当前的问题和机会:一个疯子的清单，项目数据来源往往是那些范围广泛，但不够明确的事项，如果未将其，处理成具有具体行动步骤的真正项目，他就会干扰你的注意力，这类事项分为三类：

A问题：项目问题会在何时发生，总会发生，当你将某个事项评估为问题，而不是评估为可以直接接受的事实本身时，你就是在假设有一个潜在的解决方案，是否存在解决方案有待确定，你至少要做。一些探究。

B流程改进：遇到你真的对其进行评估，列入清单，并设计了下一步行动，你会惊讶自己在无压力工作效率游戏中的优雅表现上，，上升到了。一个新的高度

C创意和能力建设：许多事情呆在或许想要的项目就是很自然的，随着你对gt的效果更加熟悉，你会愿意采用这种方法，更乐意重新定义项目上的相关预期，从而将新的有趣的，有用的经验纳入你的生活。

建议，花一些时间，在清单的每一项内容旁，记录相关的电话号码，如果要在打电话前费力去查找电话号码，你可能会懒得再动

八、使用一张清单还是进一步细分

使用一张清单是最佳的选择，因为项目清单是作为一个总项目来使用的，而不是用作每日的指导工作，在组织整理系统中，项目清单为你记录所有尚未完成的事务，这样你就能更加容易总揽全局，作出恰当的决策。

你拥有多少个项目清单都无关紧要，只要你可以根据，需要经常的浏览这些内容就行了。

九、项目清单的几种常见方式：个人、职业、委派给他人的项目、特定类型的项目。

十、如何处理子项目：保证能够根据实际需要，经常回顾项目的各项内容。如果某些项目需要等待其他子项目完成之后才能展开，那么就暂时无需考虑他的下一步行动。如果还没有确定实施方案，那么推荐你将大项目列入项目清单，然后在项目支持资料中录制项目清单，以确保在每周回顾中能够看到他们。

十一、项目辅助资料

1.不要把项目辅助资料作为项目提示信息，我们需要的是能够挖掘出具体的下一步行动的材料，而不是具体的下一步行动。

2.组织整理对项目的想法：你的大脑会经常出现一些与工作相关的想法和念头，他们不是可以立即执行的行动，但是你希望将它们保存起来，这些想法和念头正好属于项目辅助资料的范畴。建议思考如下几个问题，要用何种形式来保存项目提示信息，如何在这种保存方式下写入更多信息？如果有大量相关信息，应该保存在哪里？

3.答案：大多数人都有多种方式保存辅助资料，在清单中加入说明，采用电子邮件或数据库方式管理信息，用文件夹或者笔记本的方式管理纸质信息。

十二、组织整理非行动性资料

很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务混在一起，这恰好是很多人在个人管理系统存在的最严重问题

1.非行动性事务可以划分为三类

A参考资料：你不需要对这些参考资料采取任何行动，但是它们包含了一些信息，出于各种原因，你想保留这些资料，你所要决定的事，要保存多少资料？需要多大的空间？以何种形式保存？要保存在什么地方？存在的问题很可能是，他们收集到的所有资料依旧停留在材料阶段，他们并没有分清哪些是行动型的，哪些是非行动性的，一旦你明确了他们各自的界限，作为参考之类的材料，就不会再分散你的注意力，也不会混入待完成的工作，他仅仅是你的资料库而已。

各种参考资料管理系统：

a一般性参考资料归档系统，纸质，电子邮件简单的，数字化存储器，大多数人最终都要创建一套四个有型文件夹，数十个电子邮件，参考资料夹，以及可能多达数百个的其他数字存储位置，或类别

b专门资料的归档:如果关于某一主题的归档资料，需要占用50个以上的文件夹，或者归档资料，内容庞杂，那么你就应该考虑为它分配一块专门的区域抽屉或者数据库，并建立一个独立的字母排序的归档系统，或者其他便于搜索的系统。如果某一个参考资料，同时可以归入多个系统，除非是明确属于某一特定类别，否则最好还是将资料归入到，一般性参考系统中。

c联系人管理工具。

d图书馆档案馆似的归档系统：建立某种程度的统一标准，会使归档这件事情变得更加轻松，那些随时需要查阅的资料，应该介入你随身携带的移动设备笔记本中，特定会议或事项形成的资料，应该放入公文包，电脑包或书包中，办公室才会用的材料，可以放在办公室的抽屉系统或放在网络服务器中，工作中很少用的资料，应该放在档案部，仓储室，或云空间，在网络上查到的资料，你不用保管。特别重要的资料，你可以打印出来带在身上。

B提示信息：当前不需要采取任何行动，但日后可能有此种需求。区分行动型和非行动性是非常重要的第一步，第二步是确定这些信息的潜在用途，应以何种方式存储在什么位置？一旦完成了，这一步要管理多少参考资料就完全由自己决定了。

C根本不需要的东西。

十三、将来也许内清单：需要自己花费三个月以上的时间才能够完成:

1为你的家庭购买或者新建房屋

2开始从事的业余爱好

3想要学习的新技能

4想要表达的新创意

5想要购买的新服饰或者视频

6想要得到的，玩物

7计划中的旅行

8希望参加的组织

9打算参与的公益性活动

10想了解的事情，想做的事情。

11和子女一起做的事情

12食物

13想读的书

14想看的电影

15关于礼品的主意

16想要浏览的网站

17一些五花八门的想法

这正是进行组织整理的又一个重要的好理由，让你更轻松的抓住那些感兴趣的东西，让生活更加多姿多彩，而不是整日陷入无休止的工作。

十四、日程表记录:记录那些需要在特定日期获取信息的任务，一些重大任务并不需要立即作出决定，可以把它推迟到以后再处理，以便让自己在当前可以保持较为轻松的工作状态，如果答案是肯定的，那么日程表就是放置这些任务提示信息的最好地方

十五、建立一个备忘录系统，准备43个文件夹，其中31个分别注明从1到31，代表1个月的31天，另外的12个上面写着一年中的12个月份。如果你即将离开一段时间，无法查看这些文件夹，那你必须保证，在离开之前检查你离开那段时间的文件夹，并对其内容进行预先处理。

十六、核查清单，创造性和建设性提示。

1.定期进行，体育锻炼

2多抽时间陪陪孩子

3为部门筹划更多积极计划

4让我的团队保持高昂的斗志

5确保我们与公司的策略保持一致

6实时更新我们的用户培训列表

7注重自己的精神实践

8更关注员工的个人目标

9保持我的工作动力

10保持并升级与公司关键人物之间，现有互动。

1.首先对项目和行动做到心中有数。

2.其次，规划工作和责任范围内的关节型区域，核查清单的分类，职业目标，服务，家庭，人际关系，公共事务，健康和精力，财政资源，创造性的表达。

3.下一个层次的提示信息，团队事情，工作流程，时间进度，人员问题，工作量，交流沟通，技术。

4.情况越是异常，控制力越应加强，如果您已经从事某项工作有相当长的时间了，并且不需要在这方面做出任何改变，那么也就没有必要在你的个人管理系统中，专门对其设立外部监控措施，这叫习惯养成，许多时候，在你对某项工作足够熟悉以前，你都需要某种形式的核查清单来帮助自己抓住重点，如果你刚刚接受了一个新任命的职位，其中一些新技能对你来说相当陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的指导框架，哪怕只是在最初的几个月也好。

十七、各个级别的核查清单，单项事务的核查清单，

工作职责范围，

1.运动疗法计划，肌肉抗阻，训练计划

2.旅行核查清单，每次旅行前要检查和完成的事项

3.每周回顾，在每周回顾中要检查和更新的事情。

4.培训计划的组成要素，在推出某个培训课程时，一切需要处理的情况，从前期到后期。

5.关键客户，要保持联系的人，所有你想联系的圈内人

6.年终活动，这一时期的所有总结活动

7.个人发展，应该近期评估的情况，以确保个人平衡与进步

8.笑话