改变自己：4.你的桌面还是乱糟糟的吗？浅谈文档整理和知识收集
好多朋友一定有这样的习惯，下载个文件，保存到桌面上，用完以后就不管它了；接收朋友发的图片，随手放桌面上；有一个做了一半的文档，先放桌面上；看到一个好的文章，收藏起来先放桌面上......随着时间的推移，我们桌面的东西越来越多，各式各样的文件和五颜六色的图标占满了整个屏幕，东西有没有用自己已经不记得了，找一个文档需要在图表中摸索半天才能找到；每次只有重做系统时才会把所有文件转存到一个文件夹中，从此以后埋葬在硬盘的角落里再也不见天日，而我们的桌面继续被一个个图标占满......
这只是我们生活中的一个缩影，桌面是这样，我们的硬盘空间也是这样，保存、下载、收集各种各样的资料、电影、书籍、文档。习惯好的都放在download文件夹下，保存一大堆；习惯不好的，硬盘里乱七八糟，根本没有规律可循。手机也是这样，现在我们使用微信使用简书，看到好的文章都收藏起来，等有时间了再看，慢慢的收藏的文章越来越多，而看过的没有一个，只有到某一天全部清空了这些收藏。
我们的日常中有太多这样的情况，有人说这都是懒癌、拖延症引起的。也对，但是也不全对。我觉得更多的是个人的习惯导致的。今天我给大家推荐一个方法，帮助大家养成好的文件整理习惯，最后将这些文件转化成自己的知识收集起来，同时给大家探讨收集的知识如何灵活的应用。
【正文开始】
1桌面整理
如图，这是我的桌面，像很多人一样，我也喜欢把随手用的文档放桌面，但是我的桌面一般东西很好，而且我喜欢大图标。
左半部分是我在D盘新建一个“桌面工作”的文件夹，里面有“日常工作”、“我接收的文件”、“未完成工作”三个文件夹。一个EmEditorPortable的快捷方式，我主要习惯这个工具了，编码写文章都用它。一个“随手记”的txt文档。
①“日常工作”：保存我日常需要随手查看的规则、制度、值班表、工作日记等常用切使用频率高的文件。其中工作日记我分2个，一个是工作流水，每天都干了什么，具体内容，大小事都写，小的一笔带过，大的记录非常详细；一个是重点工作记录，针对重点工作记录开始结束时间，参与人，工作分工，遇到问题，解决方法。用途就非常明显了，流水可以记录你每天的具体工作；重点工作记录方便你阶段性总结，特别是让你写今年工作总结时，你只要把重点工作内容复制下，基本就解决了。
②“我接收的文件”：很简单就是别人发我的文件，我会按时间顺序排序，需要保存的及时转存出去，然后删除。需要处理的，处理完成后转存删除。里面永远只保存临时的文件。和一些用途不大的文件，这个文件夹会定期根据时间清理。
③“未完成工作”：这个就是我没有完成的工作，比如写一半的文档，画一半的图表。先临时保存到这里。周总结、月总结模板我也会保存到这里。
④“随手记”：就等同于一个便签，我会记录电话啊，一些登陆系统密码，接电话时随手记录的内容，没有就删除，有用就留着，不会超过一页。
临时用的材料我会放左侧，比如本文准备的图片，用完删除。
右半部分是一个qq便签和一些文件。qq便签是同qq一起同步的，我会记录什么时间向什么人提交什么文件，以及日程的安排。右侧的文件就是需要提交文件，提前准备好，并且硬盘里面已经备份，到时候发给对应联系人，然后从桌面删除。
这样好处就是整个桌面没有太多东西，一切都是规划安排好的，每天只需要对照qq便签发送完文件，然后处理“未完成工作”文件夹里面的工作，且每周清理下“我接收的文件”就可以了。处理过的文件备份后就从工作区域删除。
有人会问了，你快捷方式放哪里，难道不用其他软件。
如图：常用的快捷方式我都放开始里面了。编程？我用虚拟机，以后再讲虚拟机的好处吧。
2硬盘整理
我们再谈谈硬盘中文件的整理。每个人习惯不一样。我这里只介绍下我的习惯方法，大家喜欢的可以尝试下。只有windows系统的了，相对于mac os和linux我已经养成了windows的习惯，不好改了。
无论硬盘多大，我一般只分3个区。系统、工作、其他。
①系统：100G起步，什么软件都安装到C盘，不要争执慢不慢，系统稳定不稳定一类的话题了。我就喜欢这样。【但是ssd例外，128Gssd我只有一个盘，256Gssd只有2个盘，系统都是最精简的，软件基本都是能不装就不装。所有工作都放虚拟机里面。】
②工作：所有和工作有关的文档、代码、模板全部存这里。剩下硬盘的一半大小。这个就给大家详细介绍下。
Ⅰ文档：这里我建了19个文件夹，编号从1到19，举例1通知文件、2安全消防、3培训教程、4报道、5问题分析、6会议纪要、7年月周总结......等等这样的，根据自己使用频次，用的多的数字靠前，用的少的数字靠后。每个文件夹里面还有文件夹，具体到更新的分类，比如7年月周总结里面就会分年、季度、月、周不同的周期的文件夹。文件夹目录不会大于三级，主要太多也就不方便了。最终保存的文件会带上日期，如2016-08-月总结，2016-09-02-周总结。这样好处是所有文件都有时间，并且可以整齐排序，好找，不乱。如果是项目文档我会按项目开始年份建立文件夹，2015abc项目，2016年bcd项目，里面具体按需求分析、技术方案等不同节点建立子文件夹，然后还是按时间或者按文件版本号保存。
Ⅱ代码：里面主要都是备份，我会按项目开始年份建立文件夹，2015abc项目，2016年bcd项目，里面保存的都是项目代码、可执行程序备份。当然代码服务器会有代码管理，我还是喜欢备份一次，一般改动多的代码，每个重要里程碑或者每年都会备份。这个习惯多次拯救了我。
Ⅲ模板：就没有什么了，按照种类，在按照格式具体划分。
具体操作时，都是先接收文件到“我接收的文件”或者在桌面新建文件，完成后保存到对应文件夹里，删除“我接收的文件”或者在桌面新建文件。
③其他：就是下载的视频、书籍、音频我都会分类保存好。看会一定会删除掉，网上有的就不保存。但是会写笔记。
3收藏文章整理
经常会收藏一些书签、文章、干货什么的，抽时间去看是必须的。我会选择每周固定时间去看。比如每周五下午看这些，有时候当时收藏也是一时冲动，隔几天估计就不喜欢了。我看的时候会二次筛选一次，不喜欢的就直接pass，喜欢的用心看看，然后记录下心得感悟。写成文档，然后保存到对应的文件夹里。如果是一些技巧，直接总结保存到word中，要求切实可行，文件名字会在后面用【】添加很多关键词也可以说是标签，方便以后查找。不喜欢用印象笔记一类的主要是台式机使用的多，保存也方便。
4常用知识整理
工作中经常会有一些小问题，小技巧，我喜欢用excle汇总起来，建立一个知识累积的excle文档，将问题这次如何处理的，详细记录下来，关键词要多记，表都对应什么用途，自己也记录下来。用的时候直接打开文档CTRL+F查找一下，快捷方便。对于项目，我会每个项目从开始到结束自己都总结成一个文档，记录每次变化，记录遇到的问题，记录自己的想法，因为人到项目完成后总忘记自己以前出的苦，下次做项目又重复一次。记录下来，一次做项目时可以先看看，吸取点经验。具体内容可以看我以前的文章。
5如何快速找到文档
软件我用的是everytging，查找速度非常快，由于见文件时我会尽量在文件名字里面添加关键字标签，所以查找时会非常方便，需要什么一查找，第一时间就出来了。平时准备的充分，用的时候就不会丢三落四。
6资料备份
定期备份就不说了，估计不搞计算机的没这习惯。这里给大家介绍下云备份。现在可用的网盘也只有百度、360和腾讯了，腾讯基本可以放弃了，虽然大，上传限制太多，如果不是会员基本别想好好用。但是最近百度云和360网盘也像腾讯看齐了，还相对好点吧。我主要用百度云。以前同步过硬盘文件夹，所以东西都存里面了，现在不用同步功能了，每次有新增都是手工添加到云盘上。360是备份也是手工添加文件。备份文件主要为了方便移动办公，我文档都在台式机上，有时候出差啊，只带手机啊，就可以及时用手机先应付下。有人说你文件在云盘上不方便查找，基本查找功能一般就够我用了，因为我标签比较全，还挺好找。加上文档整理过以后，你脑子里已经有了一定的印象，自己找也很快。
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第四期就这么多了，文档整理说是一个随手的过程，其实有时候挺费时间的，但是相对于使用的便利，一个文档完成后随手整理下还是很值得的。我以前硬盘也很乱，好多放了五六年没看多的资料，好多文件乱扔。经过自己逐步的学习摸索吧，现在自己感觉整理的还挺顺手。最后推荐一篇文章《收纳整理控：最好用的收纳工具非它莫属，可惜你不知道～》先生莫笔记 写的，写的整理抽屉的，我看后醍醐灌顶，收货非常大，希望大家喜欢。
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